Управление счетами телеком компаний для крупной сети магазинов

Задача

ИТ-директор обратился к нам с целью обеспечить своевременную оплату провайдерам и сбор закрывающих документов по всем магазинам. Поставил задачу исключить риски отключения магазинов от интернета.

Клиент

Крупная сеть монобрендовых магазинов с продукцией международных брендов. В группу входит 344 магазина в 36 городах России.

Тип услуги

Операционные закупки

Период

Май 2013 – По настоящее время

Ситуация

Магазины компании находятся в ТЦ в 36 городах России. Доступ к интернету в большинстве городов предоставляют аффилированные арендодателем компании. У клиента заключено около 100 контрактов с операторами, где предусмотрено отключение интернета если оплата не будет произведена в течение 10 календарных дней после завершения отчетного периода. Из-за длинной цепочки согласований оплаты задерживаются и ежемесячно в 5-10 магазинах интернет отключают, что приводит к потерям в продажах.

У клиента заключено около 100 контрактов с операторами
Ежемесячно в 5-10 магазинах интернет отключают, что приводит к потерям в продажах

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Провели аудит контрактов клиента с операторами. Подписали дополнительные соглашения с указанием контактных лиц и описанием процесса передачи закрывающих документов. Сформировали таблицу с контактами ответственных сотрудников клиента и операторов. Собрали информацию по платежным условиям из контрактов.

Провели аудит контрактов с операторами
Сформировали таблицу с контактами сотрудников и операторов
2. Проведенные работы

Получили доступ к учетной системе 1С клиента в части заведения заявок на оплату по категории телекоммуникационные услуги. Согласовали с ИТ-директором и финансовой службой новый процесс создания и согласования заявок на оплату оказанных услуг специалистом компании PrECA. Выпустили инструкцию для директоров магазинов, в которой прописали порядок отправки закрывающих документов по услугам интернета в головной офис компании.

 

Наш специалист создавал заявки на оплату, контролировал согласование и выполнение, вел реестр оплат. Также в обязанности сотрудника PrECA входило согласование и хранение дополнительных соглашений с поставщиками, контроль за получением первичных документов и ведение базы поставщиков.

Результаты

По итогам работы организованный процесс оплаты интернет-провайдерам передан компании PrECA.

 

Другие достижения по проекту:

  • отсутствие задолженности перед поставщиками и отключений магазинов
  • консолидированная отчетность по достигнутым фактическим экономиям
  • отражение экономий в бюджете

экономия 20% за счет отсутствия потерь в продажах, использования аутсорсинга и возмещения НДС

Отзыв клиента

ИТ-директор ритейл компании

«Количество отключений магазинов от интернета из-за несвоевременной оплаты оказанных услуг было сведено к нулю. Предоставляемая PrECA отчетность, контроль оплат, решение претензионных вопросов позволило сконцентрироваться на более критичных для бизнеса направлениях без отвлечения на решение операционных вопросов.»

Инструменты

Методология закупок и лучшие практики

  • методология управления телеком счетами: принципы, процедуры, инструкции, реестры
  • формы отчетов для руководства
  • лучшие практики транснациональных компаний

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики телеком категории: условий контрактов
  • знание оптимального процесса операционных закупок

Навыки

  • управления задачами
  • коммуникации со стейкхолдерами поставщиками
  • получения, структурирования и анализа данных
  • стандартизации, унификации и оптимизации
  • работы с первичными документами

ИТ-инструменты

  • макросы для обработки и анализа больших массивов данных
  • опыт работы с ERP системами – SAP, Oracle, 1С

Команда проекта

Мария Настаева

Специалист по операционным закупкам

Участники о проекте

Мария Настаева

Специалист по операционным закупкам

«Было сложно собрать и актуализировать информацию по действующим контрактам и локациям клиента. Не было понимания масштаба проблемы. Когда консолидировали информацию, стало понятно, что отключения магазинов происходили с регулярной частотой, так как управлять таким количеством контрактов бессистемно невозможно. Сейчас, когда процесс выстроен и отработан, не составляет большого труда решить любой операционный вопрос с провайдером связи».

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Операционные закупки

Управление документооборотом с контрагентами крупной сети магазинов

Операционные закупки

Управление мобильной связью международной производственной компании

Операционные закупки

Управление поставками расходных материалов для сети гипермаркетов формата DIY