Ниже мы публикуем перевод статьи эксперта по закупкам Джоэла Колина Деммерса о различиях между понятиями purchasing и procurement, опубликованную в его блоге 30 января 2019 года.

Не счесть сколько раз я слышал, когда purchasing (назовем условно «снабжение») и procurement (закупочная функция) использовали как синонимы. И хотя концептуально эти термины относятся к одной и той же сфере, важно понимать тонкую грань между ними, когда занудствуешь в профессиональных дискуссиях. Я ведь не единственный, кто так делает? А если серьезно, то различие настолько важно, что в 2014 году Королевский институт закупок и снабжения (CIPS) изменил расшифровку своего сокращения «P» с Purchasing на Procurement. Использование правильного термина в обсуждениях — это вопрос правильности его понимания при попытках конкретизировать значение, когда речь идет о других специалистах по закупкам.

Определение терминов

Термин procurement (закупочная функция) я определяю как полный комплекс стратегических, тактических и рабочих процессов, которые используют компании для оптимизации конечных результатов при поставках необходимых товаров и услуг третьих сторон, включая:

• Анализ расходов и сорсинг
• Переговоры и управление контрактами
• Оперативные закупки (процесс «от заявки до оплаты»)
• Кредиторская задолженность
• Управление эффективностью поставщиков
• Все остальные процессы, поддерживающие закупочную деятельность

С другой стороны, purchasing (снабжение) — это реактивный процесс транзакций, который начинается с заявки и заканчивается оплатой счета-фактуры поставщику. Включает:

• Снабжение складируемыми материалами
• Покупка нескладируемых товаров и услуг (Расходы)
• Субподрядные контракты
• Управление консигнационными запасами
• и т.п.

По сути, компания может проводить закупки, не осуществляя полноценную закупочную функцию (хотя тут я бы поспорил, сказав, что так делать не следует!), но обратное — невозможно.

Чтобы еще лучше представить это различие, CIPS подчеркивают, что цель функции procurement – обеспечить бизнесу следующие преимущества:

• Надежность поставок
• Снижение затрат
• Снижение рисков
• Повышение качества
• Увеличение добавочной ценности
• Повышение эффективности
• Инновации

И наоборот, процесс purchasing направлен просто на то, чтобы доставить нужные товары или услуги в нужное место в нужное время за адекватную цену.

Почему это важно?

Если в вашей компании имеет место процесс purchasing вместо функции procurement, во многом это говорит об относительной значимости данной функции в организации, что влияет на сотрудников, потенциальный наем, восприятие поставщиками и отраслью уровня зрелости ваших закупок.

Кроме того, если вы стремитесь к успеху в создании четкой и эффективной политики корпоративных закупок, определение терминов имеет решающее значение. Правила можно эффективно определить и впоследствии применять только, если существует общий язык между вами и вовлеченными в ваши процессы сторонами. Если они хотят оставаться вовлеченными и рассматривают закупки как ценную функцию, вам нужно упростить их интеграцию в ваш мир.

Purchasing — это про транзакции, которые дают вам то, что вы хотите, когда вам это нужно.

Procurement — это выстраивание долгосрочных взаимовыгодных отношений с партнерами, чтобы вся цепь поставок функционировала на следующем уровне; это про максимизацию ценности для компании.

Чтобы начать совершать процесс закупок, а не заниматься снабжением, все, что вам нужно сделать в контексте закупочных решений – это начать думать в направлении «почему?» в дополнение к логистическому «как?». Если вы уже так делаете, начните интегрировать методологию, демонстрирующую это, в вашу организацию (бизнес-процессы, терминология, описание ролей и т. д.).
Остальное последует.

А в вашей компании что преобладает — «снабжение» или «закупки»? Чувствуете ли вы, что это отражает общую зрелость функций? Думаете ли вы по схеме «почему» в контексте ваших закупочных решений?