В крупных компаниях затраты достигают миллиарды рублей, поэтому любые усилия по оптимизации закупок могут принести ощутимые результаты в виде экономий. За время работы с компаниями из разных отраслей мы выявили три распространенных проблемы в организации закупок. Рассмотрим варианты решения проблем на примерах из нашей практики.
ТОП-3 проблем с закупками в крупных компаниях, о которых пойдет речь в статье:
Не оптимизированы некоммерческие закупки
Отсутствует автоматизация процессов
Действует много бюрократических процедур
Не оптимизированы некоммерческие закупки
Во многих компаниях закупкам традиционно отводят рутинные задачи по приобретению сырья, комплектующих и услуг для основной деятельности. У закупщиков не остается времени на поиск подрядчиков по услугам связи, маркетинга, логистики, бухгалтерии или клининга. Непроизводственными затратами занимаются менеджеры или руководители подразделений.
ТОП-менеджеры не всегда знают, какие экономии принесет передача некоммерческих затрат закупщикам, поэтому не стремятся изменить ситуацию. От этого страдают финансы, так как никто не следит за тем, чтобы был выбран подрядчик с оптимальными ценами и условиями. Плюс если закупки ведет сотрудник, который распоряжается бюджетом — прямой путь к появлению системы откатов. В своей практике мы часто сталкиваемся с откатами за контракт. Не любят заниматься закупками и сами инициаторы, так как это приводит к дополнительным обязанностям — ведению документооборота, поиску и выбору поставщиков, заключению контрактов.
Пример из практики: оптимизация затрат на услуги связи привела к уменьшению расходов на 7,5 млн рублей в год
К нам обратился крупный международный производитель листового стекла с целью сократить расходы на услуги связи. С компанией работало 15 провайдеров. Тарифы и договора не обновлялись 5 лет. После подсчетов расходов выяснилось, что ежегодно на связь тратится 18,9 млн рублей.
Мы провели работы по оптимизации затрат на услуги связи и сократили расходы на 7,5 млн рублей в год. Выбрали двух провайдеров и зафиксировали новые условия работы на ближайшие 3 года. В результате не только сэкономили деньги, но и снизили трудозатраты. Сотрудники стали тратить меньше времени на ведение документооборота — подписание договоров, заполнение бланков заказов, получение и обработку счетов. Посмотреть полное описание кейса.
Отсутствует автоматизация процессов
В России объемы использования ИТ-решений крупными и средними компаниями на порядок ниже, чем в развитых странах мира. Мы сталкивались с тем, что в крупных компаниях с миллионными бюджетами закупок конкурсы проводят с использованием программ Microsoft Office.
В компаниях не ведутся базы данных поставщиков. Контракты и поставщики завязаны на конкретных сотрудниках. Если работник увольняется, то сложно понять, как был выбран поставщик, по каким критериям, почему с ним работают на невыгодных для компании условиях.
Пример из практики: автоматизация процессов закупок уменьшила расходы на 12% или 4,1 млн рублей в год
Клиент — лидер в производстве гофрированной упаковки. В компании клиента процесс закупок происходил по старинке — несколько постоянных поставщиков, отсутствие тендерной документации и базы подрядчиков.
При проведении конкурсов использовались программы Microsoft Office. Директора поставили задачу сокращения расходов и повышения прозрачности закупок. Для достижения цели было принято решение автоматизировать процессы с помощью системы eSourcing компании Scanmarket. Автоматизация позволила уменьшить расходы на 12% или 4,1 млн рублей в год, сократить период поиска поставщиков и время подготовки документации. Узнать подробности проекта.
Действует много бюрократических процедур
Одна из причин появления бюрократических барьеров — попытки исключить возможность воровства и неэффективного расходования средств. Эти благие намерения постепенно приводят к тому, что система обрастает ненужными требованиями, из-за которых новые поставщики отказываются принимать участие в тендерах.
В результате рост затрат, раздутый штат сотрудников и подрядчики с низким качеством товаров и услуг. Закупщикам приходится выполнять десятки требований и согласовывать результаты с 10-12 сотрудниками внутри компании, чтобы провести закупку. После этого у них не остается времени на поиск поставщиков с оптимальными предложениями.
Пример из практики: выявили возможности для сокращения затрат на 11% или 5 млрд рублей в год
Клиент — продуктовый российский ритейлер, в сеть которого входит более 5000 магазинов. Закупки проводились с помощью системы SAP ERP и электронной торговой площадки собственной разработки. Несмотря на это много времени занимали ручные операции и бумажная работа. По одной категории было 5-7 заказчиков, которые закупали схожую номенклатуру у разных поставщиков. Действовали 26 закупочных регламента, которые противоречили друг другу.
Мы дали рекомендации по автоматизации процессов, выстраиванию оргструктуры закупок, построению системы категорийного менеджмента, разделению функций и уменьшению срока принятия решений по крупным закупкам. Планируемое сокращение затрат после внесения изменений должно составить 11% или 5 млрд рублей в год. Посмотреть описание проекта.
Итог
Специфика сферы закупок такова, что здесь всегда есть место для улучшений. Для того чтобы оптимизировать процессы закупок не нужно изобретать велосипед. Равняйтесь на лучших в отрасли и перенимайте положительный опыт российских и западных компаний. Со своей стороны мы готовы поделиться собственной практикой оптимизации закупок в крупных компаниях. Оставьте заявку на консультацию и мы расскажем вам о наших проектах.
