Многие руководители не понимают, зачем отделять закупки от инициаторов и держателей бюджета. Они рассуждают так: «Для закупок транспортных услуг у нас есть выделенный человек, который находится в структуре транспортного отдела. Зачем переводить эту функцию в отдел закупок?».
Другой вариант развития событий — когда руководителю предлагают нанять закупщика со стороны, тогда рассуждения следующие: «Как внешний эксперт закупит транспорт лучше нашего сотрудника? Транспорт — сложная услуга, в которой ежедневно требуется оперативное управление. Директор по логистике и менеджеры — эксперты по транспорту и лучше них условия никто не найдет».
Похожие рассуждения мы встречаем почти в каждой компании. Особенно остро этот вопрос стоит в услугах. Закупкам отдают ТМЦ, расходные материалы, сырье, где есть организация поставок и запасы. Услуги не передают, потому что считают, что закупщик не обладает достаточным уровнем экспертизы.
Разберемся, почему ведение закупок инициаторами ведет к завышению годовых затрат на закупки на 20-30%. Речь идет о прямых и косвенных затратах — персонал, оборотный капитал и т.д. Если в вашей компании есть категории, которые не переданы в отдел закупок, то эти аргументы пригодятся, когда вы придете к руководству с целью убедить в необходимости расширения списка покрываемых категорий.
6 причин, которые «мешают» инициаторам экономить
1. Инициаторы не заинтересованы в экономии
Инициаторы не получают бонусы за то, что нашли поставщика с лучшими ценами и условиями. Их не премируют за порядок с документооборотом, оптимальное количество поставщиков, контрактов, счетов или если у компании отсутствуют валютные риски. Конечно, руководители отделов рады, когда удается в рамках бюджета купить больше товаров или заказать больше услуг, но если этого не произошло никто их не накажет.
В отличие от инициаторов, в компании где выстроен отдел закупок, профессионал по закупкам получает бонусы от достигнутых результатов. Бонусы зависят от эффективности закупок, которая определяется по следующим показателям: снижение общей стоимости, сокращение сроков и оборотного капитала (увеличение отсрочки платежа).
2. Инициаторы склонны к завышению бюджетов
Некоторые инициаторы намерено завышают бюджет и дело необязательно в коррупции. Для руководителя проще и удобнее сразу заложить в бюджет средства на непредвиденные расходы, чем лишний раз просить деньги.
Совмещение ответственности за бюджет и закупку называется конфликтом интересов и это главный враг собственника. В случае конфликта интересов часто возникает риск коррупции, потому что инициатор является одновременно заказчиком и исполнителем. Он организует процесс закупки, заказывает и принимает товары или услуги.
Пример из практики
В одной компании мы проводили проект по строительным услугам. В ходе проекта выяснилось, что директор закладывал на строительство новых объектов на 15% больше, чем требовалось по бюджету. По факту объекты обходились дешевле, а заложенные сверху средства он направлял на дополнительные работы, от которых легко можно было отказаться. Также «подушка» требовалась на случай досрочного окончания строительства, как доплата за срочность и отсутствие планирования.
В другой компании платили подрядчику за техническое обслуживание инженерных систем на 15-20% больше для того, чтобы они по первому звонку выполняли любые запросы, в том числе вне договорных работ.
3. У инициаторов нет закупочных навыков и компетенций
Инициаторов никто не учит правильно проводить закупки. Самостоятельно этому они тоже не обучаются, так как закупки для них не основная деятельность. Поставщики часто пользуются тем, что инициатор не имеет закупочных навыков и вставляют в договор ненужные услуги, намеренно завышая стоимость и убеждая инициатора купить более дорогой товар, чем ему реально нужно. За отсутствие закупочной экспертизы у инициаторов платит вся компания.
Пример из практики
При проверке закупок в клиентской компании мы выяснили, что оператор телеком услуг убедил клиента купить в пять раз более скоростной канал, мотивируя это тем, что принтеры будут быстрее печатать первичные документы. Мы проанализировали и показали, что уменьшение скорости канала не повлияет на скорость печати, а значит, затраты на покупку более скоростного канала — ненужная трата денег.
4. Инициаторы работают с ограниченным количеством поставщиков
Один раз выбрав поставщика, инициаторы работают с ним постоянно. Это удобно. Нет волокиты с тендерами, отработан документооборот, проверен поставщик. Любые изменения — неудобства. Товары или услуги нового поставщика надо проверять, а поставщика согласовывать со службой безопасности. В результате мы получаем отсутствие конкуренции, которое ведет к завышению стоимости и повышению рисков для компании.
Пример из практики
В клиентской компании ИТ-директор проводил тендер на серверы одного OEM вендора. Тендер проводился между партнерами одного и того же вендора и сумма получилась большой. Генеральный директор попросил нас проанализировать тендер. Мы посмотрели и поняли, что реальной конкуренции не было, потому что партнеры давали примерно одинаковые суммы. Мы провели тендер повторно с участием других вендоров и стоимость сервера снизилась на 20%! И это при закупке на несколько сотен тысяч долларов.
5. Инициаторы выбирают поставщика необъективно
Во многих компаниях при проведении тендеров победитель определяется заранее. Иногда инициатор может выбрать поставщика еще на стадии разработки технического задания. Это происходит по разным причинам. Например, инициатор решает, что ему это удобно или он хочет провести закупку быстро или присутствует заинтересованность коррупционного характера. В случаях, когда закупками занимается инициатор, служба безопасности при всем желании не сможет найти причину, потому что изначально не является частью процесса.
6. Инициаторы завышают затраты из-за отсутствия консолидации объемов
Инициаторы часто «разбросаны» по подразделениям компании, поэтому каждый отвечают за часть затрат. В итоге разные подразделения работают с разными поставщиками по одной и той же категории. Другая проблема — отсутствие планирования объемов и практики проведения сорсинга на годовую потребность. Закупки проводятся в рамках текущих потребностей, что создает лишнюю нагрузку для бухгалтерии и финансов из-за большого количества дополнительных соглашений, счетов, заказов. В результате завышенные затраты, риски в контрактах, риски по надежности и качеству поставок.
Пример из практики
К нам обратился клиент, у которого один завод в Москве, другой — в регионе. Московский завод работает с одним поставщиком услуг печати, региональный с другим. В результате происходит потеря объемов и консолидации, плюс компания несет дополнительные трудозатраты: 2 договора, 2 аккаунт менеджера, 2 счета.
Итог
Перечисленные причины отражаются на качестве взаимодействия с поставщиками и на эффективности закупок. Неудивительно, что простая передача закупок от инициаторов к профессиональным закупщикам может сэкономить компании деньги.
По нашему опыту в любой категории, где закупки были переданы от инициаторов к закупщикам экономия составила от 10% до 50%. В этом легко убедиться, посмотрев наши кейсы. Если вы хотите понять, как сможете оптимизировать закупки в вашем случае оставьте заявку, и мы рассчитаем возможный эффект от передачи закупок профессиональным закупщикам.
