Автоматизация закупок для европейского производителя упаковки

Задача

Сократить затраты, уменьшить сроки и повысить прозрачность процесса выбора поставщика с помощью инструмента автоматизации закупок.

Клиент

Европейский производитель гофрированной упаковки.

Тип услуги

Автоматизация закупок

Период

Ноябрь 2016 — По настоящее время

Ситуация

В компании действовал неконкурентный процесс закупок. В течение 3 лет в конкурсах участвовал узкий круг постоянных поставщиков. Отсутствовала тендерная документация. Не было единой базы подрядчиков. Отделу закупок не хватало времени на проведение полноценного конкурса. Не работали принципы отбора поставщиков — прозрачность, справедливость, эффективность, конфиденциальность, добросовестность. Конкурсы выполнялись с помощью программ Microsoft Office. Генеральный и финансовый директора хотели сократить расходы и повысить прозрачность закупок.

3 года в конкурсах участвовали постоянные поставщики
Не было тендерной документации и базы подрядчиков
По мнению директоров расходы на закупки были завышены

Процесс

1. Анализ

Результаты анализа показали, что инструмент должен быть удобным и простым с соблюдением прежних сроков закупок. В качестве основного инструмента автоматизации сорсинга предложили модуль Scanmarket eSourcing. С целью оценки функциональности и окупаемости инструмента решили провести пилотный проект.

В качестве инструмента автоматизации предложили Scanmarket eSourcing
Решили провести пилотный проект с целью оценки инструмента
2. Пилотный проект

Совместно с сотрудниками в течение 2 недель провели бесплатный пилотный тендер по закупке деревянных поддонов с помощью Scanmarket eSourcing. По результатам тендера отобрали 10 поставщиков с приемлемым качеством продукции и предложили им участие в онлайн-редукционе.

 

Результат — снижение стоимости закупок поддонов на 12%. По итогам пилотного проекта стало понятно, что инструмент удобен для пользователей и полностью решает поставленные задачи.

3. Внедрение системы

Внедрили облачную систему eSourcing компании Scanmarket в течение 1 недели. За 2 часа обучили 6 сотрудников отдела закупок работе с программой.

Результаты

Применение Scanmarket позволило повысить прозрачность закупок и сэкономить деньги. По итогам работы с системой в России глобальный офис в Ирландии решил рассмотреть возможность внедрения Scanmarket в остальных подразделениях компании.

 

Другие выгоды:

  • уменьшение периода поиска и отбора поставщика с 4 до 2 недель
  • прозрачный и понятный процесс закупок для CEO, CFO и внутреннего аудитора
  • сокращение времени на поиск информации — все данные в eSourcing
  • упрощение работы отдела закупок в части сотрудничества с поставщиками и подбора обоснований для тендерного комитета

Сэкономили 12 % против текущих цен или 4,1 млн руб.

Отзыв клиента

Финансовый директор

«Использование системы eSourcing сделало закупочный процесс понятным и прозрачным, а затраты на его приобретение были полностью покрыты достигнутыми экономиями. Была приятно удивлена, что можно внедрить ИТ – инструмент в такие короткие сроки.»

Инструменты

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами, вендором
  • внедрения облачных ИТ-систем
  • обучения пользователей

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики некоммерческих закупок: выполнено 82 проекта
  • знание оптимального сорсинг процесса: выполнено более 100 проектов
  • собственная база из более 5000 поставщиков

Методология закупок и лучшие практики

  • методология  автоматизации и оптимизации закупок
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контрактов
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • инструкции, чек-листы для пользователей

ИТ- инструменты

  • облачное ПО для автоматизации сорсинга
  • шаблоны для быстрой загрузки данных в систему
  • шаблоны ивентов

Участники проекта

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

Александр Баранов

Менеджер проекта

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

«Сотрудники компаний настолько привыкли, что ИТ-система или софт внедряются годами и требует затрат времени и усилий, что воспринимают все новое негативно. Когда показываешь на примерах, как легко и быстро создаются запросы информации и цен, проводятся on-line аукционы в Scanmarket, люди сначала не верят, но уже через пару часов начинают сами создавать запросы в системе. Хочу поблагодарить сотрудников клиента за активное участие в обучение и множество заданных вопросов.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Проанализируем процесс закупок и оценим, какие активности требуют автоматизации. Предложим оптимальное решение.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Автоматизация закупок

Автоматизация процесса выбора поставщиков для международной сети парфюмерии

Автоматизация закупок

Автоматизация процесса выбора поставщиков для французского коньячного дома