ИТ-директор обратился к нам с целью обеспечить своевременную оплату провайдерам и сбор закрывающих документов по всем магазинам. Поставил задачу исключить риски отключения магазинов от интернета.
Крупная сеть монобрендовых магазинов с продукцией международных брендов. В группу входит 344 магазина в 36 городах России.
Аутсорсинг закупок
Май 2013 – По настоящее время
Магазины компании находятся в ТЦ в 36 городах России. Доступ к интернету в большинстве городов предоставляют аффилированные арендодателем компании. У клиента заключено около 100 контрактов с операторами, где предусмотрено отключение интернета если оплата не будет произведена в течение 10 календарных дней после завершения отчетного периода. Из-за длинной цепочки согласований оплаты задерживаются и ежемесячно в 5-10 магазинах интернет отключают, что приводит к потерям в продажах.
Провели аудит контрактов клиента с операторами. Подписали дополнительные соглашения с указанием контактных лиц и описанием процесса передачи закрывающих документов. Сформировали таблицу с контактами ответственных сотрудников клиента и операторов. Собрали информацию по платежным условиям из контрактов.
Получили доступ к учетной системе 1С клиента в части заведения заявок на оплату по категории телекоммуникационные услуги. Согласовали с ИТ-директором и финансовой службой новый процесс создания и согласования заявок на оплату оказанных услуг специалистом компании PrECA. Выпустили инструкцию для директоров магазинов, в которой прописали порядок отправки закрывающих документов по услугам интернета в головной офис компании.
Наш специалист создавал заявки на оплату, контролировал согласование и выполнение, вел реестр оплат. Также в обязанности сотрудника PrECA входило согласование и хранение дополнительных соглашений с поставщиками, контроль за получением первичных документов и ведение базы поставщиков.
По итогам работы организованный процесс оплаты интернет-провайдерам передан компании PrECA.
Другие достижения по проекту:
ИТ-директор ритейл компании
«Количество отключений магазинов от интернета из-за несвоевременной оплаты оказанных услуг было сведено к нулю. Предоставляемая PrECA отчетность, контроль оплат, решение претензионных вопросов позволило сконцентрироваться на более критичных для бизнеса направлениях без отвлечения на решение операционных вопросов.»
Методология закупок и лучшие практики
Знание рынка, категории и функциональной области
Навыки
ИТ-инструменты
Специалист по операционным закупкам
«Было сложно собрать и актуализировать информацию по действующим контрактам и локациям клиента. Не было понимания масштаба проблемы. Когда консолидировали информацию, стало понятно, что отключения магазинов происходили с регулярной частотой, так как управлять таким количеством контрактов бессистемно невозможно. Сейчас, когда процесс выстроен и отработан, не составляет большого труда решить любой операционный вопрос с провайдером связи».
Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.
