Коллективные закупки
12:04
14 апреля 2017

Коллективные закупки: что это и как это работает? (часть 1)

Зелимхан Сулейманов

Любой руководитель хочет, чтобы закупки в его компании были эффективны, потребность в сторонних товарах и услугах удовлетворялась быстро, а поставщик предоставлял качественный сервис.

А на деле:

«Объемы закупок по отдельным категориям у нас небольшие, поэтому поставщики отдают предпочтение крупным компаниям или же заламывают цену».

«Закупщики сфокусированы на прямых закупках, а непрямые инициирует держатель бюджета, у которого нет мотивации экономить».

 

«Затраты на логистику раздуты, потому что доставка осуществляется малыми лотами и только для одного клиента».

 

«Мы закупаем более 50 категорий силами нескольких закупщиков. Разумеется, им не хватает экспертизы и времени для глубокого погружения в каждую из них».

 

«Отделу закупок не хватает времени, чтобы отслеживать контрактные условия и цены по уже заключенным договорам. Поставщики же пытаются восполнить затраты на тендер. Это приводит к росту стоимости контракта на 20-50%, а заявленный уровень сервиса не соблюдается».

Знакомы проблемы?

Присмотритесь к схеме коллективных закупок.

Коллективные закупки – процесс, когда несколько неаффиллированных компаний совместно проводят тендер либо присоединяются к закупочному консорциуму (пулу) и объединяют объемы закупаемых товаров и услуг с целью получения более выгодных коммерческих и сервисных условий от поставщиков.

Закупающие компании могут создать консорциум сами или обратиться к третьей стороне, называемой Организатором групповых закупок.

По статистике[1]:

Какие выгоды от коллективных закупок?

Поставщики готовы предложить пулу более выгодные коммерческие условия и высокий сервис, поскольку совокупный объем закупки ставит пул в один ряд с компаниями топ-100. Экономия затрат достигает 25%.

Организатор групповых закупок берет на себя всю тендерно-договорную работу, отслеживает общую стоимость контракта, проводит аналитику. Это экономит ресурсы клиента, который может сфокусироваться на стратегических категориях – сырье, упаковка, капитальные затраты.

Клиент экономит расходы на проведение закупочной процедуры, поскольку затраты по проекту делятся между участниками пула.

Пул предоставляет экспертизу и лучшие практики, основанные на опыте проведения таких закупок.

После подписания контракта с поставщиком Организатор отслеживает тенденции рынка, анализирует потребление, измеряет уровень сервиса, контролирует выполнение контрактных цен и условий, решает возникающие проблемы с поставщиком. Это помогает сохранить достигнутые экономии и уровень сервиса в течение срока действия контракта.

С кем можно консолидироваться?

Если речь идет о непрямых закупках (административные товары и услуги, связь, ИТ, логистика и др.), то партнеры в пуле могут быть любыми. Стереотипы тут не работают. Например, разумной будет консолидация с компанией, являющейся вашим конкурентом на рынке конечного продукта. Ведь потребности и локации схожие и стандартизировать спецификации будет легче. В то же время нам известен случай, когда два международных производителя, принадлежащих одной группе компаний, не смогли объединить усилия из-за различий в корпоративной культуре: один был крупный, с инертными процессами, второй – более гибкий, быстро принимал решения, был нацелен на результат. Мы нашли для них других партнеров по пулу, сопоставимых по размерам, корпоративной культуре и географии локаций.

Возможные варианты консолидации представлены на схеме:

Какие категории подходят для коллективных закупок?

Категории в пуле могут быть любыми, но начинать лучше с простых:

  • Товары для офиса, расходные материалы
  • Экспресс доставка, почта, курьерские услуги
  • Мобильная связь
  • Фиксированная связь и интернет
  • Такси

Следующим шагом могут стать:

  • Административные сервисы: командировки, страхование, корпоративные мероприятия, управление автопарком
  • Маркетинг: печатные материалы, реклама, рассылки, сувенирная продукция, digital
  • HR: подбор, оценка и обучение сотрудников, услуги наемного персонала
  • ИТ: разработка ПО, услуги аутсорсинга, ИТ оборудование, услуги дата-центров
  • Логистика: транспортные и складские услуги.

 

Какие компании организуют групповые закупки в России и мире?

 

Примерами крупных организаторов групповых закупок на мировом уровне могут быть компании Corporate United, Insight Sourcing Group, Intalere. Однако в России ни один из международных Организаторов закупок не представлен.

Ранее действовало совместное предприятие компаний British American Tobacco (ВАТ) и AB InBev – компания Agrega, которая представляла собой группу категорийных менеджеров, проводивших тендеры по непрямым закупкам одновременно для обеих компаний. Сейчас союз AB InBev и BAT не действует.

Первой компанией на рынке российских организаторов коллективных закупок стала компания PrECA*, которая представляет услуги аутсорсинга, консалтинга и автоматизации в сфере закупок, а также является организатором профессионального сообщества закупщиков. Специалисты PrECA помогают компаниям оптимизировать закупки, сокращать затраты и повышать эффективность службы закупок.

Во второй части статьи мы подробно расскажем об участниках коллективных закупок и возможных алгоритмах их проведения.

Если вы заинтересовались коллективными закупками, напишите нам, мы ответим на ваши вопросы и поможем инициировать проект.

 


[1] По данным аналитического портала SpendMatters.

Оцените полезность статьи

Поделиться статьей:

Коррупционная гравитация: как распознать симптомы распила в закупках

30 августа 2017

Как закупщику повысить свою стоимость в компании

20 июня 2017