Как повысить эффективность закупок с помощью аутсорсинга

Что такое аутсорсинг закупок?

Аутсорсинг закупок – это передача закупочных процессов третьей стороне.

Аутсорсер:

  • является независимой компанией, не аффилирован с клиентом;
  • не является брокером/представителем поставщика;
  • не поставляет товары и услуги от себя.

Пример:

В компании X постоянный поток непрогнозируемых и малоценных индирект закупок запчастей по 50-60 заявок на 2-3 млн рублей ежемесячно.

Когда закупок нет: инженеры производственного цеха самостоятельно закупают запчасти или услуги ремонта оборудования.

Проблемы:

  1. Это отнимает у них много времени.
  2. Они вынуждены заниматься непрофильными задачами и отвлекаться от основной работы.
  3. Затраты на закупки завышены, так как закупки идут спотово (без консолидации), по неоптимальным ценам.
  4. Процесс закупки не прозрачный, есть риск злоупотреблений, нарушение комплаенс практик.

Нанимать и обучать персонал, создавать внутри закупочную экспертизу – долго и дорого, а будет ли сотрудник эффективен, окупятся ли затраты – непонятно.

Решение: финансовый директор передаёт закупочные процессы компании аутсорсеру.

Теперь инженер составляет заявку на закупку и отправляет её в аутсорсинговую компанию.

Аутсорсер:

  1. Корректирует техническое задание, формирует запрос для поставщиков, собирает КП, сводит в конкурентный лист и рекомендует инженеру лучшее предложение – инженер выбирает поставщика исходя из своих требований.
  2. Составляет дополнительное соглашение к контракту и согласовывает его с финансами и юристами, размещает заказ поставщику, контролирует своевременную оплату.
  3. Следит за тем, чтобы была конкурентная среда, чтобы закупки шли по оптимальным для клиента условиям.

Договор на поставку запчастей заключается напрямую между клиентом и поставщиком. Аутсорсер готовит его так, чтобы он был выгоден для обеих сторон, но сам не фигурирует в этом контракте – у него отдельный контракт с компанией X (заказчиком) на оказание услуг по аутсорсингу закупок. В нём перечислены все необходимые закупочные функции: обработка заявок, поиск и выбор поставщика, подготовка контракта, аналитика.

Результат: заявки выполняются в течение 3-5 дней. Теперь инженеры могут сосредоточиться на профильных задачах – ремонты, планирование потребности, управление стоками. Не нужно нанимать закупщиков в штат, клиент получает функцию как сервис. Аутсорсер регулярно отчитывается перед финдиректором по выполненным заявкам, достигнутым экономиям. Экономия составляет 20% от текущих затрат. Процесс прозрачен, комплаенс требования соблюдены.

Когда есть отдел закупок: закупками занимается менеджер по закупкам, однако он перегружен операционкой и демотивирован. Закупки воспринимаются как операционисты – подай, принеси. Менеджер хочет сосредоточиться на более аналитической, стратегической работе: категорийном менеджменте, сорсинге, автоматизации. Директору по закупкам тоже часто приходится вовлекаться в операционку – то запчасти привезли невовремя, то срочно нужно купить подшипник, чтобы завод не встал. Инициаторы тоже недовольны – многие заявки висят, т.к. менеджер по закупкам не успевает их отрабатывать.

Решение: директор по закупкам передаёт функции спотовых закупок запчастей в аутсорсинг и переводит менеджера на более высокую позицию. Аутсорсер обрабатывает заявки от инициаторов, а менеджер по закупкам занимается разработкой категорийной стратегии, оптимизацией, крупными сорсинг-проектами, помогает внутренним клиентам достигать их цели.

Результат: функция закупок в компании стала более значимой. Компания получает экономию затрат 15%. Есть категорийная стратегия по запчастям, проводятся сорсинг проекты по маслам, фильтрам, инструментам. Внутренние клиенты тоже довольны – они получают запчасти быстро, вовремя и в нужном качестве, стало легче планировать закупки.

Для каких целей компании передают закупки на аутсорсинг?

Выгоды от аутсорсинга закупок:

  1. Минимизация операционки и тактических задач для закупок и инициаторов (бизнес-подразделений).
  2. Фокус на профильных процессах, крупных стратегических проектах, оптимизации и автоматизации.
  3. Усиление своего отдела закупок.
  4. Доступ к узкопрофильной экспертизе (например, в закупках маркетинговых услуг или ИТ). У экспертов есть большой опыт, связи, понимание рынка поставщиков и потребителей.
  5. Выполнение задач и бизнес-проектов в условиях, когда найм сотрудников в штат невозможен/нецелесообразен.
  6. Достижение целей по категории: экономия затрат, снижение сроков, улучшение качества, увеличение объёмов закупок, повышение прозрачности в закупках. У компании может не быть собственных ресурсов либо они могут не обладать нужными навыками/экспертизой.
  7. Увеличение покрытия категорий функцией закупок до 80-90% от текущих затрат. В международных корпорациях отслеживают этот показатель для повышения эффективности управления расходами на закупки.

Другие выгоды от аутсорсинга:

  • Снижение затрат на ФОТ – компания делит ресурсы закупок с другими компаниями.
  • Возможность быстро привлечь нужных людей для выполнения задач, нет необходимости в найме, обучении, управлении сотрудниками.
  • Более высокая результативность за счёт фокуса на результат. При достижении экономий вы делите их с аутсорсером, это мотивирует его работать лучше, искать новые выгоды.
  • Аутсорсер отчитывается за результат, показывает все этапы процесса, каких поставщиков привлекал, что показал анализ данных, за счёт чего получились экономии. Компания получает больше прозрачности и аналитики.
  • Аутсорсер использует передовые технологии, чтобы достичь результата – клиент получает доступ к ним, не тратя собственные ресурсы на автоматизацию закупок.
  • Клиент получает более системный подход к оптимизации закупок: проектный, категорийный, стратегический, намного больше аналитики.
  • Аутсорсер может консолидировать закупки разных компаний, увеличивать объем сделки и за счёт этого получать более выгодные условия. Это могут быть как компании одного холдинга, так и независимые компании и даже конкуренты.

Ответственность за процесс закупок остаётся за клиентом – финальное решение о сотрудничестве с поставщиком принимает сама компания. Кроме того, инициатор закупок принимает услуги, предоставляет планы, даёт вводные данные.

Таким образом, за реализацию выгод аутсорсинга отвечают и клиент, и аутсорсер.

Какие процессы чаще всего передают на аутсорсинг?

В зависимости от ситуации это могут быть стратегические, тактические и операционные процессы. Последние два передают в первую очередь.

  1. Сорсинг: организация поиска и выбора поставщика.
  2. Управление контрактами: создание, подписание, обновление, продление, хранение контрактов
  3. Управление циклом от заявки до оплаты: создание заявок, заказов, отслеживание приходов, организация оплат.
  4. Управление поставщиками: создание новых поставщиков в системе, предквалификация, оценка должной осмотрительности, привлечение новых поставщиков, оценка эффективности текущих поставщиков.
  5. “Закупочный helpdesk” – запросы, маршрутизация, решение небольших операционных задач.
  6. Отчётность, трекинг экономий, измерение эффективности.

В классической схеме ответственность за поставку закупаемых товаров и услуг несёт поставщик. Некоторые компании пользуются услугами консолидатора или “трейд-хауса”, который избавляет клиента от необходимости заключать договор с большим количеством юрлиц, проверять этих поставщиков. Но схема “трейд-хаус” аутсорсингом не является, так как аутсорсер должен получать оплату только за свою услугу. Деньги за товары и услуги идут напрямую поставщику.

Брокеры тоже не могут быть аутсорсерами, потому что в первую очередь учитывают интересы поставщиков и от них получают вознаграждение.

Аутстаффинг не является аутсорсингом, ведь его цель – нанять персонал, не показывая увеличения хедкаунта.

  • Аутстаффинговые компании не являются экспертами в закупках – они оказывают HR услуги.
  • В аутсорсинге клиент получает ресурс, оптимальный процесс, технологии, аккаунт менеджмент, закупочную методологию, лучшие практики. Управление, обучение специалиста по закупкам тоже на стороне аутсорсера.
  • В случае аутстаффинга клиент получает лишь сотрудника, а всё остальное приходится получать самостоятельно.

Какие категории закупок можно передать на аутсорсинг?

Чаще всего на аутсорсинг передают индирект закупки. Типы закупок:

  1. Малоценные и разовые запросы – тейловые закупки (tail spend). Например, срочные закупки запчастей, ремонты, подписки, обучение, закупка небольшого количества оборудования для нового офиса, организация переезда (менее 5 млн руб в год).
  2. Тактические закупки – некритичные для ведения бизнеса категории: телеком, курьерский сервис, мобильная связь, расходные материалы для офиса.
  3. Другие индирект категории, где не хватает экспертизы и/или ресурсов. Например, ИТ закупки, маркетинг, строительные услуги, производственный CAPEX, запчасти и сервисы.
  4. По директ категориям – определенные активности, такие как исследование рынка или проведение электронных аукционов, например

Можно передать целиком бизнес-процесс по ряду категорий. Например, сорсинг, управление контрактами, проверка поставщиков, ведение мастер данных, управление документооборотом в закупках.

Если категория крупная с точки зрения затрат, то нужно назначить категорийного эксперта для управления этой категорией, разрабатывать и внедрять категорийную стратегию. В этом тоже может помочь аутсорсер.

Воспользуйтесь матрицей McKinsey чтобы определить, какие закупки вы хотите передать на аутсорсинг:

McKinsey предлагает передавать на аутсорсинг закупки с небольшой важностью для бизнеса и с низкой внутренней способностью управлять этой категорией внутри компании. Но даже в категориях с большой важностью и внутренней способностью есть активности, которые можно передать на аутсорсинг. Например, поиск поставщиков, проведение RFI, проведение электронных аукционов.

С какими сложностями сталкиваются компании при переводе закупок на аутсорсинг?

Руководители отдела закупок часто воспринимают аутсорсеров как конкурентов. Они боятся, что их сотрудники будут выглядеть менее экспертными – и даже снизится потребность в существовании отдела.

Но аутсорсинг не заменяет закупки, скорее помогает им стать стратегическим партнёром. Снимает нагрузку, помогает достичь стратегических целей закупок. У закупок появляется время для оптимизации и автоматизации, управления крупными и важными для бизнеса категориями.

Также закупки могут охватить больше категорий, проработать текущие процессы более качественно. Это особенно актуально для российских компаний, где покрытие затрат функцией закупок часто не превышает 50% затрат, а такие категории как ИТ, стройка, логистика, маркетинг чаще всего не покрыты закупками. Категории, которые покрыты – проработаны на уровне “провели тендер”, “организовали закупочную процедуру”.

Стратегического сорсинга и категорийного подхода нет.

В компаниях, где отдел закупок небольшой либо вовсе отсутствует – инициаторы закупают самостоятельно. Часто они не хотят передавать закупочные процессы сторонней компании из-за страха потерять контроль, ухудшить результат либо вовсе сорвать поставку нужных материалов по вине недобросовестных поставщиков.

Отсутствие выделенной функции закупок в таких компаниях ведёт к тому, что бюджет расходуется неэффективно, а процесс закупок неформализован, отличается от инициатора к инициатору.
Чтобы решить эти проблемы – достаточно обратиться к аутсорсеру. Он предоставит необходимых экспертов, ИТ систему, регламентирует процесс.

В каких компаниях востребован аутсорсинг?

Практика показывает, что компании с оборотом продаж свыше 10 млрд рублей в год более заинтересованы в аутсорсинге. Обычно компания быстро растёт, происходят слияния, поглощения, а закупки не успевают “расти” вслед за ней. Как результат – сотни поставщиков, контрактов по каждой категории, большой объем разовых закупок и высокие транзакционные издержки. Нужна централизация закупок, категорийные эксперты, а своих ресурсов не хватает. Тогда и обращаются к аутсорсеру.

Но даже по централизованным (проработанным) категориям есть 20%разовых/непрогнозируемых закупок, которые компании готовы передать на аутсорсинг. В этом случае они хотят разгрузить свои закупки, избавить их от операционки, сфокусировать их на категориях, которые дают 80% объёма затрат.

Типичный клиент аутсорсинга – компания федерального уровня, у которой несколько заводов или свыше 100 торговых точек по России. Более 50% наших клиентов – международные компании.

Аутсорсинг выбирают компании, которые хотят вывести свою службу на уровень бизнес-партнёра.

Другая ситуация: руководство поставило директору по логистике и закупкам цели по покрытию категорий, экономиям, обеспечению бизнеса в новых проектах. Внутренних ресурсов и экспертности не хватает, а сроки горят.

В компаниях, которые находятся в конкурентной среде (ритейл, FMCG), аутсорсинг закупок больше востребован. Компании, которые занимаются реорганизацией закупок, повышением эффективности, автоматизацией – для них это тоже актуально, так как аутсорсинг помогает вывести процессы на новый уровень.

В каких компаниях аутсорсинг закупок не востребован?

Крупные российские компании не нацелены на помощь аутсорсеров, так как считают, что:

  1. Могут обучить экспертов по закупкам самостоятельно.
  2. Могут нанять человека в штат, что, по их мнению, дешевле и эффективнее.
  3. Благодаря большим объёмам они смогут самостоятельно получить лучшие условия от поставщиков.

Причины, по которым госкомпании и госкорпорации не хотят сотрудничать с аутсорсерами:

  1. Акцент не на эффективность процессов, а на процедуры и соблюдение закона.
  2. Монополизм – нет стимула сделать закупки эффективнее, сокращать затраты.
  3. Страх потерять контроль.
  4. Страх утечки данных.

Во многих компаниях просто не знают, что такое аутсорсинг закупок, путают с аутстаффингом или с агрегаторами закупок (трейд-хаус).

Многие предприниматели считают, что закупки – это просто, тут нужен контроль, а не эффективность процессов и выделенные ресурсы. По этой причине во многих компаниях закупки покрывают только часть категорий, а в тех, что покрыты, отдел закупок играет роль операционщика-контролёра.

Кто в компании инициатор аутсорсинга?

В международных компаниях инициаторами аутсорсинга закупок являются CPO – Chief Procurement Officer, человек, отвечающий за закупки во всех подразделениях компании. Иногда глобальный отдел закупок инициирует аутсорсинговые проекты и в России, а локальный отдел их реализует. Но основной упор в аутсорсинге всё-таки на страны с высокой стоимостью труда и специализацией – Северная Америка, Европа.

Инициаторы аутсорсинга закупок в России:

  • генеральные и финансовые директора – они отвечают за P&L в компании и заинтересованы в оптимизации, у них больше востребованы проекты по сорсингу, оптимизации затрат по категории;
  • директора по закупкам – они чаще заинтересованы в сервисах по управлению тейловыми закупками, спотовыми закупками;
  • функциональные директора – например, в одной крупной компании ИТ директор передал нам функцию управления счетами и оплатами своим телеком поставщикам.

Барьеры на пути аутсорсинга

Основной барьер – это отдел закупок. Часто закупки воспринимают аутсорсинг как конкурентов. Нередко директора по закупкам предпочитают нанимать персонал, от аутсорсинга (даже индирект закупок) отказываются, мотивируя тем, что рынок в России по данной услуге не развит.

Другие барьеры:

  • Многие просто не знают, что такое аутсорсинг закупок, либо путают его с аутстаффингом и консолидаторами закупок.
  • Часто инициаторы сопротивляются переводу на аутсорсинг, потому что не заинтересованы в прозрачности/эффективности бюджета либо боятся, что аутсорсер разладит систему и приведёт недобросовестных поставщиков.
  • Генеральный и финансовый директора могут не знать про такую возможность, а если и знают, то боятся допускать посторонних к своим закупкам. Часто руководители скептичны по отношению к закупкам, что даже собственные штатные закупки пускают далеко не во все категории. Например, во многих компаниях категории услуг не охвачены закупками, только ТМЦ.

Какие подводные камни при внедрении аутсорсинга?

Самые распространённые ошибки при выборе модели аутсорсинга закупок:

  1. Компании выбирают поставщика “услуг аутсорсинга” и поставщика ТМЦ в одном лице. Это часто бывает, когда закупки хотят избавиться от множества поставщиков через трейд-хаус.
  2. Проводят стандартный тендер на аутсорсинг – это затратно и не даст нужный результат. Лучше выбрать одного провайдера, провести с его помощью диагностику процессов и дальше в пилотном режиме пробовать его услуги.
  3. Обращают внимание только на стоимость услуг, без учёта эффективности, сравнивают аутсорсинг и внутренний персонал только по общей стоимости, считая, что результат одинаковый.

У аутсорсеров отличается мотивация, люди, процессы. Опытный провайдер аутсорсинга закупок работает более эффективно, чем внутренний персонал – он обладает большей экспертизой, работает с несколькими клиентами, имеет свои инструменты, методологию. В этом и смысл аутсорсинга – повысить эффективность процесса, а не просто сэкономить на ФОТ.

Аутсорсинг закупок помогает стать внутреннему функции закупок более сложной и специализированной. При этом бизнес не теряет контроль над процессом, которым управляет аутсорсер – все этапы и действия отражаются в ИТ системе, куда у заказчика есть доступ. Ключевые решения (например, выбор поставщика) принимает заказчик.

При этом, у заказчика появляется эксперт в лице аутсорсера, который будет сильно замотивирован на достижение закупочных KPIs. Также заказчик получает поток новых идей от экспертов, которые хорошо оснащены (инструменты, методики) и лучше осведомлены о последних закупочных трендах.

Перед началом аутсорсинга необходимо провести подготовительную работу: разграничить ответственность, установить сроки принятия решений, чётко прописать бизнес-процесс. Иначе вы рискуете не получить выгоды от аутсорсинга закупок.

Как перевести закупки на аутсорсинг? С чего начать?

  1. Сформулируйте цели аутсорсинга закупок. Чего хотим достичь, в какие сроки, кто инициатор аутсорсинга, кто вдохновитель? Желательно описать простыми словами, без больших сложных ТЗ.
  2. Установите количественные и качественные цели. Опишите, как вы пришли к тому, чтобы передать закупки на аутсорсинг.
  3. Получите поддержку топ менеджмента и формализуйте аутсорсинг в виде проекта. Это придаст уверенности провайдерам в том, что проект значим для компании и они будут готовы более тщательно проработать ваш запрос.
  4. Выберите провайдера, который больше подходит под ваши цели. Провайдер расскажет вам про кейсы, проведёт экспресс-диагностику, даст оценку вашим закупкам. Также сориентирует по срокам аутсорсинга, поможет определиться с категориями. Ваша цель на начальном этапе – понять, как это работает, поэтому передайте простую категорию или бизнес-процесс, подведите итоги.
  5. По итогам пилота оцените, понравился ли вам провайдер, на какие ещё категории можно распространить аутсорсинг закупок, на какие результаты можно рассчитывать. Сравните эффективность внутреннего персонала с работой аутсорсера по данным категориям. Привнёс ли аутсорсер что-то новое – процессы, инструменты, лучшие практики? Дал ли обещанный эффект? Какие были ошибки допущены, какие выгоды получены?
  6. Сформируйте ролаут план по остальным категориям. По каждому этапу должны быть прописаны цели. Например, если вы передаёте на аутсорсинг оптимизацию затрат по категории (сорсинговые проекты), то по каждой категории должны быть цели по экономиям и сроки их достижения.
  7. Если цель не экономия, а выполнение закупочного процесса в определенный срок и с нужным качеством, то нужно установить соответствующий KPI. Провайдер аутсорсинга подскажет вам, какой именно KPI использовать в каждом случае.

Заключение

Аутсорсинг закупок – это инструмент повышения эффективности закупок, обязательный для любой компании, которая находится в конкурентной среде.

Большинство компаний Fortune 500 используют аутсорсинг закупок. Невозможно быть эффективным во всех категориях закупок и во всех процессах, что-то неизбежно будет страдать.

Аутсорсинг позволяет:

  • вывести отдел закупок на стратегический уровень, избавиться от операционки;
  • максимально повысить эффективность затрат на закупки;
  • получить сильную поддержку бизнеса с точки зрения закупок;
  • сделать процессы более современными;
  • использовать лучшие практики и технологии без серьёзных затрат.

Что вы думаете про аутсорсинг закупок? Был ли опыт, связанный с аутсорсингом закупок? С какими сложностями сталкивались? Какие выводы сделали на основе работы?

Если нужна помощь с аутсорсингом непрофильных закупок – сообщите нам. Мы оказываем услуги аутсорсинга закупок 50-и крупным и средним компаниям в России, выполнили 115 проектов.

С другими статьями на тему аутсорсинга закупок можно ознакомиться в нашем блоге. Некоторые наши проекты по аутсорсингу закупок описаны здесь.

Оцените полезность статьи

Поделиться статьей:

Как повысить успешность тендеров и не усложнять жизнь поставщикам

17 мая 2021

Как бороться с ТЗ от поставщика: чем оно может навредить

16 мая 2021