Закупки ИТ-оборудования для международного производителя стекла

Задача

Снять с сотрудников ИТ-отдела непрофильные обязанности по проведению закупок ИТ-оборудования для сети складов. Выработать единый порядок работы с поставщиками. Сократить затраты за счет получения лучших предложений от поставщиков.

Клиент

Крупный международный производитель листового стекла. Продукция — стекла для автомобилей, строительства и аксессуаров. В России работает несколько заводов, более 20 складов, центральный офис в Москве.

Тип услуги

Спотовые закупки

Период

Февраль 2016 – Сентябрь 2016

Ситуация

ИТ-оборудование и ПО для складов закупали сотрудники ИТ-отдела. Отдел закупок не занимался этим направлением из-за нехватки ресурсов. При этом нарушались внутренние процедуры — инициатор одновременно являлся держателем бюджета и организатором закупки. Как следствие не было единого процесса выбора поставщиков и действовали индивидуальные условия работы по каждому подрядчику.

ИТ-оборудование закупал ИТ-отдел
Отсутствовал единый процесс выбора поставщиков

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Собрали требования сотрудников подразделений компании по разовым и непланируемым закупкам. Запросили данные по условиям работы с поставщиками. Проанализировали собранную информацию и ситуацию на рынке.

Собрали требования сотрудников по разовым закупкам
Проанализировали ситуацию на рынке
2. Проведенные работы

Разработали единый формат запроса на коммерческие предложения (RFP). Провели более 20 конкурсов в системе Scanmarket и переговоры с потенциальными поставщиками. Сравнили предложения и отобрали поставщиков. Подготовили и согласовали новые контракты.

Результаты

По итогам работы мы не только разгрузили сотрудников ИТ-отдела, но и сократили затраты на закупки ИТ-оборудования.

Другие достижения по проекту:

  • единый закупочный процесс. Была установлена максимальная сумма закупки. Свыше этой суммы сотрудники компании обращались к специалисту PrECA. По затратам ниже установленной суммы занимались закупками самостоятельно
  • отсрочка платежа увеличилась с 10 до 30 календарных дней
  • внешняя категорийная экспертиза (клиент получил сравнение по ценам с аналогичными компаниями и информацию о лучших закупочных практиках)
  • фокусировка сотрудников отдела закупок, ИТ-отдела на профильных задачах
  • увеличение покрытия затрат отделом закупок и разгрузка сотрудников

15% экономии против действующих тарифов
выгода 600 тыс. руб.

Отзыв клиента

ИТ-директор компании

«Мы являемся поддерживающей функцией бизнеса. Для нас качественный сервис и оперативность имеют первостепенное значение. Если это касается продаж, то здесь день задержки — потери. В проекте по развертыванию дистрибуционной сети мы работали со специалистом компании PrECA, который помог оперативно закрыть наши запросы в соответствии с политикой по закупкам. Нам оставалось только согласовать результаты и разместить заказы у поставщиков.»

Инструменты

Навыки

  • проведения переговоров
  • оперативной работы по заявкам
  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами и поставщиками
  • работы с закупочной документацией
  • получения, структурирования и анализа данных

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики категории “ИТ оборудование”
  • собственная база рыночных цен по типам оборудования
  • собственная база из более 5000 поставщиков
  • база из 1000 контактов покупателей

Методология закупок и лучшие практики

  • методология оптимизации спотовых закупок: правила, процедуры, инструкции
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контракты, опросники
  • лучшие практики транснациональных компаний

ИТ-инструменты

  • ПО для автоматизации спотовых закупок
  • ПО для управления проектами

Команда проекта

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

«Всегда сложно забирать у внутреннего инициатора закупочный процесс. Но в случае с данным клиентом мы нашли поддержку со стороны ИТ-директора, который понимал основную задачу своей службы и поддержал нас в части передачи непрофильных закупочных функций на аутсорсинг.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Спотовые закупки

Спотовые закупки транспортных услуг для производственной компании

Спотовые закупки

Спотовые закупки маркетинговых товаров и услуг для крупной сети магазинов