Оптимизация некоммерческих закупок для крупного продуктового ритейлера

Задача

CFO компании поставил задачу пересмотреть процесс закупок и внедрить новое ИТ-решение, которое снизит трудозатраты сотрудников и сделает процессы быстрыми и удобными. В рамках проекта нужно было автоматизировать сорсинг, P2P (от заявки до оплаты), управление контрактами. Изменения в закупочных процессах должны были помочь обогнать конкурента по прибыльности.

Клиент

Крупный российский продуктовый ритейлер. Компания управляет несколькими торговыми сетями — магазины формата «у дома», супермаркеты и гипермаркеты. Всего свыше 5000 магазинов.

Тип услуги

Консалтинг в сфере закупок

Период

Октябрь 2013 - Ноябрь 2013

Ситуация

Для некоммерческих закупок использовалась система SAP ERP и электронная торговая площадка собственной разработки. При этом процесс закупок был сложным, долгим и бюрократизированным. Много времени занимали ручные операции и бумажная работа. Большую часть закупок выполняли бизнес-подразделения. По одной категории было 5-7 заказчиков, которые закупали схожую номенклатуру у разных поставщиков. Консолидация объемов не проводилось. Не было единой системы, где были бы собраны все технические задания, коммерческие предложения, контракты.

Для закупок клиент использовал систему SAP ERP и собственную ЭТП

Процесс закупок был сложным, долгим и бюрократизированным

По одной категории было 5-7 заказчиков, которые закупали у разных поставщиков

Процесс

1. Анализ

Из текущей ERP системы невозможно было получить все данные по закупкам. При проведении аудита мы собирали информацию из нескольких источников. Провели 52 интервью с сотрудниками и исследовали 26 закупочных регламента. Выявили, что регламенты не соблюдаются, содержат дублирования и противоречия. Проанализировали затраты на закупки, трудозатраты сотрудников, сроки закупок и определили критичные категории для бизнеса.

Описали текущий процесс и указали на недостатки — дублирование функций, неверное распределение полномочий, выполнение процессов на бумаге, а не в ИТ-системе. Выявили системные проблемы — покрытие отделом лишь 20% затрат, отсутствие единого отдела закупок для торговых сетей и функций, большой объем разовых закупок — свыше 50%.

Проанализировали текущие ИТ-системы и нашли недостатки в части удобства и функциональности. Посмотрели затраты на закупки в разрезе поставщиков, категорий, контрактов. Указали на возможности для консолидации и оптимизации затрат по конкретным категориям.

Решили, что в данной ситуации компании тяжело получить желаемый эффект от автоматизации. Поэтому предложили сначала выстроить, а затем автоматизировать процесс закупок. Финансовый директор согласился с таким подходом.

Провели 52 интервью и исследовали 26 закупочных регламента

Описали текущий процесс и выявили недостатки

Проанализировали ИТ-системы и работу с поставщиками

Предложили сначала выстроить, а затем автоматизировать процесс закупок

2. Оптимизация процессов

Мы разработали альтернативную модель процессов закупок. Указали оптимальное распределение функций. Определили категории, которые необходимо покрыть. Ввели базовые принципы закупочной деятельности. Определили оптимальную оргструктуру для функции закупок. Составили график развертывания новой модели процессов с учетом автоматизации. Определили пилотные подразделения, команду проекта, бюджет.

3. Автоматизация

В связи с ограниченным бюджетом и неполным использованием ИТ-системы приняли решение доработать действующий инструмент. В качестве следующего шага запланировали внедрение более продвинутых облачных систем автоматизации.

Результаты

Проект вскрыл глубинные проблемы, поэтому рекомендации были направлены на приведение системы закупок в порядок.

 

Дали рекомендации:

  • по автоматизации закупок без больших затрат (не более 3-4 млн. руб) и времени (2-3 месяца)
  • по выстраиванию оптимального процесса и оргструктуры закупок, построению категорийного менеджмента
  • по разделению функций, сокращению времени поиска поставщика и принятию решения по крупным закупкам с 6 до 3 месяцев

Выявили возможности сокращения затрат на 11% или 5 млрд руб. в год.

Отзыв клиента

Финансовый директор ритейл-компании

«Изначально мы хотели только автоматизировать закупки. Но после фазы «анализ» поняли, что проблема намного глубже. Нельзя автоматизировать хаос — надо сначала привести в порядок процессы и структуру, установить базовые принципы в части непрямых закупок. Коллеги из PrECA помогли нам обнаружить пласт проблем, которых мы не видели. А также показали функциональность, которая у нас была, но мы ей не пользовались. Мы осознали, что сначала нужно до конца использовать то, что уже имеется, прежде чем внедрять новое».

Инструменты

Методология закупок и лучшие практики

  • методология аудита и консалтинга в сфере закупок
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • методология  автоматизации процессов
  • шаблоны опросников сотрудников клиента

Знания и опыт реинжиниринга и автоматизации закупок

  • знание специфики некоммерческих закупок: бизнес-процессы, принципы, роли, узкие места
  • опыт реализации 8 крупных проектов по реинжинирингу закупок
  • опыт проведения 12 крупных проектов по автоматизации закупок

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами руководством
  • стратегического мышления
  • стандартизации, унификации и оптимизации
  • получения, структурирования и анализа данных

ИТ-инструменты

  • макросы и таблицы для обработки и анализа больших массивов данных
  • опыт внедрения закупочных систем: SRM, eSourcing, P2P
  • опыт внедрения ERP-систем: SAP, 1С

Команда проекта

Зелимхан Сулейманов

Руководитель проекта

Анатолий Цыпкайкин

Консультант по бизнес-процессам

Антон Смородин

Консультант по ИТ-системам

Участники о проекте

Зелимхан Сулейманов

Руководитель проекта

«В крупной компании закупки всегда громоздкие и сложные. Они связаны с привлечением большого количества сотрудников, которые стремятся все контролировать. Мы старались упростить процессы и согласования, выстроить понятную цепочку принятия решений. Было сложно понять, как обстоят дела, поэтому мы брали данные из ERP системы и проводили собеседования. Составили общую картину, разработали и предложили новую модель закупок. Этот проект показал, что реинжиниринг закупок — история про всю компанию. Отдел закупок выполняет небольшую часть закупочного цикла, поэтому изменения касаются всех подразделений.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей системы закупок и на консультации расскажем, что улучшить.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация закупок для строительной компании

Консалтинг в сфере закупок

Аудит закупок запчастей для сельхозтехники в агропромышленной компании

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация производственных закупок для крупной международной компании