Сократить расходы на услуги связи. Выбрать оптимального провайдера и заключить новые долгосрочные контракты. Получить максимально выгодные коммерческие и сервисные условия от провайдеров. Понять потребности клиента на перспективу действия будущего контракта с учетом современных технологий и требуемых апгрейдов каналов связи для развития бизнеса. Оптимизировать процесс расчетов по услугам связи.
Крупный международный производитель листового стекла. Продукция — стекла для автомобилей, строительства и аксессуаров. В России работает несколько заводов, более 20 складов, центральный офис в Москве.
Аутсорсинг закупок
Июнь 2014 — Август 2014
Было 15 провайдеров услуг связи. Тарифные планы и договоры не обновлялись 5 лет, поэтому были подключены неактуальные услуги и по ним начислялась абонентская плата. Сверка тарифов в бланках заказов с контрактами не проводилась. Со стороны провайдеров не было персональных сервис-менеджеров, поэтому клиент 2-3 недели ждал ответы на запросы. Поставщики выставляли счета в разные числа месяца. Для заводов и региональных складов формировались отдельные счета, которые затем передавались для оплаты в одно подразделение. При пересылке счета терялись, оплачивались с опозданием, что приводило к конфликтам с провайдерами. Анализ детализаций расходов не проводился, поэтому клиент не понимал, за что и по какой цене он платит. У финансового директора было ощущение, что затраты по данной категории завышены, а условия обслуживания не оптимальны.
Собрали данные из системы клиента и от провайдеров. Структурировали и привели в единый формат счета и детализации. Составили базу по тарифам, сервисам и объемам потребления по провайдерам. Обнаружили, что тарифы завышены на 25% условия контрактов не сходятся с счетами и меняются в зависимости от локации клиента и провайдера. Посчитали расходы по категории. Они составили 18,9 млн руб. в год.
Подготовили прогноз потребления услуг на 5 лет с учетом покупки оборудования, переездов, открытия складов. Рассчитали планируемую сумму затрат исходя из текущих тарифов.
Помогли менеджеру по инфраструктуре сформировать потребность в услугах связи. Отключили ненужные услуги, неиспользуемые номера и предложили новые спецификации для услуг связи. Подготовили и согласовали техзадание, провели конкурс среди провайдеров. Провели переговоры с основными провайдерами и получили от них новые тарифы. Посчитали затраты с учетом новых тарифов и определили, что расходы можно уменьшить на 7,5 млн руб. в год — 40% от текущих затрат.
Сократили количество поставщиков с 15 до 2. Зафиксировали условия работы на 3 года и увеличили отсрочку платежа с 20 до 45 календарных дней. Согласовали результаты с руководством и тендерным комитетом.
Подготовили и согласовали контакты от провайдеров с ИТ, юридической и финансовой службами. Разработали бланки заказов с тарифами и подписали у операторов. Проверили, что новые тарифы отражены в счетах и детализациях.
Установили алгоритм работы:
1 шаг — отправка документов на 2 завода и центральный офис в Москве
2 шаг — проверка документов сотрудником клиента на соответствие условиям контракта
3 шаг — передача документов в бухгалтерию для оплаты
Отследили аномальные скачки потребления и уведомили клиента.
Оптимизировали процесс закупок по категории и уменьшили расходы.
Другие достижения по проекту:
Руководитель службы закупок
«Наша компания работает с PrECA 5 лет. Они помогли нам оптимизировать затраты и в других категориях: канцтовары, спецодежда, деловые поездки и мобильная связь. В среднем сокращали расходы на 20%. У команды PrECA сильная экспертиза в закупках, они всегда нацелены на результат. Продолжаем работать с ними по другим категориям.»
Навыки
Знание рынка, категории и функциональной области
Методология закупок и лучшие практики
ИТ-инструменты
Сорсинг менеджер проекта
«При проведении проекта возникли 2 трудности: получение скидок и внедрение новых условий. Когда мы приступили к работе клиент вел переговоры с поставщиками и провайдеры не хотели снижать цены.Основной поставщик российского подразделения клиента являлся глобальным оператором услуг материнской компании. Он не спешил пересматривать тарифы. При внедрении новых условий произошла задержка. Из-за смены руководства в компании провайдера договоренности не вступили в силу и нам пришлось вмешаться и проследить, чтобы скидки были предоставлены.»
Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей категории и расскажем, какой есть потенциал для сокращения затрат и улучшения коммерческих и сервисных условий.
