Почему лучше не делать интеграцию ИТ-решений для закупок с ERP?

Какой руководитель не мечтает повысить производительность труда за счет сокращения времени на выполнение рутинных задач. Ведь это позволяет снизить себестоимость и увеличить прибыль.

Обычно руководители хотят избавиться от дублирования процессов, ввести единые справочники и чтобы данные в справочниках использовались во всех ИТ-системах. Их волнует вопрос безопасности и фрода при выполнении транзакций, поэтому в компаниях при автоматизации процессов сорсинга стремятся провести интеграцию ИТ-решений для сорсинга с ERP.

Руководитель представляет, что данные будут автоматически переходить из одной системы в другую без ручной обработки. Например, если в системе ERP создается заявка на закупку без источников поставки, то она автоматически попадает в сорсинговый модуль, где проходят торги, выбирается поставщик, определяется номенклатура и цена. Затем заявка возвращается в ERP и дальше автоматически конвертируется в заказ, приход и оплату.

На первый взгляд, идеальная картина. Разберем, почему ее сложно получить на практике. Сначала посмотрим, какие решения для стратегического сорсинга предлагает современный ИТ-рынок.

Варианты ИТ-решений для сорсинга

В данном случае речь идет о решениях, которые охватывают следующие процессы: сорсинг (поиск и выбор поставщика), контрактация, управление поставщиками, управление закупочными проектами. Последнее используется для категорийного менеджмента в сложных сорсинговых проектах.

4 варианта ИТ-решений:
  1. Облачные решения для стратегического сорсинга, такие как Scanmarket или Ariba
  2. Коробочные решения такие как SAP SRM или Oracle eProcurement
  3. Электронные торговые площадки такие как B2B центр или ЭТП Газпромбанка
  4. Кастомные собственные разработки компаний

5 доводов против интеграции ИТ-решений для сорсинга с ERP

1. Система для сорсинга и ERP имеют разные цели

Система для стратегического сорсинга — творческое, стратегическое решение для автоматизации закупок, которое не связано с операционными закупочными процессами. Здесь важны удобство для поставщиков и закупщиков, гибкость и функциональность для работы разных функций в едином пространстве.

ERP — учетная транзакционная система компании. В части закупок она используется для организации операционного процесса закупок, оплат, финансового учета, контроля фактических затрат. Как мы видим, у данных систем разные предназначения, поэтому их сложно интегрировать.

Приведем пример

Допустим, нам нужно найти поставщика для поставки расходных материалов. Мы проводим сорсинг на годовую потребность в расходных материалах. Приглашаем пять поставщиков и в итоге выигрывает один. Нам в ERP пять поставщиков не нужны, а нужен только победитель, который предложил лучшие условия и цену. В ERP мы один раз создаем контракт с победителем и если необходимо заводим наиболее часто закупаемую номенклатуру. Это делается один раз и для этого не нужна дорогостоящая интеграция.

Если в компании проведена интеграция ИТ-решений с ERP, то мы должны завести в ERP пять поставщиков, хотя по факту понадобится только один. Для того, чтобы завести в ERP пять поставщиков нужно пройти девять кругов ада: проверить благонадежность, собрать документы, согласовать с СБ, юристами, финансистами и т.д. Гораздо легче по итогам сорсинга один раз в год с помощью Excel внести в ERP выигравшего поставщика, поставляемую номенклатуру и цены.

2. Интеграция длится месяцами и ведет к ненужным расходам и рискам

Часто внедрить ИТ-решение дешевле, чем построить интерфейсы интеграции. С интеграцией стоимость внедрения увеличивается в несколько раз. Во всех процессах участвует ИТ-служба, технари вендора, консультанты — все это увеличивает риски и сроки реализации проекта.

Допустим, вы внедрили интеграцию, а потом понимаете, что система не работает, но «соскочить» уже не можете, так как средства на автоматизацию потрачены и вам никто не даст новый бюджет на изменение системы. При этом компания начинает зависеть от вендора, который может потихоньку увеличивать стоимость лицензии, поддержки и доработок.

Без интеграции вы можете использовать ИТ-решение для сорсинга уже на следующий день, что позволяет быстро и легко обосновать эффективность трат на автоматизацию сорсинга перед руководством компании.

3. Интеграция ведет к проблемам с мастер-данными

У этих систем разные мастер-данные. При заведении поставщика в базу ERP он проверяется службой безопасности, бухгалтерией и юристами, поэтому в базу попадают компании, с которыми вы планируете работать. При стратегическом сорсинге наоборот нужно упростить все процессы, чтобы привлечь наибольшее количество поставщиков и создать конкуренцию.

Теперь представьте, что системы объединены. В этом случае служба безопасности считает систему для сорсинга продолжением ERP и распространяет «протоколы безопасности» на всех потенциальных поставщиков, что увеличивает трудозатраты закупщиков и поставщиков.

Кроме этого, есть проблема с материалами. В стратегическом сорсинге нет кодов материалов и они и не нужны, потому что там работают с категориями закупок, а номенклатура описана в формате свободного текста. При попытке интеграции мастер данных возникают вопросы мэппинга групп материалов в ERP и сорсинге. При этом невозможно перенести код материала в сорсинг и приходится переносить только свободный текст.

4. Интеграция ограничивает выбор решений для сорсинга и осложняет отношения с вендорами

Многие решения дают возможность интеграции лишь на уровне API, так как глубокие интеграции работают плохо даже у вендоров, которые умеют их настраивать.

Наоборот без интеграции легко управлять отношениями с вендорами. Вендор ERP отвечает за ERP, вендор eSourcing отвечает за eSourcing. Если вы объединяете системы, то границы ответственности между вендорами размываются. Возникают проблемы при релизе новой версии решения, потому что вендоры начинают обвинять друг друга и консультанта во всех нестыковках.

5. При интеграции в фокусе технические тонкости, а не бизнес-процессы

Вместо того чтобы расширять перечень покрываемых решением категорий, вы тратите время на интеграцию и решение проблем, связанных с ней. Тогда как усилия нужно тратить на изменения бизнес-процессов, организационные изменения, регламенты, поддерживающие новый бизнес-процесс и т.п.

Итог

Подходите к интеграции осознанно. Рекомендуем сначала внедрить ИТ-решения для сорсинга, покрыть все категории и только тогда задуматься нужна ли вам интеграция с вашей ERP-системой.

В нашей практике был случай, когда компания вложила деньги в интеграцию, пытаясь построить интерфейс с системой eSourcing, а в итоге отказалась от этого решения, потому что софт оказался сложным, дорогим и не принес ожидаемого эффекта.

Если у вас есть вопросы по ИТ-решениям для сорсинга или вы хотите проконсультироваться по поводу автоматизации закупок — напишите нам, и мы бесплатно поделимся своим опытом.

Оцените полезность статьи

Поделиться статьей:

Почему отделение закупок от инициаторов ведет к уменьшению расходов на 20-30%

7 ноября 2019

Как индустриальная привязка мешает компаниям оптимизировать закупки?

19 июля 2019