Оптимизация закупок для строительной компании

Задача

Определить причины длинных сроков закупок и больших складских запасов. Дать рекомендации по сокращению сроков и оптимизации функции снабжения.

Клиент

Крупная строительная инжиниринговая компания. Специализация — транспортная инфраструктура и инженерные коммуникации. Входит в 100 крупнейших компаний России.

Тип услуги

Консалтинг в сфере закупок

Период

Октябрь 2017 — Февраль 2018

Ситуация

В компании не было отдела закупок. Закупочные процессы вели более 200 сотрудников из разных отделов. Наличие 29 различных процедур и инструкций приводило к бюрократизации и ошибкам. Бизнес жаловался на долгие сроки закупок — более 3 месяцев и несоответствие закупаемых материалов требуемым параметрам. При приближении дедлайна закупки проводились по высоким ценам и без сверки с остатками. При анализе остатков было непонятно, где востребованные материалы, а где неликвид. Запасы составляли 2 млрд руб. и продолжали расти, но списания неликвидов не проводились.

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Собрали, систематизировали и проанализировали информацию о закупках за 2 года: данные из 1С, локальные базы данных отделов, информацию из открытых источников. Установили фактические затраты и сроки. Сравнили сроки и показатели закупок аналогичных предприятий, работающих по 223-ФЗ и коммерческих компаний. Провели 65 интервью с сотрудниками. Описали бизнес-процессы. Изучили документы компании, связанные с проведением закупок и заключением договоров.

2. Выводы

Сбор и анализ данных позволили нам увидеть полную картину по закупкам. Мы подготовили презентацию и сообщили выводы руководству.

По результатам аудита:

 

  • выявлены недостатки закупочного процесса

Дублирование функций, низкая конкурентность среди поставщиков. Более 50% закупок проводились у одного поставщика. Только 1% закупок велись в электронном виде.

  • обозначены проблемы оргструктуры и коммуникации

Отдел закупок неэффективно взаимодействовал с поставщиками и смежными функциями.

  • указано на отсутствие анализа цен и динамики запасов

Анализ цен товаров и динамики запасов не проводился из-за отсутствия номенклатурного справочника материально-технических ресурсов.

3. Рекомендации

Мы сформулировали конкретные шаги по изменению ситуации в закупках.

Предложили и согласовали с советом директоров:

  • переход на категорийное управление закупками
  • внесение изменений в организационную структуру и положение о закупках
  • создание номенклатурного справочника МТР
  • автоматизацию процесса — переход на электронные закупки

Результаты

Клиент получил объективную картину по закупкам и рекомендации по исправлению недочетов в закупочных процессах.

 

Даны рекомендации по уменьшению:

  • сроков закупок с 96 до 47 дней
  • складских запасов на 38%
  • штата в отделе закупок на 20%

Отзыв клиента

Заместитель генерального директора по трансформации, член совета директоров

«Коллеги из компании PrECA помогли нам определить ключевые причины, которые приводят к задержкам сдачи строящихся объектов и росту складских запасов. У команды PrECA сильная экспертиза в закупках. Они помогли убедить сотрудников закупочной функции в необходимости изменений. Продолжаем работать с ними по внедрению предложенных решений.»

Инструменты

Методология закупок и лучшие практики

  • методология аудита и консалтинга в сфере закупок
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • методология  автоматизации процессов
  • шаблоны опросников сотрудников клиента

Знания и опыт реинжиниринга закупок

  • знание специфики закупок: бизнес-процессы, принципы, роли, узкие места
  • опыт реализации 8 крупных проектов по реинжинирингу закупок
  • информация по ценам и срокам аналогичных компаний
  • собственная база цен, коммерческих и сервисных условий

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами руководством
  • стратегического мышления
  • получения, структурирования и анализа данных
  • стандартизации, унификации и оптимизации

ИТ-инструменты

  • макросы и таблицы для обработки и анализа больших массивов данных
  • опыт внедрения закупочных систем: SRM, eSourcing, P2P
  • опыт внедрения ERP-систем: SAP, 1С

Команда проекта

Алексей Косулин

Руководитель проекта

Анатолий Цыпкайкин

Менеджер проекта

Мария Настаева

Аналитик проекта

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Консультант проекта

«Главной сложностью проекта был сбор информации и данных. Сотрудники не шли на контакт. Департаменты были закрыты и общались по необходимости. Процессы были сильно разделены. Ничего не было автоматизировано. Закупки дублировались в системе и на бумаге. Существовало огромное количество процедур и инструкций, но ни у кого не было понимания общей картины. Мы собирали информацию и данные по закупкам за последние 2 года из всех источников — ERP-системы, систем по документообороту, баз реестров заявок и тендеров из компьютеров сотрудников. Так мы составили общую картину и добились результата.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей системы закупок и на консультации расскажем, что улучшить.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация некоммерческих закупок для крупного продуктового ритейлера

Консалтинг в сфере закупок

Аудит закупок запчастей для сельхозтехники в агропромышленной компании

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация производственных закупок для крупной международной компании