Управление поставками расходных материалов для сети гипермаркетов формата DIY

Задача

Наладить закупочный процесс — от получения заявки до проведения оплаты поставщику. Исключить риски блокировки отгрузок расходных материалов поставщиками из-за просрочки платежа. Сократить и сделать контролируемыми расходы на закупку материалов.

Клиент

Сеть строительных гипермаркетов формата DIY. В России представлена 15 магазинами.

Тип услуги

Операционные закупки

Период

Ноябрь 2013 - Сентябрь 2014

Ситуация

Компания постоянно закупала расходные материалы — упаковочную пленку, бумагу, хозяйственно-бытовые материалы, товары для офиса. Закупки проводились у двух основных и трех резервных поставщиков. Периодически из-за отсутствия четкой процедуры планирования и размещения заявок происходили сбои в поставках. Инициаторы в магазинах заказывали неунифицированные наименования материалов по завышенным ценам. По 10% закупкам не было первичных документов, что приводило к переплате налогов на 240 тыс. рублей в год.

Закупки проводились у 2 основных и 3 резервных поставщиков
Периодически происходили сбои в поставках
Инициаторы покупали по завышенным ценам

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Провели аудит текущего процесса размещения заявок. Собрали информацию по платежным условиям из контрактов. Подписали дополнительные соглашения с указанием контактных лиц и описанием процесса размещения заявок и передачи закрывающих документов. Сформировали таблицу с контактами ответственных сотрудников клиента и поставщиков.

Для отдела закупок необходим был инструмент с функциональным и простым интерфейсом
После анализа облачных решений был выбран Scanmarket eSourcing
Финансовый директор и руководитель закупок решили провести пилотный проект
2. Проведенные работы

Разработали единую процедуру по заказу расходных и хозяйственных материалов. Согласовали форму заявки, в которую включили возможность выбора доступной номенклатуры товаров и материалов из каталога. Определили схему проведения закупки: заявка попадает к сотруднику PrECA и он размещает заказы поставщикам. Запросы цен по новым материалам стали проводить через Scanmarket.

Результаты

По итогам работы процесс размещения заказов был поручен PrECA и стал полностью контролируемым.

 

Другие достижения по проекту:

  • отсутствие задолженности перед поставщиками и сбоев в поставках
  • консолидированная отчетность по достигнутым экономиям
  • 5 поставщиков: 2 основных и 3 резервных​
  • унифицированная номенклатура – 88 наименований​
  • фиксация цен на 12 месяцев​

Экономия – 20% против текущих цен или 4,5 млн рублей в год​

Отзыв клиента

Финансовый директор

«После передачи процесса обеспечения магазинов расходными материалами специалистам PrECA директора магазинов смогли полностью сконцентрироваться на продажах. Количество отключений из-за несвоевременных оплат поставщикам было сведено к нулю. Предоставляемая PrECA отчетность позволила контролировать бюджет на ежемесячной основе и не допускать критичных отклонений.»

Инструменты

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики категории “расходные материалы”
  • знание оптимального процесса управления поставками

Методология закупок и лучшие практики

  • методология управления поставками расх. материалов: принципы, процедуры, инструкции
  • шаблоны заявок для конечных пользователей, отчетов для руководства
  • лучшие практики транснациональных компаний

ИТ- инструменты

  • макросы для обработки и анализа больших массивов данных
  • опыт работы с ERP системами – SAP, ORACLE, 1С

Навыки

  • управления задачами
  • коммуникации со стейкхолдерами поставщиками
  • получения, структурирования и анализа данных
  • стандартизации, унификации и оптимизации
  • операционной работы – контракты, заявки, заказы, счета

Команда проекта

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

Анна Мецеева

Специалист по операционным закупкам

Участники о проекте

Анна Мецеева

Специалист по операционным закупкам

«У нас большой опыт аутсорсинга закупок, который позволяет быстро построить и запустить стандартный P2P процесс. Данный клиент не стал исключением. В течение месяца мы забрали от инициаторов все активности связанные с размещением заказов на поставку, претензионную работу и контроль оплат.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Операционные закупки

Управление документооборотом с контрагентами крупной сети магазинов

Операционные закупки

Управление мобильной связью международной производственной компании

Операционные закупки

Управление счетами телеком компаний для крупной сети магазинов