Провести реорганизацию системы закупок — централизовать закупки, выделить оперативные функции, внедрить прозрачные бизнес-процессы и процедуры. По результатам проекта достичь экономии в размере 10% или 80 млн EURO в год, сократить количество FTE на 15% (14 FTE), уменьшить запасы на 10%, увеличить отсрочку платежа с 20 до 30 календарных дней. Вице-президент по закупкам и логистике решил привлечь независимых консультантов, так как внутри компании не было ресурсов для выполнения задач.
Крупная международная FMCG компания.
Консалтинг в сфере закупок
Февраль 2011 – Март 2012
За 5 лет компания приобрела несколько заводов в России и объединила под одним брендом. Затраты на закупки по всем заводам составляли 800 млн USD в год. Только 60% сырья и материалов закупалось централизованно. При этом заключение контрактов и ведение расчетов проводилось на заводах, из-за этого цены и коммерческие условия были разными. Руководство считало, что финансовые и трудовые затраты завышены. При попытке анализа затрат выяснилось, что в ERP системе нет достоверной аналитики и статистики по закупкам. Руководители в центральном офисе не знали, как выглядит реальная структура отделов закупок на заводах и чем они занимаются. На многих заводах закупщики отвлекались на непрофильные задачи — планирование и организация транспорта, таможенные услуги, организация оплат, управление складскими запасами, реализация отходов.
Проанализировали процессы на 8 заводах, провели 55 интервью с сотрудниками и выяснили, что 25% закупщиков по факту работают не в отделе закупок, а в других подразделениях. Определили, что между заводами нет координации и единообразия. У каждого завода своя тендерная процедура, политика по запасам, организация закупок и поставок. Анализ ERP системы показал, что модуль контрактов, заявок и заказов не используется. Заказы в систему вводятся после доставки материалов только для того чтобы оплатить счет от поставщика.
По данным аналитической работы мы описали текущую модель процессов и оргструктуру и разработали новую оргструктуру и модель.
Согласовали с руководством и выполнили:
Мы презентовали итоги проекта руководству компании и заводов, получили одобрение, согласовали распространение проекта на непрямые категории закупок.
В связи с ограниченным бюджетом и неполным использованием ИТ-системы приняли решение доработать действующий инструмент. В качестве следующего шага запланировали внедрение более продвинутых облачных систем автоматизации.
Проект принес не только прямые выгоды в виде сокращения затрат, но и позволил полностью перестроить систему закупок.
Другие выгоды от проекта:
Вице-президент по закупкам и логистике
«Это был самый стратегический и сложный проект в нашей компании. Было много сопротивления от разных служб, ведь у нас закупками занимались все функции. Мы не представляли, что проект затронет так много интересов и что будет так много подводных камней. Нам удалось реализовать проект благодаря серьезной поддержке руководства и собственников компании, а также экспертизе компании PrECA. Следующие этапы — автоматизировать процессы стратегического сорсинга и навести порядок в непрямых закупках»
Методология закупок и лучшие практики
Знания и опыт реинжиниринга и автоматизации закупок
Навыки
ИТ-инструменты
Руководитель проекта
«FMCG сектор очень конкурентный, поэтому руководители уделяют большое внимание закупкам. Стоимость сырья и материалов составляет большую долю от общей стоимости конечного продукта, поэтому оптимизация затрат сильно влияет на прибыль компании. Однако, чтобы добиться результатов нужна сильная функция закупок свободная от операционки, срочных и мелкостоимостных проектов. Нужны сотрудники, которые умеют мыслить стратегически, анализировать данные и вести проекты по внедрению изменений»
Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей системы закупок и на консультации расскажем, что улучшить.