Управление документооборотом с контрагентами крупной сети магазинов

Задача

Получить закрывающие документы (счет/фактуры и акты приемки-передачи) по проведенным поставкам, выполненным работам и оказанным услугам. Передать в бухгалтерию оригиналы документов.

Клиент

Крупная сеть монобрендовых магазинов с продукцией международных брендов. В группу входит 344 магазина в 36 городах России.

Тип услуги

Операционные закупки

Период

Май 2016 – По настоящее время

Ситуация

К закупкам привлекалось 2 546 поставщиков и подрядчиков на условиях предоплаты 45%. Многие первичные бухгалтерские документы отсутствовали из-за не системного подхода к сбору документации. У клиента не было внутренних ресурсов для сбора документов за прошлые периоды. Дебиторская задолженность из-за отсутствия документации составляла 144 млн рублей. Контакты поставщиков, за которыми числились долги не хранились системно либо были утеряны.

2 546 контрагентов поставляющих товары и услуги Предоплата 45%

Системная работа по сбору первичных бухгалтерских документов не велась

Дебиторская задолженность составляла 144 млн рублей

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Проанализировали дебиторскую задолженность клиента. Выявили поставщиков, долги по которым составляли 80% от суммы задолженности. Разработали и согласовали с финансовой службой процесс возврата документов от поставщиков. Рассчитали экономическую выгоду от полученных документов и оценили эффективность работы PrECA.

Проанализировали задолженность и выявили главных должников

Разработали и согласовали процесс возврата документов

2. Проведенные работы

Нашли контактные данные более 500 поставщиков. Запросили, получили и предоставили бухгалтерии акты сверок и оригиналы документов.

Результаты

Процесс получения документов от подрядчиков со сроком давности до 3 лет был передан PrECA и стал контролируемым.

 

Другие достижения по проекту:

  • получили оригиналы документов на 83 млн рублей
  • получили и передали в бухгалтерию 458 актов сверок
  • собрали и актуализировали в базе контакты 500 поставщиков

Сэкономили 26 млн рублей на НДС и налоге на прибыль

Отзыв клиента

Финансовый директор

«Ребята из компании PrECA наладили процесс и провели огромную работу по возврату оригиналов закрывающих документов от поставщиков. Услуги PrECA полностью окупились за счет достигнутого эффекта.»

Инструменты

Методология закупок и лучшие практики

  • методология управления документооборотом: принципы, процедуры, инструкции, реестры
  • формы отчетов для руководства
  • лучшие практики транснациональных компаний

Знание рынка, категории и функциональной области

  • собственная база из более 5000 поставщиков
  • общедоступные базы поставщиков: 2ГИС, СПАРК
  • знание оптимального процесса сбора документов

Навыки

  • управления задачами
  • коммуникации со стейкхолдерами поставщиками
  • получения, структурирования и анализа данных
  • стандартизации, унификации и оптимизации
  • работы с первичными документами

ИТ-инструменты

  • макросы для обработки и анализа больших массивов данных
  • опыт работы с ERP системами – SAP, ORACLE, 1С

Команда проекта

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

Елена Пермякова

Специалист по операционным закупкам

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

«Руководители финансовых служб часто сталкиваются с дебиторской задолженностью, которая образуется из-за отсутствия оригиналов документов. В результате компания переплачивает 32% от стоимости поставленного товара / оказанной услуги в части налога на прибыль и НДС. Если работа по получению оригиналов документов не ведется, то за год дебиторская задолженность может достигать до 25% от ежегодных затрат на закупки! Так, например, компания с годовыми затратами 1 млрд рублей может переплачивать 81 млн рублей только на лишних налоговых выплатах.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса управления документооборотом и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Операционные закупки

Управление мобильной связью международной производственной компании

Операционные закупки

Управление поставками расходных материалов для сети гипермаркетов формата DIY

Операционные закупки

Управление счетами телеком компаний для крупной сети магазинов