Аудит закупок запчастей для сельхозтехники в агропромышленной компании

Задача

Генеральный директор поручил директору по закупкам и логистике проанализировать процесс закупок запчастей от планирования до оплаты. Необходимо было выявить возможности для уменьшения затрат и сроков закупок, снижения запасов и неликвидов, сокращения трудозатрат. Нужно было внедрить точки контроля, устранить возможности для злоупотреблений и сделать процесс удобным для бизнеса.

Клиент

Крупная агропромышленная компания с иностранным капиталом, которая включает 19 элеваторов и 32 хозяйства. Компания выращивает сою, пшеницу, рапс, сахарную свеклу и подсолнечник. Входит в ТОП-15 лидеров российских агропромышленных компаний.

Тип услуги

Консалтинг в сфере закупок

Период

Март 2017 – Май 2017

Ситуация

За последние 7 лет компания приобрела свыше 1000 единиц с/х техники. Для обслуживания техники закупались запчасти и сервисы. При этом затраты росли, на складах собирались запасы запчастей, в том числе неликвидов, которые лежали невостребованные более 3 лет. Из-за нехватки бюджета и роста неликвидов руководство считало, что затраты завышены. Техническая служба была недовольна длинными сроками закупок, которые не позволяли вовремя подготовить технику к сезону.

За 7 лет компания приобрела свыше 1000 единиц с/х техники
Для обслуживания техники закупались запчасти и сервисы
При закупках на складах росли запасы и неликвид

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Предыдущий проект по оптимизации, проведенный собственными силами был неудачным, поэтому привлекли нас. Мы провели более 30 интервью с 22 сотрудниками отделов: техническая служба, логистика, финансы, закупки, элеваторы, руководители хозяйств и растениеводческих компаний. Посетили 2 хозяйства, центральный офис одной из 7 растениеводческих компаний, центральный и региональные склады. Выгрузили данные по затратам и запасам из ERP системы. Систематизировали и структурировали информацию.

 

Проанализировали затраты на запчасти, ключевых поставщиков, категории. Посмотрели текущие ИТ-инструменты в сфере закупок и планирования — систему 1С и аналитические отчеты. Выявили зоны для оптимизации, нашли причины неэффективности процессов дефектовки, планирования, бюджетирования, закупках и логистики.

 

Например, сотрудники технической службы были заняты несвойственными функциями. Многие процессы дублировались в системе и на бумажных носителях. Свыше 50% затрат приходилось на срочные, внеплановые заявки по закупке запчастей для ремонта техники в сезон.

Провели более 30 интервью с 22 сотрудниками
Посетили хозяйства, офисы растениеводческих компаний и склады
Проанализировали затраты на запчасти, поставщиков, категории
Посмотрели текущие ИТ-инструменты в сфере закупок
2. Проведенные работы

Посетили и проинспектировали центральные и региональные склады, хозяйства, региональные офисы. Провели интервью с представителями функций технического обслуживания, финансов, логистики, закупок.

 

Составили карту процесса закупок — от планирования до списания в расход. Выработали предложения по оптимизации процесса закупок, оргструктуры, затрат. Разработали рекомендации в части автоматизации закупочного процесса.

 

Например, предложили изменить систему кодировки, дать возможность технической службе видеть запасы в системе 1С в режиме онлайн и заказывать запчасти только в случае отсутствия на складах. Презентовали руководству итоги диагностики: ключевые проблемы, способы решения, рекомендации, лучшие практики.

Результаты

Клиент получил объективную картину по закупкам запчастей и рекомендации по исправлению недочетов в закупочных процессах.

 

Даны рекомендации:

 

  • по уменьшению складских запасов на 50%
  • по сокращению сроков поставок с 2 месяцев до 2 недель
  • по внедрению прозрачного и понятного процесса закупок
  • по сбору и аналитике данных для оптимизации затрат и сокращения запасов
  • по распределению функций и исключению злоупотреблений

Выявили потенциал сокращения затрат на 15%

Отзыв клиента

Директор по закупкам и логистике

«Мы привлекли компанию PrECA так как нас беспокоили высокие запасы и сложный процесс закупок. Нам нужен был независимый взгляд для оценки ситуации по закупкам запчастей. Команда PrECA провела доскональный анализ и представила полную картину проблем, которые стали причиной завышенных запасов и затрат. Коллеги из PrECA дали конкретные рекомендации по улучшению процесса и систем. Рекомендую компанию PrECA, в частности Сулейманова Зелимхана, как профессионалов в сфере закупок»

Инструменты

Методология закупок и лучшие практики

  • методология аудита и консалтинга в сфере закупок
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • методология  автоматизации процессов
  • шаблоны опросников сотрудников

Знания и опыт реинжиниринга и автоматизации закупок

  • экспертиза и опыт в категории “запчасти”
  • знание специфики закупок: бизнес-процессы, принципы, роли, узкие места
  • опыт реализации 8 крупных проектов по реинжинирингу закупок

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами и руководством
  • стратегического мышления
  • стандартизации, унификации и оптимизации
  • получения, структурирования и анализа данных

ИТ-инструменты

  • макросы и таблицы для обработки и анализа больших массивов данных
  • опыт внедрения закупочных систем: SRM, eSourcing, P2P
  • опыт внедрения ERP-систем: SAP, 1С

Команда проекта

Зелимхан Сулейманов

Руководитель проекта

Анатолий Цыпкайкин

Консультант по бизнес-процессам

Участники о проекте

Зелимхан Сулейманов

Руководитель проекта

«Агропромышленная сфере очень специфична: сезонный бизнес, удаленность от больших городов, сжатые сроки, в которые нужно успеть снять урожай или засеять пашню. Изменения здесь воспринимаются с большим трудом и скепсисом. При этом проблемы схожи с другими индустриями: большой процент разовых закупок, плохое планирование, низкий уровень автоматизации процессов, некорректное планирование. Запчасти — показательная категория, оптимизация процесса в ней создает базу для изменений во всех остальных категориях»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашей системы закупок и на консультации расскажем, что улучшить.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация некоммерческих закупок для крупного продуктового ритейлера

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация закупок для строительной компании

Консалтинг в сфере закупок

Оптимизация производственных закупок для крупной международной компании