Аудит конкурса на поставку сканеров для крупной продуктовой сети

Задача

Провести аудит конкурса, оценить результаты, изучить процесс закупок и предложить улучшения. Дать рекомендации, как получить более низкую стоимость без ухудшения качества и увеличения сроков.

Клиент

Крупный российский продуктовый ритейлер. Компания управляет несколькими торговыми сетями — магазины формата «у дома», супермаркеты и гипермаркеты. Всего свыше 5000 магазинов.

Тип услуги

Поддержка функции закупок

Период

Апрель 2015

Ситуация

Для соблюдения требований законодательства Российской Федерации необходимо было закупить специальные сканеры для считывания новой акцизной марки. ИТ-служба инициировала открытый конкурс на тендерной площадке, получила предложения от потенциальных поставщиков, сделала сравнение и вынесла принятие решение на тендерный комитет. У руководителя тендерного комитета (CFO) не было уверенности, что рекомендуемое решение отвечает интересам компании.

Необходимо было закупить специальные сканеры
Был проведен конкурс по закупке сканеров и отобраны поставщики
Руководитель тендерного комитета сомневался в правильности решения

Процесс

1. Сбор и анализ данных

Провели аудит конкурса по нескольким параметрам — полнота информации, предоставляемой поставщиками, сроки предоставления данных, сроки поставок, требования к поставщикам. Сделали оценку рынка производителей и поставщиков сканеров в России и в Китае. Проверили корректность расчетов в сравнительной таблице, составленной по итогам конкурса.

Провели аудит конкурса по нескольким параметрам
Сделали оценку рынка производителей и поставщиков сканеров
2. Проведенные работы

Выявили, что конкурс проведен с нарушениями — нет прозрачности мероприятий, есть конфликт интересов и ограничение конкуренции. Обратили внимание, что ИТ-служба не применяла подход, при котором рассчитывается общая стоимость владения (Total Cost of Ownership). Показали, что компания потратит много средств и не получит нужный уровень сервиса. Предоставили рекомендации по доработке ТЗ и конкурса.

Результаты

По итогам рекомендаций тендерный комитет обязал службу закупок провести дополнительную работу.

 

Другие достижения по проекту:

  • выработан прозрачный процесс выбора поставщика
  • соблюден подход TCO
  • разработана методология выбора ИТ-поставщика

Экономия составила 46% или 46 млн рублей.

Отзыв клиента

Руководитель тендерного комитета ритейл-компании

«Несмотря на то, что тендерные комитеты формируются из сотрудников подразделений, оценить эффективность закупки по сложным техническим проектам достаточно сложно из-за нехватки экспертизы. Коллеги из PrECA помогли нам посмотреть на закупку под другим углом, задать правильные вопросы инициаторам и службе закупок и сэкономить миллионы рублей».

Инструменты

Навыки

  • управления задачами и проектами
  • коммуникации со стейкхолдерами поставщиками
  • стратегического мышления
  • работы с закупочной документацией
  • получения, структурирования и анализа данных

Знание рынка, категории и функциональной области

  • знание специфики категории “ИТ оборудование”
  • собственная база рыночных тарифов по  регионам
  • знание структуры рынка поставщиков и специфики их работы
  • собственная база из более 5000 поставщиков
  • общедоступные базы поставщиков: 2ГИС, СПАРК

Методология закупок и лучшие практики

  • методология оптимизации закупок по категории: правила, процедуры, инструкции
  • шаблоны документов: RFI, RFP, ТЗ, контракты, опросники
  • лучшие практики транснациональных компаний
  • консолидация объемов закупок

ИТ- инструменты

  • ПО для автоматизации сорсинга
  • ПО для управления проектами
  • макросы и таблицы для обработки и анализа больших массивов данных

Участники проекта

Зелимхан Сулейманов

Руководитель проекта

Анатолий Цыпкайкин

Консультант по бизнес-процессам

Участники о проекте

Анатолий Цыпкайкин

Консультант по бизнес-процессам

«В своей работе мы часто сталкиваемся с тем, что компании компенсируют низкие компетенции сотрудников службы закупок жесткими регламентами и несколькими уровнями контроля вместо того, чтобы развивать человеческий потенциал. Однако, в долгосрочной перспективе этот подход не работает. Если вы хотите иметь прозрачные закупки и цены в рынке, то вам придется инвестировать в развитие закупочной функции, либо передавать закупочный процесс на аутсорсинг.»

Заказать бесплатную консультацию

Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Мы проведем экспресс-диагностику вашего процесса и расскажем, что можно улучшить с помощью аутсорсинга.

Нажимая на кнопку вы даете согласие на обработку персональных данных

Спасибо. Мы перезвоним Вам в ближайшее время
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Другие проекты этой категории

посмотреть все проекты

Поддержка функции закупок

Исследование рынка услуг складского хранения для производственной компании

Поддержка функции закупок

Исследование рынка перевозок для производителя изоляционных материалов