Финансовый директор обратился к нам с целью упорядочить процесс спотовых закупок — сделать конкурентным и прозрачным, оптимизировать затраты, уменьшить документооборот и снизить нагрузку на сотрудников.
Крупная сеть монобрендовых магазинов с продукцией международных брендов.В группу входит 344 магазина в 36 городах России.
Аутсорсинг закупок
Февраль 2013 — По настоящее время
Компания за год увеличила количество розничных точек в 2 раза и открыла новые монобрендовые магазины. В связи с быстрым ростом закупки проводились в сжатые сроки без конкурсов и контрактов у одних и тех же поставщиков. Отдела закупок не было. Затраты вели сотрудники бизнес-подразделений. Руководство подозревало, что закупки ведутся неэкономно и штат компании раздут из-за неправильного алгоритма работы.
Мы проанализировали контракты, процесс, поставщиков, затраты. Провели аудит коммерческих условий. Выяснили, что отсутствуют единые требований к поставщикам и контрактам, нет консолидации объемов подразделений.
Закупки проводились быстро и на условиях предоплаты из-за этого 20% сделок не имели закрывающих документов. Уровень дебиторской задолженности составлял свыше 50 млн руб. Контракты с поставщиками не защищали интересов компании, так как не содержали условий по фиксации цены, ответственности подрядчика и других пунктов.
Разработали процедуру проведения спотовых закупок и стандарт для контрактов. Провели тренинг по спотовым закупкам для сотрудников. Ввели новых поставщиков для конкуренции. Выделили спот-баера для закупок свыше 100 000 рублей.
Спот-баер взял на себя комплекс работ:
Руководству требовался дополнительный контроль и прозрачность закупок, поэтому обязанности спот-баера расширили.
Дополнительные обязанности:
Главным итогом проекта стало наведение порядка в разовых закупках, сокращение бюджета и повышение прозрачности закупочных процессов. По опросам 95% сотрудников довольны уровнем сервиса спот-баера.
Другие достижения по проекту:
Руководитель службы закупок
«Сервис помог нам навести порядок в разовых не планируемых закупках и снизить нагрузку на бизнес-подразделения. Сервис окупился многократно. Мы получили не только результат в виде экономий, но и прозрачность в этой сфере. Предложения поставщиков стали оптимальными, а выбор обоснованным. Даже по закупкам, которые спот-баер не вел, инициаторы стали более внимательно относиться к процессу. Коллегам удалось установить единый стандарт проведения закупок, основанный на лучших практиках. Хотим расширить рамки сервиса и включить в него закупки для строительства и эксплуатации.»
Навыки
Знание рынка, категории и функциональной области
Методология закупок и лучшие практики
ИТ-инструменты
Руководитель проекта
«Мы выстраивали функцию спотовых закупок с нуля: разрабатывали процессы, согласовывали, и внедряли их. С одной стороны бизнес-функциям было трудно, так как до этого они занимались закупками. Они воспринимали нас, как ненужного посредника между внутренними заказчиками и поставщиком. С другой стороны директора требовали результатов. Мы сделали акцент на удобстве и скорости. В случаях, когда нужно было купить срочно закупали сотрудники. Если срочности не было мы получали лучшие предложения поставщиков, а внутренние клиенты решали принять предложения или нет. Такой подход сработал.»
Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.
