Сроки закупок — один из показателей, который сигнализирует все ли в порядке с системой закупок. Стоит бить тревогу в двух случаях: если закупки проходят быстро — за 1- 2 недели или растягиваются на 9-12 месяцев. Такие короткие или длинные периоды закупок «говорят» о том, что система нуждается в оптимизации.
В статье рассмотрим:
- какие показатели анализировать для оптимизации сроков
- ситуации, которые приводят к росту затрат
- что делать для оптимизации сроков закупок
Какие показатели анализировать для оптимизации сроков
На срок проведения закупок влияют 4 фактора:
- скорость реакции отдела закупок на запросы инициаторов;
- сроки проведения сорсинговых проектов;
- быстрота сбора информации, аналитики, статистики по закупке;
- условия работы с поставщиками — сроки поставок, оказания услуг, реакции на проблемы и скорость их устранения.
Рассмотрим более подробно возможные сценарии развития событий при изменении данных факторов.
Ситуации, которые приводят к росту затрат
«Горящие» сроки по CAPEX проектам
Например, компании нужно срочно купить мебель в новый офис или оперативно приобрести компьютеры, а отдел закупок занят своими проектами и не готов приступить прямо сейчас. В этой ситуации закупки проводят инициаторы, что ведет к завышению затрат.
Длинные сроки по OPEX проектам
Это неизбежно если у отдела закупок или инициаторов не определены дедлайны по оптимизации затрат и не привязаны к срокам KPI.
Например, руководство поручает снизить затраты на услуги связи. Сделать это можно за 3-4 месяца. Однако отдел закупок или ИТ-менеджеры ведут проект «в своем режиме» и выполняют задачу за 12 месяцев. Все это время компания недополучает экономии и некоммерческие выгоды, работая по старым тарифам и условиям.
Избыток бюрократических процедур
Излишняя бюрократия приводит к затягиванию сроков. Например, компания закупает серверное оборудование, проводит конкурс и выбирает поставщика. Пока согласовываются итоги конкурса, вырастает курс и бюджета на закупку не хватает. Приходится менять спецификацию и проводить конкурс заново.
Или компания проводит конкурс по консалтингу и выбирает поставщика. Однако, пока закупщик согласовывает итоги конкурса, поставщик подписывает контракт с другим клиентом и теперь не может в полной мере и к нужному сроку выполнить все условия. Приходится заново искать исполнителя на рынке.
Проведение закупок на бумаге
Если закупки проводятся в бумажной форме, то все коммерческие предложения, формы, бланки, отчеты оформляются на бумаге с подписями и печатями. Бумажная волокита приводит к росту сроков закупок.
Например, в одной крупной строительной компании закупщики требуют от поставщиков коммерческие предложения в бумажном виде с подписью и печатью. Далее эти предложения сканируют и сохраняют в специальной папке — двойная работа и увеличение сроков. Проще и быстрее запросить КП в электронном виде, желательно в системе eSourcing, где уже внесены все поставщики, есть шаблоны запросов и писем.
Большая загруженность закупщиков
К примеру, в отделе закупок крупной агропромышленной компании работают всего два сотрудника. Они выполняют широкий спектр задач: поиск поставщиков, заключение договоров, претензионная работа, реализация отходов, что неизбежно приводит к затягиванию сроков из-за непосильной нагрузки. При этом непрямые закупки идут без их участия, потому что у закупщиков не хватает ресурсов.
Недоработки в автоматизации закупок
На рост сроков влияют громоздкие ИТ-системы, недостаточная автоматизация и дублирование процессов. Например, чтобы попасть в пул поставщиков компаний, которые публикуют закупки на площадке Сбербанк АСТ, нужно пройти две аккредитации: самой площадки Сбербанк АСТ и интересующей компании. При этом набор документов по двум процедурам практически идентичен, поэтому логично упростить процесс и сделать одну общую аккредитацию.
Иногда закупщики используют в работе только Excel и Word, и хранят данные на рабочем месте. При таком подходе с уходом закупщика новому сотруднику приходится искать контакты поставщиков, историю по прошедшим тендерам и восстанавливать документы — все это занимает время. При этом неизбежна частичная или полная потеря информации по закупкам.
Что делать для оптимизации сроков закупок
Установите нормативы по срокам по каждому типу проекта/запросам
Разработайте и утвердите SLA по срокам между отделом закупок и другими функциями. Например, обработка новой заявки не более 2 дней, конвертация заявки в заказ и отправка поставщику в течение 3 дней.
Пропишите в контрактах с поставщиками сроки поставок и/или оказания услуг и ответственность за их несоблюдение. Например,«поставка ИТ-оборудования в течение 1 недели после размещения заказа» или «восстановление работоспособности офисного оборудования в течение 2 часов». Вы избежите проблем с инициаторами и поставщиками, а при срыве сроков по вине поставщика потребуете возместить убыток.
Заведите сорсинг план
План позволит руководству — CFO, Supply chain/закупки отследить, в какой срок реализуются экономии от сорсинга. Если инициатор и/или закупщик срывают сроки проекта, то они будут отчитываться перед руководством. Вот пример сорсинг плана. Учитывайте, что сорсинг план должен быть синхронизирован с процессом бюджетирования.
Стройте бюджетирование по результатам сорсинга
Для того, чтобы в бюджете на следующий год появились новые цены и условия, инициаторы и закупщики должны успеть провести сорсинг до формирования бюджета.
Если они не успевают — привлекайте внешние ресурсы. Главное, чтобы суммы затрат, заложенные в бюджет, строились на оптимальных коммерческих условиях.
Например, для того, чтобы в сентябре заложить бюджет на услуги связи нужно с мая по август провести сорсинг и подписать контракт по новым тарифами. Если в контракте тарифы будут на 20% ниже текущих, то и в бюджет на следующий год нужно заложить на 20% меньше средств.
Если провести сорсинг после бюджетирования, велика вероятность, что сэкономленные 20% потратятся на что-то не совсем полезное и нужное для компании.
Разработайте документ со сроками сорсинга и поставок
Пусть внутри компании будет документ со сроками сорсинга и поставок по разным категориям. Он поможет внутренним клиентам понять, сколько времени занимает реализация потребности, а закупкам правильно распланировать свои активности.
Вот пример документа, который регламентирует по типу закупочных мероприятий.
Закладывайте достаточные сроки в CAPEX проектах
Установите сроки, которые позволят отделу закупок провести полноценный сорсинг. Договоритесь с руководителями проектов о разумном планировании. Ситуации, когда к закупщику прибегает менеджер проекта с квадратными глазами и требует «срочно согласуй мне контракт с ЭТИМ поставщиком, иначе проект будет сорван» должны быть исключены из работы.
Вовлекайте закупщиков в проектные команды и пусть они проактивно выясняют, какие потребности в закупках есть у инициаторов. Можно составить матрицу по типам CAPEX проектов, которая будет перед глазами у всех менеджеров. Тогда в график любого проекта будет «зашито» время для проведения сорсинга и контрактации.
Итог
Обращайте внимание на сроки закупок. Это поможет вам понять нет ли сбоев в закупках. Для оптимизации сроков:
- установите сроки по каждому типу проекта или запросу;
- заведите сорсинг план;
- стройте бюджетирование по результатам сорсинга;
- разработайте документ со сроками сорсинга и поставок;
- закладывайте оптимальные сроки в CAPEX проектах.