Закупки ИТ-оборудования для международного производителя стекла

Задача

Снять с сотрудников ИТ-отдела непрофильные обязанности по проведению закупок ИТ-оборудования для сети складов. Выработать единый порядок работы с поставщиками. Сократить затраты за счет получения лучших предложений от поставщиков.

Клиент

Крупный международный производитель листового стекла. Продукция — стекла для автомобилей, строительства и аксессуаров. В России работает несколько заводов, более 20 складов, центральный офис в Москве.

Тип услуги

Спотовые закупки

Период

Февраль 2016 – Сентябрь 2016

Ситуация

ИТ-оборудование и ПО для складов закупали сотрудники ИТ-отдела. Отдел закупок не занимался этим направлением из-за нехватки ресурсов. При этом нарушались внутренние процедуры — инициатор одновременно являлся держателем бюджета и организатором закупки. Как следствие не было единого процесса выбора поставщиков и действовали индивидуальные условия работы по каждому подрядчику.

ИТ-оборудование закупал ИТ-отдел

Отсутствовал единый процесс выбора поставщиков

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Собрали требования сотрудников подразделений компании по разовым и непланируемым закупкам. Запросили данные по условиям работы с поставщиками. Проанализировали собранную информацию и ситуацию на рынке.

Собрали требования сотрудников по разовым закупкам

Проанализировали ситуацию на рынке

2. Проведенные работы

Разработали единый формат запроса на коммерческие предложения (RFP). Провели более 20 конкурсов в системе Scanmarket и переговоры с потенциальными поставщиками. Сравнили предложения и отобрали поставщиков. Подготовили и согласовали новые контракты.

Результаты

По итогам работы мы не только разгрузили сотрудников ИТ-отдела, но и сократили затраты на закупки ИТ-оборудования.

Другие достижения по проекту:

  • единый закупочный процесс. Была установлена максимальная сумма закупки. Свыше этой суммы сотрудники компании обращались к специалисту PrECA. По затратам ниже установленной суммы занимались закупками самостоятельно
  • отсрочка платежа увеличилась с 10 до 30 календарных дней
  • внешняя категорийная экспертиза (клиент получил сравнение по ценам с аналогичными компаниями и информацию о лучших закупочных практиках)
  • фокусировка сотрудников отдела закупок, ИТ-отдела на профильных задачах
  • увеличение покрытия затрат отделом закупок и разгрузка сотрудников

15% экономии против действующих тарифов

выгода 600 тыс. руб.

Отзыв клиента

ИТ-директор компании

«Мы являемся поддерживающей функцией бизнеса. Для нас качественный сервис и оперативность имеют первостепенное значение. Если это касается продаж, то здесь день задержки — потери. В проекте по развертыванию дистрибуционной сети мы работали со специалистом компании PrECA, который помог оперативно закрыть наши запросы в соответствии с политикой по закупкам. Нам оставалось только согласовать результаты и разместить заказы у поставщиков.»

Инструменты

Навыки

  • проведения переговоров
  • оперативной работы по заявкам
  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами и поставщиками
  • работы с закупочной документацией
  • получения, структурирования и анализа данных

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики категории “ИТ оборудование”
  • собственная база рыночных цен по типам оборудования
  • собственная база из более 5000 поставщиков
  • база из 1000 контактов покупателей

Методология закупок и лучшие практики

  • методология оптимизации спотовых закупок: правила, процедуры, инструкции
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контракты, опросники
  • лучшие практики транснациональных компаний

ИТ-инструменты

  • ПО для автоматизации спотовых закупок
  • ПО для управления проектами

Команда проекта

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

«Всегда сложно забирать у внутреннего инициатора закупочный процесс. Но в случае с данным клиентом мы нашли поддержку со стороны ИТ-директора, который понимал основную задачу своей службы и поддержал нас в части передачи непрофильных закупочных функций на аутсорсинг.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Спотовые закупки

Спотовые закупки транспортных услуг для производственной компании

Спотовые закупки

Спотовые закупки маркетинговых товаров и услуг для крупной сети магазинов