Оптимизация производственных закупок для крупной международной компании

Задача

Провести реорганизацию системы закупок — централизовать закупки, выделить оперативные функции, внедрить прозрачные бизнес-процессы и процедуры. По результатам проекта достичь экономии в размере 10% или 80 млн EURO в год, сократить количество FTE на 15% (14 FTE), уменьшить запасы на 10%, увеличить отсрочку платежа с 20 до 30 календарных дней. Вице-президент по закупкам и логистике решил привлечь независимых консультантов, так как внутри компании не было ресурсов для выполнения задач.

Клиент

Крупная международная FMCG компания.

Тип услуги

Консалтинг в сфере закупок

Период

Февраль 2011 – Март 2012

Ситуация

За 5 лет компания приобрела несколько заводов в России и объединила под одним брендом. Затраты на закупки по всем заводам составляли 800 млн USD в год. Только 60% сырья и материалов закупалось централизованно. При этом заключение контрактов и ведение расчетов проводилось на заводах, из-за этого цены и коммерческие условия были разными. Руководство считало, что финансовые и трудовые затраты завышены. При попытке анализа затрат выяснилось, что в ERP системе нет достоверной аналитики и статистики по закупкам. Руководители в центральном офисе не знали, как выглядит реальная структура отделов закупок на заводах и чем они занимаются. На многих заводах закупщики отвлекались на непрофильные задачи — планирование и организация транспорта, таможенные услуги, организация оплат, управление складскими запасами, реализация отходов.

За 5 лет компания приобрела несколько заводов в России
Затраты на закупки составляли 800 млн USD в год
Контракты и расчеты велись на заводах
Руководство считало, что финансовые и трудовые затраты завышены

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Проанализировали процессы на 8 заводах, провели 55 интервью с сотрудниками и выяснили, что 25% закупщиков по факту работают не в отделе закупок, а в других подразделениях. Определили, что между заводами нет координации и единообразия. У каждого завода своя тендерная процедура, политика по запасам, организация закупок и поставок. Анализ ERP системы показал, что модуль контрактов, заявок и заказов не используется. Заказы в систему вводятся после доставки материалов только для того чтобы оплатить счет от поставщика.

Проанализировали процессы на 8 заводах и провели 55 интервью
Определили, что у каждого завода своя тендерная процедура, политика по запасам, организация закупок и поставок
2. Проведенные работы

По данным аналитической работы мы описали текущую модель процессов и оргструктуру и разработали новую оргструктуру и модель.

 

Согласовали с руководством и выполнили:

 

  • внедрение новой единой структуры. Изменения вызвали сопротивление в отделах производства и логистики, так как им добавляли профильные задачи и лишали функций закупок.

 

  • укомплектование штата новой оргструктуры. В закупках выделили вакансии категорийных менеджеров, на которые наняли новых менеджеров или привлекли сотрудников компании. 25% работников рекомендовали сократить.

 

  • обучение категорийных менеджеров. Передали менеджерам стратегическую работу по тендерно-договорной деятельности. Разработали должностные инструкции для категорийных менеджеров, специалистов по обеспечению поставок и планированию.

 

  • стандартизацию цен и спецификаций по заводам. Ввели правило, что цены могут быть назначены и скорректированы только категорийным менеджером центрального офиса. Ввели автоматический контроль ценовых условий через ERP систему на уровне ЦО.

 

  • выделение из закупок непрофильных функций — планирование, обеспечение поставок, планирование и организацию оплат, управление запасами.

 

  • распределение функций между отделами. Сделали централизованным планирование поставок и проведение расчетов с контрагентами на уровне заводов. Разработали и внедрили единые процедуры планирования потребности, тендерно-договорной работы, организации поставок, перемещений, приемки и проведения оплат.

 

  • внедрение ERP модуля в части закупок. Обучили ключевых пользователей работе в системе, разработали инструкции и шаблоны. ERP система была устаревшей, но компания планировала внедрить SAP ERP только через 2-3 года.

 

  • создание категорийных команд, в которые вошли категорийные менеджеры, службы планирования и производства. С нашей поддержкой команды разработали стратегии по категориям и начали внедрять на заводах.

 

Мы презентовали итоги проекта руководству компании и заводов, получили одобрение, согласовали распространение проекта на непрямые категории закупок.

3. Автоматизация

В связи с ограниченным бюджетом и неполным использованием ИТ-системы приняли решение доработать действующий инструмент. В качестве следующего шага запланировали внедрение более продвинутых облачных систем автоматизации.

Результаты

Проект принес не только прямые выгоды в виде сокращения затрат, но и позволил полностью перестроить систему закупок.

 

Другие выгоды от проекта:

 

  • внедрение новой оргструктуры и перераспределение ответственности между сотрудниками
  • создание централизованной команды закупок с нуля
  • внедрение новых процессов — от заявки до оплаты, стратегического сорсинга, категорийного менеджмента
  • увеличение покрытия отделом закупок категорий сырья и материалов до 98%
  • получение дополнительных скидок за счет усиления команды, укрупнения объемов, применения стратегического подхода к работе с поставщиками
  • автоматизация процесса закупок без инвестиций в дорогостоящее ПО с помощью существующих инструментов
  • сокращение штата в закупках на 25%
  • снижение запасов на сырье и упаковку на 33%
  • увеличение отсрочки платежа с 30 до 60 календарных дней
  • улучшение качества планирования, так как все этапы перешли к отделу логистики — планирование дистрибьюции, производства и MRP

Экономия 15% или 120 млн USD в год по затратам на сырье и упаковку

Отзыв клиента

Вице-президент по закупкам и логистике

«Это был самый стратегический и сложный проект в нашей компании. Было много сопротивления от разных служб, ведь у нас закупками занимались все функции. Мы не представляли, что проект затронет так много интересов и что будет так много подводных камней. Нам удалось реализовать проект благодаря серьезной поддержке руководства и собственников компании, а также экспертизе компании PrECA. Следующие этапы — автоматизировать процессы стратегического сорсинга и навести порядок в непрямых закупках»

Инструменты

Методология закупок и лучшие практики

  • лучшие практики транснациональных компаний
  • методология автоматизации закупок
  • методология аудита и консалтинга в сфере закупок
  • шаблоны опросников сотрудников клиента

Знания и опыт реинжиниринга и автоматизации закупок

  • опыт реализации 8 крупных проектов по реинжинирингу закупок
  • знание специфики закупок: бизнес-процессы, принципы, роли, узкие места

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами руководством
  • стратегического мышления
  • стандартизации, унификации и оптимизации
  • получения, структурирования и анализа данных

ИТ-инструменты

  • макросы и таблицы для обработки и анализа больших массивов данных
  • опыт внедрения закупочных систем: SRM, eSourcing, P2P
  • опыт внедрения ERP-систем: SAP, 1С

Команда проекта

Зелимхан Сулейманов

Руководитель проекта

Анатолий Цыпкайкин

Консультант по бизнес-процессам

Участники о проекте

Зелимхан Сулейманов

Руководитель проекта

«FMCG сектор очень конкурентный, поэтому руководители уделяют большое внимание закупкам. Стоимость сырья и материалов составляет большую долю от общей стоимости конечного продукта, поэтому оптимизация затрат сильно влияет на прибыль компании. Однако, чтобы добиться результатов нужна сильная функция закупок свободная от операционки, срочных и мелкостоимостных проектов. Нужны сотрудники, которые умеют мыслить стратегически, анализировать данные и вести проекты по внедрению изменений»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей системы закупок и на консультации расскажем, что улучшить.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация некоммерческих закупок для крупного продуктового ритейлера

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация закупок для строительной компании

Консалтинг в сфере закупок

Аудит закупок запчастей для сельхозтехники в агропромышленной компании