Оптимизация закупок услуг курьерской доставки для производителя стекла

Задача

Снизить затраты на услуги курьерской доставки и улучшить предоставляемый провайдерами сервис. Обновить контракты, устранить коммерческие и сервисные риски.

Клиент

Крупный международный производитель листового стекла. Продукция — стекла для автомобилей, строительства и аксессуаров. В России работает несколько заводов, более 20 складов, центральный офис в Москве.

Тип услуги

Сорсинг

Период

Март 2017 – Июль 2017

Ситуация

Закупка услуг курьерской доставки проводилась сотрудниками административного отдела и отдела логистики. Каждый отдел работал с разными провайдерами услуг курьерской доставки, которые были выбраны более 3 лет назад без сравнения цен. Аналитика по направлениям и затратам не проводилась, объемы не консолидировались. Работа велась по устаревшим тарифным планам и контрактам. Переговоры с провайдерами не велись более 3 лет. Генеральный директор поставил задачу перед отделом закупок оптимизировать затраты и обновить контракты, но в отделе не хватало ресурсов и экспертизы. Руководитель службы закупок обратился к нам с просьбой провести полноценный сорсинг-проект, так как у нас в портфолио было несколько работ по данной категории.

Закупки вели административный отдел и отдел логистики
Провайдеры были выбраны более 3 лет назад
Действовали устаревшие тарифы и контракты

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Получили статистику от поставщиков по курьерским отправкам за последние 12 месяцев. На основании собранной информации провели анализ текущих затрат и тарифов. По итогам анализа выяснили, что объемы распределены между 6 поставщиками услуг. Выявили ТОП – 40 направлений, которые составляли 80% затрат. Сравнили сервисные условия и тарифы с рынком. Оценили потенциал улучшения сервиса и сокращения затрат. Определили необходимые для достижения целей действия.

Собрали данные по курьерским отправкам за 12 месяцев
Выявили 40 направлений, которые составляли 80% затрат
2. Проведенные работы

Составили и согласовали с админ отделом техническое задание и пригласили ведущих игроков рынка. Провели переговоры с текущими и новыми провайдерами услуг по оптимизации и фиксации тарифов по ТОП – 40 направлениям. В проекте участвовало 9 компаний, предоставляющих услуги курьерской доставки и доставки сборных грузов.

Для усиления переговорной позиции консолидировали объемы всех заводов, региональных офисов и отдела продаж. Провели электронный аукцион в системе Scanmarket. По результатам получили лучшие тарифы на рынке. Подготовили и согласовали новые контракты с поставщиками на более выгодных условиях.

 

Помогли клиенту перейти на новые условия обслуживания:

  • распределили объемы между провайдерами
  • согласовали план перехода с клиентом и провайдерами
  • совместно разработали новую модель оказания курьерских услуг
  • провели коммуникацию пользователям услуг курьерской доставки внутри компании относительно изменений пользования сервисом
  • подготовили инструкции по работе с личным кабинетом в системах заказа курьеров на сайтах провайдеров
  • организовали тренинг для пользователей по новой модели, ответили на вопросы

Результаты

Помогли клиенту навести порядок в закупках услуг курьерского сервиса и сократить затраты по категории.

 

Другие достижения по проекту:

  • новые тарифы под специфику клиента
  • фиксация цен на 12 месяцев
  • увеличение отсрочки платежа с 10 до 30 календарных дней
  • 3 поставщика: 2 – доставка документации, 1 – доставка грузов более 30 кг

Сэкономили 51% против текущих цен или 1,9 млн руб. в год

Отзыв клиента

Руководитель службы закупок

«Это был один из многих наших проектов с PrECA. Каждый раз удивительно, как много возможностей сэкономить находится в категориях, по которым затраты несопоставимо низки по сравнению с сырьем и материалами для производства. В этот раз экономия превзошла ожидания. При этом моя команда практически не вовлекалась в процесс. Все активности, начиная с анализа данных и заканчивая контрактацией и внедрением новых условий были проведены менеджером проекта. Мы только согласовывали основные этапы проведения проекта и выходные документы.»

Инструменты

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики категории “услуги курьерской доставки”
  • знание оптимального сорсинг процесса
  • собственная база рыночных тарифов по типам услуг
  • знание структуры рынка поставщиков и специфики их работы
  • собственная база из более 5000 поставщиков
  • база из 1000 контактов покупателей

Методология закупок и лучшие практики

  • методология оптимизации закупок по категории: правила, процедуры, инструкции
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контракты, опросники
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • консолидация объемов закупок

ИТ- инструменты

  • ПО для автоматизации сорсинга
  • ПО для управления проектами
  • макросы и таблицы для обработки и анализа больших массивов данных

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • проведения переговоров
  • коммуникации со стейкхолдерами и поставщиками
  • стратегического мышления
  • работы с закупочной документацией
  • получения, структурирования и анализа данных

Команда проекта

Анатолий Цыпкайкин

Менеджер проекта

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Менеджер проекта

«Это одна из любимых моих категорий в части проведения аналитики. Сначала кажется, что такое многообразие направлений и условий, которые влияют на цену невозможно оценить, но после проведения анализа понимаешь, что ТОП-вых направлений не так уж и много. Как оказалось, несмотря на то, что рынок курьерской доставки достаточно конкурентный, найти компанию с хорошим уровнем сервиса сложно.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей категории и расскажем, какой есть потенциал для сокращения затрат и улучшения коммерческих и сервисных условий.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Сорсинг

Оптимизация затрат на мобильную связь для французской косметической компании

Сорсинг

Оптимизация закупок услуг телефонии и передачи данных для производственной компании

Сорсинг

Оптимизация закупок строительных услуг для крупной сети магазинов