Как оптимизировать сроки закупок и снизить затраты

Сроки закупок — один из показателей, который сигнализирует  все ли в порядке с системой закупок. Стоит бить тревогу в двух случаях: если закупки проходят быстро — за 1- 2 недели или растягиваются на 9-12 месяцев. Такие короткие или длинные периоды закупок «говорят» о том, что система нуждается в оптимизации.

В статье рассмотрим:

 

Какие показатели анализировать для оптимизации сроков

 

На срок проведения закупок влияют 4 фактора:

  1. скорость реакции отдела закупок на запросы инициаторов;
  2. сроки проведения сорсинговых проектов;
  3. быстрота сбора информации, аналитики, статистики по закупке;
  4. условия работы с поставщиками — сроки поставок, оказания услуг, реакции на проблемы и скорость их устранения.

Рассмотрим более подробно возможные сценарии развития событий при изменении данных факторов.

Ситуации, которые приводят к росту затрат

 

«Горящие» сроки по CAPEX проектам

Например, компании нужно срочно купить мебель в новый офис или оперативно приобрести компьютеры, а отдел закупок занят своими проектами и не готов приступить прямо сейчас. В этой ситуации закупки проводят инициаторы, что ведет к завышению затрат.

Длинные сроки по OPEX проектам

Это неизбежно если у отдела закупок или инициаторов не определены дедлайны по оптимизации затрат и не привязаны к срокам KPI.

Например, руководство поручает снизить затраты на услуги связи. Сделать это можно за 3-4 месяца. Однако отдел закупок или ИТ-менеджеры ведут проект «в своем режиме» и выполняют задачу за 12 месяцев. Все это время компания недополучает экономии и некоммерческие выгоды, работая по старым тарифам и условиям.

Избыток бюрократических процедур

Излишняя бюрократия приводит к затягиванию сроков. Например, компания закупает серверное оборудование, проводит конкурс и выбирает поставщика. Пока согласовываются итоги конкурса, вырастает курс и бюджета на закупку не хватает. Приходится менять спецификацию и проводить конкурс заново.

Или компания проводит конкурс по консалтингу и выбирает поставщика. Однако, пока закупщик согласовывает итоги конкурса, поставщик подписывает контракт с другим клиентом и теперь не может в полной мере и к нужному сроку выполнить все условия. Приходится заново искать исполнителя на рынке.

Проведение закупок на бумаге

Если закупки проводятся в бумажной форме, то все коммерческие предложения, формы, бланки, отчеты оформляются на бумаге с подписями и печатями. Бумажная волокита приводит к росту сроков закупок.

Например, в одной крупной строительной компании закупщики требуют от поставщиков коммерческие предложения в бумажном виде с подписью и печатью. Далее эти предложения сканируют и сохраняют в специальной папке — двойная работа и увеличение сроков. Проще и быстрее запросить КП в электронном виде, желательно в системе eSourcing, где уже внесены все поставщики, есть шаблоны запросов и писем.

Большая загруженность закупщиков

К примеру, в отделе закупок крупной агропромышленной компании работают всего два сотрудника. Они выполняют широкий спектр задач: поиск поставщиков, заключение договоров, претензионная работа, реализация отходов, что неизбежно приводит к затягиванию сроков из-за непосильной нагрузки. При этом непрямые закупки идут без их участия, потому что у закупщиков не хватает ресурсов.

Недоработки в автоматизации закупок

На рост сроков влияют громоздкие ИТ-системы, недостаточная автоматизация и дублирование процессов. Например, чтобы попасть в пул поставщиков компаний, которые публикуют закупки на площадке Сбербанк АСТ, нужно пройти две аккредитации: самой площадки Сбербанк АСТ и интересующей компании. При этом набор документов по двум процедурам практически идентичен, поэтому логично упростить процесс и сделать одну общую аккредитацию.

Иногда закупщики используют в работе только Excel и Word, и хранят данные на рабочем месте. При таком подходе с уходом закупщика новому сотруднику приходится искать контакты поставщиков, историю по прошедшим тендерам и восстанавливать документы — все это занимает время. При этом неизбежна частичная или полная потеря информации по закупкам.

Что делать для оптимизации сроков закупок

 

Установите нормативы по срокам по каждому типу проекта/запросам

Разработайте и утвердите SLA по срокам между отделом закупок и другими функциями. Например, обработка новой заявки не более 2 дней, конвертация заявки в заказ и отправка поставщику в течение 3 дней.

Пропишите в контрактах с поставщиками сроки поставок и/или оказания услуг и ответственность за их несоблюдение. Например,«поставка ИТ-оборудования в течение 1 недели после размещения заказа» или «восстановление работоспособности офисного оборудования в течение 2 часов». Вы избежите проблем с инициаторами и поставщиками, а при срыве сроков по вине поставщика потребуете возместить убыток.

Заведите сорсинг план

План позволит руководству — CFO, Supply chain/закупки отследить, в какой срок реализуются экономии от сорсинга. Если инициатор и/или закупщик срывают сроки проекта, то они будут отчитываться перед руководством. Вот пример сорсинг плана. Учитывайте, что сорсинг план должен быть синхронизирован с процессом бюджетирования.

Стройте бюджетирование по результатам сорсинга

Для того, чтобы в бюджете на следующий год появились новые цены и условия, инициаторы и закупщики должны успеть провести сорсинг до формирования бюджета.

Если они не успевают — привлекайте внешние ресурсы. Главное, чтобы суммы затрат, заложенные в бюджет, строились на оптимальных коммерческих условиях.

Например, для того, чтобы в сентябре заложить бюджет на услуги связи нужно с мая по август провести сорсинг и подписать контракт по новым тарифами. Если в контракте тарифы будут на 20% ниже текущих, то и в бюджет на следующий год нужно заложить на 20% меньше средств.

Если провести сорсинг после бюджетирования, велика вероятность, что сэкономленные 20% потратятся на что-то не совсем полезное и нужное для компании.

Разработайте документ со сроками сорсинга и поставок

Пусть внутри компании будет документ со сроками сорсинга и поставок по разным категориям. Он поможет внутренним клиентам понять, сколько времени занимает реализация потребности, а закупкам правильно распланировать свои активности.

Вот пример документа, который регламентирует по типу закупочных мероприятий.

Закладывайте достаточные сроки в CAPEX проектах

Установите сроки, которые позволят отделу закупок провести полноценный сорсинг. Договоритесь с руководителями проектов о разумном планировании. Ситуации, когда к закупщику прибегает менеджер проекта с квадратными глазами и требует «срочно согласуй мне контракт с ЭТИМ поставщиком, иначе проект будет сорван» должны быть исключены из работы.

Вовлекайте закупщиков в проектные команды и пусть они проактивно выясняют, какие потребности в закупках есть у инициаторов. Можно составить матрицу по типам CAPEX  проектов, которая будет перед глазами у всех менеджеров. Тогда в график любого проекта будет «зашито» время для проведения сорсинга и контрактации.

Подитог

 

Обращайте внимание на сроки закупок. Это поможет вам понять нет ли сбоев в закупках. Для оптимизации сроков:

  • установите сроки по каждому типу проекта или запросу;
  • заведите сорсинг план;
  • стройте бюджетирование по результатам сорсинга;
  • разработайте документ со сроками сорсинга и поставок;
  • закладывайте оптимальные сроки в CAPEX проектах.

Оцените полезность статьи

Поделиться статьей:

В чем разница между purchasing и procurement и почему это важно?

1 марта 2019

Проверьте, следуете ли вы этим 7 правилам оптимизации процесса закупок

19 февраля 2019