Определить причины длинных сроков закупок и больших складских запасов. Дать рекомендации по сокращению сроков и оптимизации функции снабжения.
Крупная строительная инжиниринговая компания. Специализация — транспортная инфраструктура и инженерные коммуникации. Входит в 100 крупнейших компаний России.
Консалтинг в сфере закупок
Октябрь 2017 — Февраль 2018
В компании не было отдела закупок. Закупочные процессы вели более 200 сотрудников из разных отделов. Наличие 29 различных процедур и инструкций приводило к бюрократизации и ошибкам. Бизнес жаловался на долгие сроки закупок — более 3 месяцев и несоответствие закупаемых материалов требуемым параметрам. При приближении дедлайна закупки проводились по высоким ценам и без сверки с остатками. При анализе остатков было непонятно, где востребованные материалы, а где неликвид. Запасы составляли 2 млрд руб. и продолжали расти, но списания неликвидов не проводились.
Собрали, систематизировали и проанализировали информацию о закупках за 2 года: данные из 1С, локальные базы данных отделов, информацию из открытых источников. Установили фактические затраты и сроки. Сравнили сроки и показатели закупок аналогичных предприятий, работающих по 223-ФЗ и коммерческих компаний. Провели 65 интервью с сотрудниками. Описали бизнес-процессы. Изучили документы компании, связанные с проведением закупок и заключением договоров.
Сбор и анализ данных позволили нам увидеть полную картину по закупкам. Мы подготовили презентацию и сообщили выводы руководству.
По результатам аудита:
Дублирование функций, низкая конкурентность среди поставщиков. Более 50% закупок проводились у одного поставщика. Только 1% закупок велись в электронном виде.
Отдел закупок неэффективно взаимодействовал с поставщиками и смежными функциями.
Анализ цен товаров и динамики запасов не проводился из-за отсутствия номенклатурного справочника материально-технических ресурсов.
Мы сформулировали конкретные шаги по изменению ситуации в закупках.
Предложили и согласовали с советом директоров:
Клиент получил объективную картину по закупкам и рекомендации по исправлению недочетов в закупочных процессах.
Даны рекомендации по уменьшению:
Заместитель генерального директора по трансформации, член совета директоров
«Коллеги из компании PrECA помогли нам определить ключевые причины, которые приводят к задержкам сдачи строящихся объектов и росту складских запасов. У команды PrECA сильная экспертиза в закупках. Они помогли убедить сотрудников закупочной функции в необходимости изменений. Продолжаем работать с ними по внедрению предложенных решений.»
Методология закупок и лучшие практики
Знания и опыт реинжиниринга закупок
Навыки
ИТ-инструменты
Консультант проекта
«Главной сложностью проекта был сбор информации и данных. Сотрудники не шли на контакт. Департаменты были закрыты и общались по необходимости. Процессы были сильно разделены. Ничего не было автоматизировано. Закупки дублировались в системе и на бумаге. Существовало огромное количество процедур и инструкций, но ни у кого не было понимания общей картины. Мы собирали информацию и данные по закупкам за последние 2 года из всех источников — ERP-системы, систем по документообороту, баз реестров заявок и тендеров из компьютеров сотрудников. Так мы составили общую картину и добились результата.»
Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей системы закупок и на консультации расскажем, что улучшить.
