Как индустриальная привязка мешает компаниям оптимизировать закупки?

Довольно часто, начиная работу по новому проекту, мы сталкиваемся с тем, что слышим от клиента: «У нас своя специфика и нам необходимо специализированное решение, адаптированное под нашу индустрию».

На первый взгляд, в данном требовании есть рациональное зерно. Вполне понятно, что руководство хочет, чтобы предлагаемые решения были максимально адаптированы под отрасль, в которой работает компания и уже опробованы схожими по специфике организациями. Разберемся, в плюсах и минусах данного подхода.

Почему упор на специфике — тупиковый путь

Представим, что мы идем по этому пути, и, выполняя закупки, учитываем только специфику компании или индустрии. Мы изучаем особенности в части регулирования закупок, клиентской базы, производства и стараемся учесть эти факторы при проведении закупок.

Мы смотрим, как выполняют закупки конкуренты, учитываем их наработки или стараемся не повторить их ошибок. В итоге мы полностью адаптируем закупки к специфике отрасли, но при этом загоняем себя в определенные рамки, закрыв для компании возможность использовать опыт закупок из других отраслей.

Мы считаем, что в глобальном плане закупочные процессы едины во всех компаниях. На основании своего опыта мы можем утверждать, что едины не только принципы закупок, но и проблемы, с которыми сталкиваются компании. Часто в организациях нет данного осознания, потому что в закупках наблюдается тенденция смотреть на конкурентов и слепо копировать друг друга.

Например, компании, которые работают в промышленном секторе пренебрежительно относятся к FMCG индустрии и ритейлу. Они не воспринимают их всерьез и считают данные закупки легкими и простыми в исполнении. С небрежностью они относятся к процессам и проблемам системы закупок этих индустрий, считая, что нельзя опыт FMCG и ритейла перенести на их отрасль. Между тем FMCG и ритейл — очень конкурентные отрасли, в которых принимает участие иностранный капитал, поэтому они используют в закупках лучшие мировые практики и умеют налаживать все процессы закупок.

Случай из практики

Мы проводили проект в агрокомпании, где нам поставили задачу выявить причину затянутых процессов закупок и больших запасов ТМЦ. Нам озвучили, что в компании есть специфичные проблемы. В частности, так как это агропром, то в сезон возникает острая необходимость быстрого ремонта тракторов.

После анализа оказалось, что с подобной проблемой мы сталкивались и в других отраслях. Ситуация выглядела следующим образом: закупки из-за «горящих» сроков проводились вне системы, а потом их задним числом «проводили» через систему. Велась двойная работа, так как отдел закупок привлекался только для проведения оплаты.

Мы пришли к мнению, что в агросекторе закупки стандартны, хотя и имеют выраженную сезонность. При этом в данной компании столь основательно «поработали» над функционалом системы, что все процессы закупок стали сложными и трудно выполнимыми. Мы порекомендовали упростить процессы, внедрить стандартную функциональность и сквозной бизнес-процесс, чтобы отслеживать путь потребности от заявки до оплаты в ИТ-системе.

Вывод: смотрите шире на закупки, обращайте внимание на отрасли, где большая конкуренция и есть интересные наработки в оптимизации закупок.

Интеграция и доработка ИТ-решений — выброшенные деньги

Обычно больше всего настаивают на адаптации закупочных процессов промышленные компании. Они менее гибкие и любят адаптацию под свои нужды и интеграцию со всеми своими приложениями. В отличие от компаний промышленного сектора FMCG и ритейл берут решения и внедряют «по стандарту» без какой-либо адаптации и интеграции.

За счет этого они быстрее добиваются результатов и более эффективно используют ИТ-решения в закупках. По нашей практике не существуют отдельных ИТ-решений для автоматизации закупок именно промышленных компаний, даже надстроек таких нет. И если компания стремится развивать закупки, то не нужно ждать особенных решений, а стоит начать со стандартных предложений.

Случай из практики

Например, недавно мы внедрили облачное закупочное решение для промышленной компании без «адаптации» и интеграции с текущими системами. С первого дня внедрения компания начала получать результат около 6-14% экономий в зависимости от категории/проекта.

Вывод: интеграция и доработка закупочных решений в большинстве случаев — выброшенные на ветер деньги.

Как применить опыт среднего и малого бизнеса

Другой вариант закостенелых взглядов на закупки — это когда крупные компании не смотрят на средний бизнес. Они не присматриваются, какие новшества или лучшие практики внедряют более мелкие по масштабам организации.

При этом они забывают, что средние и небольшие компании более гибкие, чаще внедряют инновации и достигают большей эффективности в части управления затрат. Крупная компания обычно «продавливает» скидки за счет объема и таким способом оптимизирует затраты. Однако средние и мелкие фирмы подходят более творчески к оптимизации закупок за счет более интеллектуального использования ресурсов и денег. И этому стоит у них поучиться.

Случай из практики

У нас был случай, когда мы сравнивали тарифы на услуги связи двух производственных компаний одного холдинга. Одна компания была крупной с большим количеством заводов и огромными объемами закупок, другая — в 3 раза меньше по объемам закупок, но тарифы при этом у маленькой компании были в 2 раза ниже, чем у крупной, при скорости каналов в несколько раз выше.

Вывод: не смотрите на размер компании, если есть возможность использовать полезные практики закупок с пользой для своей компании, то внедряйте их у себя.

Итог

Предлагаем запомнить простую истину: «В закупках ваша компания конкурирует со всеми индустриями, кто покупает аналогичные ТМЦ и услуги, а не только с теми, кто ваш конкурент в продаже готовой продукции». Мы рекомендуем не привязываться к индустрии, размерам компании, а смотреть на разные сферы и внедрять лучшие практики.

Стройте унифицированную модель закупок с использованием лучшего, что уже есть в сфере закупок, а потом уже занимайтесь тюнингом, дополняя систему в части индустриальной специфики. Конечно, есть исключения из правил. Например, у компаний, которые работают по 223 ФЗ свои процессы, но унификация возможна и в данных секторах.

У нас большой опыт работы с разными по масштабу компаниями из различных отраслей, поэтому, если есть вопросы напишите нам. Мы проконсультируем по поводу оптимизации вашей системы закупок с учетом внедрения лучших практик из других отраслей.

Оцените полезность статьи

Поделиться статьей:

Почему лучше не делать интеграцию ИТ-решений для закупок с ERP?

7 ноября 2019

Почему отделение закупок от инициаторов ведет к уменьшению расходов на 20-30%

7 ноября 2019