Автоматизация процесса выбора поставщиков для французского коньячного дома

Задача

Сократить затраты, уменьшить сроки и повысить прозрачность процесса выбора поставщиков с помощью правильно подобранного инструмента автоматизации закупок.

Клиент

Известный французский коньячный дом.

Тип услуги

Автоматизация закупок

Период

Февраль 2015 — По настоящее время

Ситуация

В компании не было отдела закупок, поэтому маркетинговые товары закупали инициаторы. В закупочных процессах были недочеты: отсутствовала тендерная документация, не было единой базы поставщиков, не было конкуренции между подрядчиками, использовались программы Microsoft Office, которые не могли закрыть все потребности в автоматизации закупок. Инициаторам не хватало времени на проведение полноценных конкурсов, поэтому в течение 5 лет привлекались одни и те же поставщики. Финансовый директор считал расходы завышенными и требовал их сокращения.

Закупками маркетинговых товаров занимались инициаторы

В закупочных процессах было много недочетов

Товары поставлялись по завышенным ценам

Процесс

1. Анализ

Пользователь инструмента автоматизации — отдел маркетинга, для которого закупки не являются основной деятельностью. После опроса сотрудников мы выяснили, что для них на первом месте стоит креативная составляющая, соблюдение условий по качеству и срокам, на втором — стоимость. Поэтому главное требование к инструменту — простота и удобство использования.

 

Учитывая, что компания международная мы рассматривали системы автоматизации, которые используют глобальные корпорации. В качестве инструмента автоматизации сорсинга предложили модуль Scanmarket eSourcing. Финансовый директор захотел провести пилотный проект, чтобы оценить функциональность и окупаемость инструмента.

Выявили главные требования к инструменту — простота и удобство использования

Предложили Scanmarket eSourcing

Решили провести пилотный проект для оценки инструмента

2. Пилот

Бесплатно провели пилотный тендер по шкафам для алкоголя с помощью Scanmarket eSourcing и отобрали поставщиков с приемлемым качеством продукции. Организовали онлайн-редукцион среди поставщиков и снизили стоимость закупок шкафов на 40%. По итогам пилотного проекта стало понятно, что инструмент соответствует предъявляемым требованиям.

3. Внедрение

За 1 день внедрили облачную систему eSourcing компании Scanmarket. За 2 часа обучили 10 сотрудников работе с программой. Установили регламент по закупкам, в рамках которого все закупки свыше 800 000 рублей должны проходить через систему Scanmarket.

Результаты

Получили от глобального руководителя закупок высокую оценку российского подразделения, первым внедрившего eSourcing. Теперь клиент рассматривает внедрение eSourcing на глобальном уровне.

 

Другие достижения по проекту:

  • снижение сроков поиска и выбора поставщиков с 6 до 2 недель
  • повышение прозрачности закупок для CFO и внутреннего аудитора
  • упрощение процессов поиска и коммуникации с поставщиками
  • повышение удобства работы — все данные по закупкам, тендерам, поставщикам в одной системе
  • наличие отчетности для тендерного комитета и отдела внутреннего контроля

Сократили затраты на закупки на 14% и сэкономили 11 млн руб. за год

Отзыв клиента

Финансовый директор

«Доволен инструментом, мы пользуемся 3-й год. Полностью самоокупаем, удобен и прост в использовании. Сейчас в планах увеличить количество покрываемых категорий и привлечь больше поставщиков в нашу систему.»

Инструменты

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами, вендором
  • управления изменениями
  • внедрения облачных ИТ-систем
  • обучения пользователей

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики некоммерческих закупок: выполнено 82 проекта
  • знание оптимального сорсинг процесса: выполнено более 100 проектов
  • собственная база из более 5000 поставщиков

Методология закупок и лучшие практики

  • методология  автоматизации и оптимизации закупок
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контрактов
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • инструкции, чек-листы для пользователей

ИТ- инструменты

  • облачное ПО для автоматизации сорсинга
  • шаблоны для быстрой загрузки данных в систему
  • шаблоны ивентов

Команда проекта

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

Глеб Дементьев

Консультант проекта

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

«Идея автоматизировать закупки и увеличить конкуренцию среди поставщиков была сначала воспринята отделом маркетинга с недоверием. Основное опасение заключалось в боязни потерять качество. Пилотный кейс показал, что маркетинговые шкафы, купленные с помощью инструмента eSourcing, не уступают в качестве тем, что закупались ранее, при этом они дешевле на 40%.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Проанализируем процесс закупок и оценим, какие активности требуют автоматизации. Предложим оптимальное решение.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Автоматизация закупок

Автоматизация закупок для европейского производителя упаковки

Автоматизация закупок

Автоматизация процесса выбора поставщиков для международной сети парфюмерии