Сократить затраты, уменьшить сроки и повысить прозрачность процесса выбора поставщиков с помощью правильно подобранного инструмента автоматизации закупок.
Известный французский коньячный дом.
Автоматизация закупок
Февраль 2015 — По настоящее время
В компании не было отдела закупок, поэтому маркетинговые товары закупали инициаторы. В закупочных процессах были недочеты: отсутствовала тендерная документация, не было единой базы поставщиков, не было конкуренции между подрядчиками, использовались программы Microsoft Office, которые не могли закрыть все потребности в автоматизации закупок. Инициаторам не хватало времени на проведение полноценных конкурсов, поэтому в течение 5 лет привлекались одни и те же поставщики. Финансовый директор считал расходы завышенными и требовал их сокращения.
Пользователь инструмента автоматизации — отдел маркетинга, для которого закупки не являются основной деятельностью. После опроса сотрудников мы выяснили, что для них на первом месте стоит креативная составляющая, соблюдение условий по качеству и срокам, на втором — стоимость. Поэтому главное требование к инструменту — простота и удобство использования.
Учитывая, что компания международная мы рассматривали системы автоматизации, которые используют глобальные корпорации. В качестве инструмента автоматизации сорсинга предложили модуль Scanmarket eSourcing. Финансовый директор захотел провести пилотный проект, чтобы оценить функциональность и окупаемость инструмента.
Бесплатно провели пилотный тендер по шкафам для алкоголя с помощью Scanmarket eSourcing и отобрали поставщиков с приемлемым качеством продукции. Организовали онлайн-редукцион среди поставщиков и снизили стоимость закупок шкафов на 40%. По итогам пилотного проекта стало понятно, что инструмент соответствует предъявляемым требованиям.
За 1 день внедрили облачную систему eSourcing компании Scanmarket. За 2 часа обучили 10 сотрудников работе с программой. Установили регламент по закупкам, в рамках которого все закупки свыше 800 000 рублей должны проходить через систему Scanmarket.
Получили от глобального руководителя закупок высокую оценку российского подразделения, первым внедрившего eSourcing. Теперь клиент рассматривает внедрение eSourcing на глобальном уровне.
Другие достижения по проекту:
Финансовый директор
«Доволен инструментом, мы пользуемся 3-й год. Полностью самоокупаем, удобен и прост в использовании. Сейчас в планах увеличить количество покрываемых категорий и привлечь больше поставщиков в нашу систему.»
Навыки
Знание рынка, категории и функциональной области
Методология закупок и лучшие практики
ИТ- инструменты
Руководитель проекта
«Идея автоматизировать закупки и увеличить конкуренцию среди поставщиков была сначала воспринята отделом маркетинга с недоверием. Основное опасение заключалось в боязни потерять качество. Пилотный кейс показал, что маркетинговые шкафы, купленные с помощью инструмента eSourcing, не уступают в качестве тем, что закупались ранее, при этом они дешевле на 40%.»
Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Проанализируем процесс закупок и оценим, какие активности требуют автоматизации. Предложим оптимальное решение.
