Оптимизация закупок услуг телефонии и передачи данных для производственной компании

Задача

Сократить расходы на услуги связи. Выбрать оптимального провайдера и заключить новые долгосрочные контракты. Получить максимально выгодные коммерческие и сервисные условия от провайдеров. Понять потребности клиента на перспективу действия будущего контракта с учетом современных технологий и требуемых апгрейдов каналов связи для развития бизнеса. Оптимизировать процесс расчетов по услугам связи.

Клиент

Крупный международный производитель листового стекла. Продукция — стекла для автомобилей, строительства и аксессуаров. В России работает несколько заводов, более 20 складов, центральный офис в Москве.

Тип услуги

Сорсинг

Период

Июнь 2014 — Август 2014

Ситуация

Было 15 провайдеров услуг связи. Тарифные планы и договоры не обновлялись 5 лет, поэтому были подключены неактуальные услуги и по ним начислялась абонентская плата. Сверка тарифов в бланках заказов с контрактами не проводилась. Со стороны провайдеров не было персональных сервис-менеджеров, поэтому клиент 2-3 недели ждал ответы на запросы. Поставщики выставляли счета в разные числа месяца. Для заводов и региональных складов формировались отдельные счета, которые затем передавались для оплаты в одно подразделение. При пересылке счета терялись, оплачивались с опозданием, что приводило к конфликтам с провайдерами. Анализ детализаций расходов не проводился, поэтому клиент не понимал, за что и по какой цене он платит. У финансового директора было ощущение, что затраты по данной категории завышены, а условия обслуживания не оптимальны.

Было 15 провайдеров услуг связи

Тарифные планы и договоры не обновлялись 5 лет

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Собрали данные из системы клиента и от провайдеров. Структурировали и привели в единый формат счета и детализации. Составили базу по тарифам, сервисам и объемам потребления по провайдерам. Обнаружили, что тарифы завышены на 25% условия контрактов не сходятся с счетами и меняются в зависимости от локации клиента и провайдера. Посчитали расходы по категории. Они составили 18,9 млн руб. в год.

Собрали данные из системы Asahi Glass и от провайдеров

Обнаружили, что тарифы завышены на 25%

Посчитали расходы по категории: 18,9 млн руб. в год.

2. Оптимизация

Подготовили прогноз потребления услуг на 5 лет с учетом покупки оборудования, переездов, открытия складов. Рассчитали  планируемую сумму затрат исходя из текущих тарифов.

Помогли менеджеру по инфраструктуре сформировать потребность в услугах связи. Отключили ненужные услуги, неиспользуемые номера и предложили новые спецификации для услуг связи. Подготовили и согласовали техзадание, провели конкурс среди провайдеров. Провели переговоры с основными провайдерами и получили от них новые тарифы. Посчитали затраты с учетом новых тарифов и определили, что расходы можно уменьшить на 7,5 млн руб. в год — 40% от текущих затрат.

Сократили количество поставщиков с 15 до 2. Зафиксировали условия работы на 3 года и увеличили отсрочку платежа с 20 до 45 календарных дней. Согласовали результаты с руководством и тендерным комитетом.

3. Внедрение

Подготовили и согласовали контакты от провайдеров с ИТ, юридической и финансовой службами. Разработали бланки заказов с тарифами и подписали у операторов. Проверили, что новые тарифы отражены в счетах и детализациях.

Установили алгоритм работы:  

1 шаг — отправка документов на 2 завода и центральный офис в Москве

2 шаг — проверка документов сотрудником клиента на соответствие условиям контракта

3 шаг — передача документов в бухгалтерию для оплаты

Отследили аномальные скачки потребления и уведомили клиента.

Результаты

Оптимизировали процесс закупок по категории и уменьшили расходы.

Другие достижения по проекту:

  • заключение единого федерального контракта на 3 года для локаций компании
  • снижение оборотного капитала за счет увеличения отсрочки до 45 дней
  • сокращение сроков и трудозатрат клиента в процессе подписания договоров, бланков заказов, получения и обработки счетов
  • сокращение времени ответов на обращения с 2-3 недель до 1-3 дней за счет появления персональных менеджеров со стороны операторов

сократили расходы на 7,5 млн руб. в год

Отзыв клиента

Руководитель службы закупок

«Наша компания работает с PrECA 5 лет. Они помогли нам оптимизировать затраты и в других категориях: канцтовары, спецодежда, деловые поездки и мобильная связь. В среднем сокращали расходы на 20%. У команды PrECA сильная экспертиза в закупках, они всегда нацелены на результат. Продолжаем работать с ними по другим категориям.»

Инструменты

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • проведения переговоров
  • коммуникации со стейкхолдерами и поставщиками
  • стратегического мышления
  • работы с закупочной документацией
  • получения, структурирования и анализа данных

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики категории “услуги связи”
  • знание оптимального сорсинг процесса
  • собственная база рыночных тарифов
  • знание структуры рынка поставщиков
  • собственная база из более 5000 поставщиков
  • база из 1000 контактов покупателей

Методология закупок и лучшие практики

  • методология оптимизации закупок по категории
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контракты, опросники
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • консолидация объемов закупок

ИТ-инструменты

  • ПО для автоматизации сорсинга
  • ПО для управления проектами
  • макросы для обработки и анализа больших массивов данных

Команда проекта

Екатерина Лефель

Сорсинг менеджер проекта

Мария Настаева

Аналитик проекта

Участники о проекте

Екатерина Лефель

Сорсинг менеджер проекта

«При проведении проекта возникли 2 трудности: получение скидок и внедрение новых условий. Когда мы приступили к работе клиент вел переговоры с поставщиками и провайдеры не хотели снижать цены.Основной поставщик российского подразделения клиента являлся глобальным оператором услуг материнской компании. Он не спешил пересматривать тарифы. При внедрении новых условий произошла задержка. Из-за смены руководства в компании провайдера договоренности не вступили в силу и нам пришлось вмешаться и проследить, чтобы скидки были предоставлены.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей категории и расскажем, какой есть потенциал для сокращения затрат и улучшения коммерческих и сервисных условий.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Сорсинг

Оптимизация закупок услуг курьерской доставки для производителя стекла

Сорсинг

Оптимизация затрат на мобильную связь для французской косметической компании

Сорсинг

Оптимизация закупок строительных услуг для крупной сети магазинов