Спотовые закупки маркетинговых товаров и услуг для крупной сети магазинов

Задача

Финансовый директор обратился к нам с целью упорядочить процесс спотовых закупок — сделать конкурентным и прозрачным, оптимизировать затраты, уменьшить документооборот и снизить нагрузку на сотрудников.

Клиент

Крупная сеть монобрендовых магазинов с продукцией международных брендов.В группу входит 344 магазина в 36 городах России.

Тип услуги

Спотовые закупки

Период

Февраль 2013 — По настоящее время

Ситуация

Компания за год увеличила количество розничных точек в 2 раза и открыла новые монобрендовые магазины. В связи с быстрым ростом закупки проводились в сжатые сроки без конкурсов и контрактов у одних и тех же поставщиков. Отдела закупок не было. Затраты вели сотрудники бизнес-подразделений. Руководство подозревало, что закупки ведутся неэкономно и штат компании раздут из-за неправильного алгоритма работы.

Закупки проводились быстро без конкурсов и контрактов
Отдела закупок не было
Руководство подозревало, что закупки ведутся не экономно

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Мы проанализировали контракты, процесс, поставщиков, затраты. Провели аудит коммерческих условий. Выяснили, что отсутствуют единые требований к поставщикам и контрактам, нет консолидации объемов подразделений.

Закупки проводились быстро и на условиях предоплаты из-за этого 20% сделок не имели закрывающих документов. Уровень дебиторской задолженности составлял свыше 50 млн руб. Контракты с поставщиками не защищали интересов компании, так как не содержали условий по фиксации цены, ответственности подрядчика и других пунктов.

Проанализировали контракты, процесс, поставщиков, затраты
Выявили, что уровень дебиторской задолженности составляет более 50 млн руб
2. Что сделали

Разработали процедуру проведения спотовых закупок и стандарт для контрактов. Провели тренинг по спотовым закупкам для сотрудников. Ввели новых поставщиков для конкуренции. Выделили спот-баера для закупок свыше 100 000 рублей.

 

Спот-баер взял на себя комплекс работ:

  • сбор заявок, требований, технических заданий от инициаторов
  • консолидацию объемов для получения скидок от поставщиков
  • стандартизацию требований инициаторов
  • сбор, сравнение коммерческих предложений и анализ рынка
  • проведение тендеров и аукционов
  • переговоры с поставщиками и презентацию результатов инициаторам
  • подготовку контрактов, согласование с сотрудниками и поставщиками

3. Расширение рамок сервиса

Руководству требовался дополнительный контроль и прозрачность закупок, поэтому обязанности спот-баера расширили.

 

Дополнительные обязанности:

 

  • согласование всех договоров по спотовым закупкам
  • ведение реестра контрактов
  • проведение анализа тендерных и договорных условий
  • подготовка анализа эффективности работ по спотовым закупкам ежеквартально. В анализ входит сумма экономии, количество обработанных заявок, сроки обработки, анализ затрат и контрактов по функциям.

 

Результаты

Главным итогом проекта стало наведение порядка в разовых закупках, сокращение бюджета и повышение прозрачности закупочных процессов. По опросам 95% сотрудников довольны уровнем сервиса спот-баера.

Другие достижения по проекту:

  • единый закупочный процесс для инициаторов
  • разгрузка инициаторов, так как 50% маркетинговых заявок и 90% ИТ закупок ведет спот-баер
  • уменьшение доли предоплат с 50% до 5%
  • сокращение дебиторской задолженности на 10%

сократили расходы на 10-60 % против текущих цен

Отзыв клиента

Руководитель службы закупок

«Сервис помог нам навести порядок в разовых не планируемых закупках и снизить нагрузку на бизнес-подразделения. Сервис окупился многократно. Мы получили не только результат в виде экономий, но и прозрачность в этой сфере. Предложения поставщиков стали оптимальными, а выбор обоснованным. Даже по закупкам, которые спот-баер не вел, инициаторы стали более внимательно относиться к процессу. Коллегам удалось установить единый стандарт проведения закупок, основанный на лучших практиках. Хотим расширить рамки сервиса и включить в него закупки для строительства и эксплуатации.»

Инструменты

Навыки

  • проведения переговоров
  • оперативной работы по заявкам
  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами и поставщиками
  • работы с закупочной документацией
  • получения, структурирования и анализа данных

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики категорий “маркетинг” и “ИТ”
  • собственная база рыночных тарифов по типам услуг
  • собственная база из более 5000 поставщиков
  • база из 1000 контактов покупателей

Методология закупок и лучшие практики

  • методология оптимизации спотовых закупок: правила, процедуры, инструкции
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контракты, опросники
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • консолидация объемов закупок

ИТ-инструменты

  • ПО для автоматизации спотовых закупок
  • ПО для управления проектами

Команда проекта

Анатолий Цыпкайкин

руководитель проекта

Александр Баранов

операционный баер

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Руководитель проекта

«Мы выстраивали функцию спотовых закупок с нуля: разрабатывали процессы, согласовывали, и внедряли их. С одной стороны бизнес-функциям было трудно, так как до этого они занимались закупками. Они воспринимали нас, как ненужного посредника между внутренними заказчиками и поставщиком. С другой стороны директора требовали результатов. Мы сделали акцент на удобстве и скорости. В случаях, когда нужно было купить срочно закупали сотрудники. Если срочности не было мы получали лучшие предложения поставщиков, а внутренние клиенты решали принять предложения или нет. Такой подход сработал.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Спотовые закупки

Спотовые закупки транспортных услуг для производственной компании

Спотовые закупки

Закупки ИТ-оборудования для международного производителя стекла