Сроки являются одним из главных показателей эффективности закупок.

Для закупок это:

• сроки реакции на запросы инициаторов;
• сроки проведения сорсинговых проектов;
• сроки выполнения заявок внутренних клиентов.

Для поставщиков:

• сроки поставок, оказания услуг, реакции, устранения проблем.

Негативное влияние на закупки оказывают:

1. Чрезмерное увеличение сроков opex-проектов

Это происходит потому, что у отдела закупок/инициаторов не определены дедлайны по оптимизации затрат и KPI не привязаны к срокам. Проекты ведутся вплоть до года, «в своём режиме». Всё это время компания недополучает экономии и некоммерческие выгоды, работая по старым условиям.

2. Проведение сорсинга затягивает обилие бюрократических процедур

Иногда одни и те же тендеры проводят по несколько раз подряд, поскольку ситуация на рынке постоянно меняется. Пока заказчик принимает решение, поставщик уже не готов выполнить договор на предложенных условиях.

3. Документация по закупкам ведётся в бумажном виде

Все предложения, формы и бланки заполняются вручную, с подписью и печатью – это затягивает процесс.

4. За процедуру закупок в огромной компании отвечает 2-3 человека

Они выполняют непомерное количество задач, и даже непрофильные для закупок вещи, например, реализацию отходов, поэтому не успевают вовремя реализовать действительно важные проекты.

5. Громоздкие ИТ-системы со сложным интерфейсом

Это прямой путь к завышению сроков закупок. Некоторые закупщики не придают значения автоматизации данных и хранят все материалы на рабочем месте, используя Excel и Word, в итоге поставщики долго регистрируются в Сбербанк АСТ или SAP SRM. Нередко информация полностью утрачиваются с уходом закупщика, и новому сотруднику необходимо самостоятельно искать контакты поставщиков, восстанавливать документы и историю по прошедшим тендерам.

Таким образом, если в компании сроки проведения закупок слишком длинные, то необходима оптимизация и автоматизация процесса закупок.

Рекомендации по ведению закупок:

1. По каждому типу проекта/запросам должны быть нормативы по срокам, SLA между отделом закупок и другими функциями

С поставщиками они должны быть прописаны в контракте, как и ответственность за их несоблюдение, что поможет сократить сроки поставок и/или оказания услуг.

2. Наличие сорсинг-плана, сроки реализации которого мониторит руководство (CFO, Supply chain/закупки)

Если инициатор и/или закупщик по какой-то причине срывает сроки проекта, то они должны предоставить объяснение руководству.

3. Конкретные сроки для capex-проектов

Это необходимо для нормального сорсинга отделом закупок. Важно договариваться о разумном планировании с руководителями проектов, в частности, по поводу согласования контрактов с поставщиками в оговоренные сроки. Закупщик должен быть вовлечен в команду проекта и заранее выяснять, какие потребности в закупках могут быть у инициаторов.

4. Бюджетирование должно быть основано на результатах сорсинга

Важно, чтобы в бюджете следующего года были указаны новые цены и условия, а не те, которые были актуальны в прошлые годы. Тогда у инициаторов и закупщиков будет мотивация успеть провести сорсинг до начала бюджетного процесса.

5. Разработка документа со сроками сорсинга и поставок по разным категориям

Это поможет внутренним клиентам знать, сколько времени займёт реализация конкретной потребности, а закупщикам – правильно планировать свои активности.

Статья опубликована в блоге автора.

Также рекомендуем ознакомиться со статьёй Зелимхана Сулейманова «Как сделать так, чтобы у вас было море поставщиков».