Если вы хотите уменьшить трудозатраты, сроки закупок и прямые затраты, при этом повысить прозрачность системы и выявить нарушения — займитесь оптимизацией процессов закупок.

На основе своего опыта предлагаем 7 правил оптимизации:

Исключите дублирование закупок с другими процессами

Сделайте регламенты понятными для исполнителей

Автоматизируйте процессы в единой системе

Регламентируйте процессы закупок

Стремитесь к созданию сквозных бизнес-процессов

Разграничивайте полномочия сотрудников

Анализируйте процессы от начала до конца

Исключите дублирование закупок с другими процессами

Например, заказ сначала составляется в бумажном виде, а затем в ERP-системе для проведения оплаты. Закупщики и инициаторы тратят в два раза больше времени, чем необходимо. Ведение документации только в ERP-системе высвободит, как минимум 10% рабочего времени сотрудника.

Другой пример дублирования — когда руководитель проверяет все этапы процесса: согласовывает заявку на закупку, утверждает заказ или контракт, проверяет акты и счета. Если заявка утверждена и не отличается от заказа — сократите дополнительные согласования.

Еще вариант, с которым мы сталкивались на практике — когда десять человек дублируют задачи друг друга с целью контроля процессов и предотвращения злоупотреблений (особенно в части согласования контрактов и новых поставщиков). При таком подходе компания десять раз оплачивает одну и ту же работу.

Сделайте регламенты понятными для исполнителей

Часто руководители, чтобы усилить наблюдение создают сложные процессы с многоступенчатым контролем. В результате исполнители обходят процессы и делают, как им удобно или пытаются выполнить и ничего не успевают.

Например, чтобы подать заявку на закупку требуется сформировать детальное ТЗ или заполнить огромную форму, получить согласование трех служб и создать карточку материала, если материал новый. Такой подход удлиняет процессы и тормозит работу.

Упростить процессы закупок легко. Предлагаем так:

1. создали заявку в системе SAP;
2. поискали материал;
3. нашли — включили номер материала;
4. не нашли — написали в поле «описание номенклатуры», что нужно в свободном формате;
5. указали дату, когда необходим товар или услуга, количество, примерный бюджет и центр затрат;
6. нажали «сохранить» — заявка автоматически ушла на одобрение руководителю.

На практике это выглядит так. Допустим, вы инициатор и вам нужно купить проектор. Вы создаете заявку, где указываете номер материала, если уже покупали проекторы или пишите «проектор для переговорной в офисе» и прикладываете спецификацию. При таком раскладе после одобрения заявки руководителем закупщик быстро обработает заявку и найдет поставщика.

Автоматизируйте процессы в единой системе

Иногда компания пользуется 2-3 электронными площадками. Например, крупная производственная компания может иметь несколько подразделений с собственными электронными площадками.

В итоге для получения аналитики по тендерам нужно выгрузить информацию из нескольких систем и перевести в единый формат, чем никто не занимается, так как это трудозатратно. Другой минус нескольких площадок — свои поставщики на каждой площадке. Поэтому многие подрядчики не доходят до компании, что снижает конкуренцию в конкурсах.

Система должна быть единой для всех подразделений и доступной всем ключевым пользователям. В этом случае компания не зависит от сотрудников. Заболел специалист или уволился — не влияет на работу, так как данные сохранены в системе.

Дополнительные бонусы автоматизации — аудиторский след и структурированность данных. Аудиторский след дает возможность проверить все действия сотрудника: создание заявки, утверждение, приглашение поставщиков, получение КП, проведение торгов и другие процессы.

Все в системе. Не тратится время на поиски информации. Процессы прозрачны, видны нарушения и неэффективное распределение задач. Показатели можно выгружать, обогащать, очищать, анализировать и делать выводы.

Например, можно увидеть, что два подразделения работают с одним поставщиком на разных условиях. Решение — консолидировать объемы, провести переговоры, унифицировать условия и получить общую скидку.

Регламентируйте процессы закупок

Во многих компаниях есть разница между описанием процесса и фактическим состоянием дел. Иногда существуют 3-4 версии одного процесса, что сильно запутывает новых сотрудников и аудиторов. Если нет регламентов, то каждый сотрудник работает по-своему.

Мы проводили аудит в крупной ритейл компании, где было семь регламентов для одного процесса. При этом сотрудники работали по собственным методикам. В итоге пришлось разрабатывать все процессы с нуля.

Прописывайте регламенты процессов и следите, чтобы они работали на практике. Прописывайте в виде блок-схемы, а не только текстовый документ, описывайте исключения и особые ситуации. Когда вы обсуждаете и описываете процессы закупок, вы понимаете, как их улучшить.

Стремитесь к созданию сквозных бизнес-процессов

Выстраивайте бизнес-процессы так, чтобы документы отслеживались от начала до конца. Например, из отфактурированного счета (invoice receipt) можно было найти заявку на закупку или контракт. Если возникнет ошибка на этапе ввода счета, то вы возвращаетесь к началу, понимаете, что привело к ошибке и устраняете причину.

Если процесс сквозной, то функциям легко взаимодействовать. Например, закупщик разместил заказ на закупку поставщику. Поставщик в документах указал номер заказа на закупку. Документы пришли на склад, сотрудник склада взял документы, нашел заказ в системе и оприходовал.

Когда номера заказа в документах нет, сотруднику нужно связываться с закупщиком и узнавать, к какому заказу относится поставка. Результат — потеря времени нескольких работников.

Стремитесь к тому, чтобы документы были связаны и отражены в одной системе. При этом процессы разного порядка могут быть в разных ИТ-системах. Например, стратегический сорсинг и P2P процесс (от «заявки до оплаты») можно не интегрировать, но лучше, когда документы в одном процессе «связаны» с документами во втором.

Разграничивайте полномочия сотрудников

Должна быть система разграничения полномочий (SOD – segregation of duties). Например, нельзя «отдавать в одни руки» процесс заказа, оприходования и фактурирования закупки.

Между тем многие компании так и делают. Для них организация документооборота и проведение закупки в электронном виде — это просто «легализация» процесса, проведенного на бумажных носителях.

При такой системе сотрудник может заказать, к примеру, запчасть для оборудования, оприходовать, показать акт, счет-фактуру, а бухгалтерия оплатит и спишет. На самом деле запчасти нет, а сотрудник все затеял, чтобы получить откат от поставщика за несуществующую поставку.

Анализируйте процессы от начала до конца

Возьмем операционный процесс закупок. Он не начинается с заявки в отдел закупок и не заканчивается оприходованием материала. Кроме этого есть сбор заявок с конечных пользователей, получение и обработка финансово-первичной документации, организация оплаты.

Это все входит в цикл P2P, поэтому нужно анализировать и оптимизировать процессы циклами. Иначе получится, что оптимизировав в одном месте, вы получите ухудшение качества в другом.

Например, чрезмерное упрощение согласования заявок на закупку увеличит процент заявок на оплату, отклоненных финансовым департаментом по причине отсутствия бюджета.

Это лишние трудозатраты для отдела закупок или инициаторов по дополнительному согласованию оплат. Если такие заявки отфильтровать в самом начале, то отделу закупок не придется тратить время зря.

Итог

Минимум раз в год пересматривайте бизнес-процессы закупок и ищите пути оптимизации и упрощения. Это напрямую влияет на прибыль компании. Ведь после упрощения процессов отделы тратят меньше времени и денег на закупки.

Если в вашей компании необходимо оптимизировать бизнес-процессы закупок и требуется экспертиза — обращайтесь, мы поможем.