Аутсорсинг закупок

Воспользуйтесь нашей экспертизой, чтобы с минимальными усилиями и затратами улучшить закупки в вашей компании. Мы избавим ваших сотрудников от рутинных операционных задач, сократим сроки закупок, проведем тендер и добьемся лучших SLA по договорам с поставщиками. Вы увеличите долю «покрытых затрат» функцией закупок за счет привлеченных экспертов, а ваши сотрудники сконцентрируются на важных для бизнеса направлениях.

За счет аутсорсинга вы оптимизируете работу функции закупок и снизите затраты компании

84

проекта провели за 10 лет

7-20%

экономия затрат при сохранении объемов и качества услуг

получить консультацию

Реализованные проекты по аутсорсингу закупок

посмотреть все проекты
Мелкостоимостные и разовые закупки маркетинговых и ИТ-товаров и услуг

Крупный российский ритейл электроники

12

млн руб. экономия

Было

  • закупки ИТ-оборудования и маркетинговых товаров и услуг проводились службами маркетинга и ИТ, отдела закупок не было
  • не было единого отлаженного процесса закупок, каждый закупал по-своему усмотрению
  • у каждой службы были разные условия работы с поставщиками
  • консолидация объемов не проводилась
  • завышенные затраты по разовым закупкам
  • высокий процент предоплаты и невыгодные условия по контрактам с поставщиками
  • большое количество мелких поставщиков на разовые закупки

Стало

  • экономия 15% от действующих цен
  • единый отлаженный закупочный процесс 
  • разгрузка инициаторов за счет передачи закупок на аутсорсинг
  • улучшение платежных условий и сокращение дебиторки
  • сокращение количества поставщиков и документооборота
  • 50% тейловых затрат покрыты профессиональным закупщиком
Закупки ИТ-оборудования и услуг для новых складов

Европейский лидер в производстве листового стекла

3

млн руб. экономия

Было

  • закупками ИТ-оборудования занимались сотрудники ИТ-отдела и технической службы 
  • для открытия 5 новых складов в регионах требовалось закупить ИТ-оборудование
  • руководство потребовало, чтобы закупка была проведена с соблюдением процедур силами отдела закупок
  • штатные закупщики были сильно загружены – директор по закупкам обратился к нам для проведения спотовых закупок

Стало

  • экономия 20% против текущих цен
  • один контракт со спецификациями вместо 10 
  • количество поставщиков снизилось в 3 раза
  • документооборот сократился в 3 раза 
  • сроки по заказам уменьшились до 3 недель
  • экономия до 95 рабочих часов сотрудников: отдела закупок, инициаторов, финансов
  • инициаторы были разгружены, получили профессиональный закупочный сервис
Оптимизация затрат на телеком услуги: интернет и телефония

Крупная международная сеть ресторанов быстрого питания

45

млн руб. экономия

Было

  • устаревшие контракты с операторами 
  • 95 провайдеров, из которых 30 – посредники
  • отсутствие данных по текущим сервисам, условиям контрактов, бланков заказов​
  • завышенные затраты на 20-25%​
  • медленная скорость соединения на некоторых объектах
  • отсутствие бюджетов для перехода на тарифы с увеличенной скоростью

Стало

  • экономия 41% от текущих затрат
  • актуальные контакты и состав провайдеров в привязке к объектам
  • единая база контактов и состав услуг провайдеров в привязке к объектам
  • рост скорости связи на 30-50% на выбранных объектах
  • снижение количества поставщиков и документооборота в 3 раза​
  • фиксация тарифов на 24 месяца​
  • прозрачность категории и аналитика затрат по закупкам
  • внедрили единый шаблон контракта и бланка заказа, тем сократили время на подписание контрактов

Какие проблемы решит аутсорсинг 

если закупками занимаются инициаторы

Злоупотребления в закупках

Инициатор является держателем бюджета и при этом выбирает поставщиков, заключает контракты. Эта ситуация в 50% частных компаний приводит к злоупотреблениям в сфере закупок

Рост трудозатрат персонала

Инициаторы не умеют правильно выстраивать процессы закупок. Они работают с текущей потребностью и заключают сделки с большим количеством поставщиков. В результате работой перегружены инициаторы, юридический и финансовый отделы

«Раздутые» расходы

Инициатор может из-за нехватки опыта, экспертизы или сжатых сроков закупок завышать расходы и заключать невыгодные по условиям контракты

Отсутствие прозрачности

Инициаторы не собирают статистику, не используют ИТ-инструменты, не ведут документацию, поэтому у руководства нет четкого понимания ситуации по закупкам

Какие проблемы решит аутсорсинг 

если закупками занимается закупщик

«Распыление» внимания

Закупщики погружены в операционные процессы и у них нет времени на оптимизацию расходов. Они занимаются текучкой и не мыслят стратегически

Недовольство инициаторов

Инициаторы недовольны закупками из-за бюрократии, долгих сроков, ориентированности на цены, а не на качество и уровень сервиса

Необходимость рекрутинга

Поиск, найм и увольнение сотрудников занимает много времени и сложно найти компетентного во всех категориях закупщика

Высокие затраты

У закупщиков не хватает ресурсов, а иногда и экспертизы для оптимизации закупок по всем категориям. Это приводит к выбору не самых лучших по соотношению «цена-качество» поставщиков и завышенным затратам

Услуга аутсорсинг закупок позволяет быстро решить эти и другие проблемы за счет привлечения к работе экспертов с опытом в нужных категориях

Наши преимущества по аутсорсингу закупок

Привязка вознаграждения к экономии

Заинтересованы в результате: часть вознаграждения получаем в случае, если сократили расходы

База знаний

Используем опыт работы с 44 клиентами, базу цен с 6 000 поставщиками, шаблоны RFP, технические задания, контракты по категориям

Опыт в закупках 18 лет

Обладаем опытом работы более 18 лет в сфере управления закупками, оптимизации процессов, сокращения затрат в крупных международных компаниях

Сервис под ключ

Предоставляем полноценный сервис закупок: специалистов, ИТ-инструменты, отлаженные процессы, методологию и шаблоны. Используем глобальное ИТ-решение Scanmarket для автоматизации процесса

Какие процессы нам отдают на аутсорсинг

Стратегический сорсинг

Оптимизация затрат по категориям свыше 5 млн рублей. Поиск и выбор поставщиков, заключение контрактов.

Управление тактическими и спотовыми закупками (tail spend)

Поиск и выбор поставщиков, заключение контрактов по малоценке и срочным закупкам.

Поддержка функции закупок

Управление поставщиками, контрактами или категорией.

Управление операционными закупками

P2P, управление нормативно-справочной информацией (НСИ), операционное управление категорией.

Оказываем услуги аутсорсинга закупок по 77 категориям

IT & telecom

— Фиксированная связь
— Передача данных
— Услуги управления печатью (MPS)
— IT оборудование
— Программное обеспечение
— Техподдержка
— Консалтинг и аутсорсинг
— Услуги дата центров

Сырье и упаковка

— Нефтегаз и нефтехимия
— Автопром и агропром
— Ритейл и HoReCa
— Банки и финансовые компании
— Фармкомпании
— Телеком сектор
— FMCG
— Тяжелая и легкая промышленность
— Транспортно-логистические компании

Административные сервисы

— Курьерский сервис
— Офисные принадлежности
— Трэвел-услуги
— Управление автопарком
— Охрана и безопасность
— Юридические услуги
— Мобильная связь
— Аренда офисов, торговых и производственных помещений
— Хранение документов
— Перевозка сотрудников

Маркетинг

— Нефтегаз и нефтехимия
— Автопром и агропром
— Ритейл и HoReCa
— Банки и финансовые компании
— Фармкомпании
— Телеком сектор— FMCG
— Тяжелая и легкая промышленность
— Транспортно-логистические компании
— Маркетинговые исследования
— Исследования качества обслуживания
— POS-материалы и текстиль
— Разработка промо-сайтов, фирменного стиля, презентаций

Capex & MRO

— Промышленное оборудование
— Запасные части
— Инструменты
— Техническое обслуживание и ремонт оборудования

Транспорт и логистика

— Междугородные и международные перевозки
— Ответственное хранение— ГСМ и топливо
— Услуги таможенного брокера
— Страхование грузов

HR

— Спецодежда и средства индивидуальной защиты
— Рекрутинговые услуги
— Аутсорсинг: услуги сторонних организаций
— Страхование персонала
— MICE: встречи, программы, конференции, обучение

Строительство и эксплуатация

— Техническое обслуживание инженерных систем
— Строительно-монтажные работы
— Утилиты: электричество, газ, вода и др.
— Клининг
— Мебель
— Ремонтно-восстановительные работы
— Видеонаблюдение, антикражное оборудование

Схема работы по аутсорсингу закупок

1 этап Экспресс-диагностика и подписание договора

  • Заключаем NDA и высылаем вам анкету, в которой вы описываете ситуацию, текущие проблемы, статистику по заявкам/затратам, процесс закупок, требования к аутсорсингу
  • Определяем рамки, параметры сервиса, показываем размер потенциальной экономии, указываем возможные сроки достижения результатов
  • Согласовываем стоимость услуг и подписываем договор. Оплата наших услуг делится на две части: фиксированная (оплачивается в ходе выполнения работ) и переменная (привязана к сумме экономии)

На этом этапе вы ничего не оплачиваете.

2 этап Онбординг

  • Знакомим стейкхолдеров (инициаторы, закупки, проектный офис) с нашей проектной командой, проводим kick-off встречу
  • Запрашиваем и анализируем данные и документы
  • Получаем все необходимые доступы и авторизационные письма
  • Договариваемся со стейкхолдерами о подходе, сроках и ожидаемых результатах от проекта/услуги
  • Согласовываем регламент взаимодействия и новый бизнес-процесс с клиентом

3 этап Начало работы

В части сорсинга оптимизируем затраты по крупным категориям (затраты свыше 5 млн ₽ в год), анализируем потребление, оптимизируем спецификации, проводим переговоры с поставщиками, заключаем новые контракты. Все процессы согласовываем с заказчиком и внедряем новые условия.

В рамках спотовых и мелкостоимостных закупок обрабатываем заявки на закупки от инициаторов, проводим запросы на коммерческие предложения и электронные аукционы, согласовываем контракты с поставщиками, ведем претензионную работу.

По операционным закупкам управляем заявками, заказами, поставками, счетами, мастер-данными поставщиков и материалов в системе, ведем электронные каталоги.

При любых работах мы выполняем контроль качества, получаем обратную связь от заказчика и на ее основе корректируем работу проектной команды.

Нефинансовые выгоды от аутсорсинга закупок

Оптимизация работы с поставщиками

Вы работаете с выбранными поставщиками по надежным договорам с лучшими сервисными и коммерческими условиями. Все процессы отлажены и работают без сбоев

Сокращение сроков закупок

У вас сокращаются сроки закупок или оказания услуг. За счет отработанных процессов уменьшается административная нагрузка на ваших сотрудников

Получение экспертизы в категории

Вы видите всю картину того, что происходит в категории и используете нашу методологию в дальнейшей работе

Экономия времени сотрудников

Вам не нужно расширять штат и создавать новые рабочие места. Вы быстро решаете задачи по закупкам “чужими” руками и экономите время своих работников

Финансовая выгода от аутсорсинга

Наш лучший результат на основании данных 84 проектов — уменьшение годовых затрат на 45 млн рублей при сохранении объемов и качества услуг

Вопросы и ответы

Вы гарантируете, что ваша услуга аутсорс закупок принесет нашей компании экономию?
Почему вы считаете, что ваши специалисты справятся с оптимизацией закупок лучше, чем наши сотрудники?
Если вы выполнили аутсорсинг снабжения, но выбранный поставщик не справляется, какие будут ваши действия?
Если выбранный вами поставщик изменит стоимость, что вы будете делать?
Аутсорсинг закупок приведет к увеличению нагрузки на наших сотрудников?
Для нас важна оптимизация расходов. Можете дать нам цены по заданным нами спецификациям, чтобы мы сами провели оценку и приняли решение о сотрудничестве?

Заказать бесплатную консультацию

Проанализируем закупки. Выявим потенциал оптимизации расходов. Расскажем о преимуществах аутсорсинга закупок

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.