Заблуждения в аутсорсинге закупок

Что такое аутсорсинг?

  • Аникин Б.А. в своем пособии дает такое определение: «передача некоторых, ранее самостоятельно реализуемых организацией функций или видов деятельности внешней организации или третьей стороне».
  • Осуществляется для снижения общих затрат или для усиления внимания компании к своим основным компетенциям.

Я постоянно сталкиваюсь с заблуждениями по поводу аутсорсинга закупок, однако точечные запросы не дадут вам комплексного понимания. Ниже – систематизировал всю информацию в формате вопрос-ответ.

Топ-ПЯТЬ ошибок:

1. «Аутсорсинг закупок – это когда ты используешь консолидатора, он тебе покупает у 10 разных поставщиков, а потом тебе выставляет единый счет»

Это не аутсорсинг, это трейд-хаус или консолидация. В данном случае агент играет роль поставщика, а не закупщика, и берет процент с закупленных товаров и услуг.

  • В трейд-хаусе у поставщика нет задачи/необходимости экономить, вознаграждение не зависит от экономий. Плюс, он несет ответственность (хоть и ограниченную) за поставляемые товары и услуги.
  •  В аутсорсинге провайдер заинтересован в экономии для клиента. И часть вознаграждения получает за достигнутую экономию. Ответственность за поставку товаров и услуг – на поставщике, провайдер отвечает за организацию процесса.

Это другой подход, другое мышление, другие навыки. Это передача активностей, но не закупка через агрегатора товаров и услуг.

Важно: не используйте термин «аутсорсинг» применительно к этому виду услуг.

2. «В аутсорсинг надо передавать только то, что не можешь делать сам»

Аутсорсинг закупок нужен, чтобы отдавать все, что можно делегировать: если это стандартизировано и доступно для понимания. Аутсорсер такие потребности может консолидировать с другими компаниями (например, товары для офиса или мобильная связь).

Ресурсы компании ограничены. Задача внутренних закупок – организовать процесс, а также фокусироваться на крупных и важных для бизнеса категориях. А менее важные и затратные категории/запросы – отдаете на аутсорсинг (матрица McKinsey*).

Важно: ваша компания не должна и не в состоянии выполнять абсолютно все.


*Матрица McKinsey – показывает, что можно передать на аутсорсинг

3. «Аутсорсинг – угроза для внутренних закупок»

Аутсорсинг, наоборот, оптимизирует закупки. Он дает возможность закупкам:

  • сосредоточиться на главном;
  • больше экономить;
  • лучше обслуживать инициаторов.

Хороший закупщик всегда это знает.

В крупных компаниях не более 50% затрат покрыты функцией закупок. А что с остальными? Их тоже нужно покрывать, а с ограниченными ресурсами это сделать сложно.

Чем больше затрат вы покрываете, тем больше ваше влияние в компании – тут вам и пригодится аутсорсинг закупок. Есть проекты, которые компания не захочет/не сможет отдать на аутсорсинг – их вы можете отработать собственными ресурсами.

Важно: аутсорсинг не упраздняет внутренние закупки, он меняет их роль, выводит на стратегический уровень, увеличивает значимость в компании.

4. «У нас в России нет аутсорсинга, этот процесс не развит, поэтому мы его не используем»

Есть аутсорсинг в России, мы уже больше 10 лет занимаемся им и большой разницы между процессами и принципами в России и за рубежом не видим (по коммерческим закупкам). Аналогичные проблемы и категории. И результаты показываем – как в экономиях, так и в SLA. Как правило, это крупные и средние международные компании.

Есть своя специфика внутри категорий, рынок поставщиков немного другой, но суть та же. Не рынок должен созревать, а вы, как компания, инициируете аутсорсинг и драйвите его.

Важно: аутсорсинг нужен в первую очередь вашей компании, он сделает вас менее уязвимыми и более сильными, функциональными.

5. «Аутсорсинг – аналог аутстаффинга, когда человека предоставляют в найм»

Это разные понятия. В аутсорсинге вы получаете не человека, а сервис и результат. Провайдер выполняет процесс без привязки к личности. Да, если у вас большой объем заявок, вы получаете выделенный FTE, но если он уходит или заболел, то будет предоставлен другой, не менее компетентный вместо него.

Кроме того, в аутсорсинге закупок вы получаете:

  • оптимальный процесс закупок по этой категории, методологию закупок;
  • ИТ-инструмент для автоматизации процесса;
  • аккаунт менеджера для решения проблем, прояснения вопросов;
  • доступ к базе знаний компании-аутсорсера, сети партнеров;
  • новых поставщиков, регламенты, шаблоны контрактов.

Это совершенно иной уровень.

Важно: аутстаффинг – это просто предоставление человека, но этим сотрудником нужно управлять, предоставить ему инструменты, методологию, обеспечить доступ к данным. Без этого неверно называть это аутсорсингом.

Если у вас остались сомнения по поводу аутсорсинга – свяжитесь с вами, мы вам все объясним.

На фото слева: компания, которая использует аутсорсинг закупок.

Оцените полезность статьи

Поделиться статьей:

Цифровая трансформация закупок: раскрытие понятия

28 апреля 2021

Сотни потенциальных поставщиков: серия лайфхаков

28 апреля 2021