Участники:

1. Елена Вышлова, Андрей Германчук – VG Procurement https://vgprocurement.ru
2. Зелимхан Сулейманов – Preca https://preca.ru/services/sorsing/
3. Сергей Масягин – WM Partners https://mwpartners.ru/autsorsing-zakupok
4. Владислав Воробьев (модератор) – Synfiny Advisors www.Synfiny.com

Сегодня тема аутсорсинга (передачи партнеру не ключевых операционных задач) стала весьма популярной. В бизнес-процессах многие функции активно выводятся на аутсорс. В цепях поставок это логистические функции (склад, транспорт, управление персоналом, даже разработки делаются внешними партнерами). В кадровой функции есть компании, которые обеспечивают кадровый документооборот, подбор персонала. Финансы давно пользуются внешними партнерами для услуг бухгалтерии, аудита. Информационные Технологии выводят на аутсорс функции help-desk, управления печатными машинами. Управление зданиями, услуги по обслуживанию оборудований также могут осуществляться партнером, внешней компанией. При этом функции закупок и снабжения остаются внутри организации. Компания Синфини Эдвайзерс собрала профессионалов в области закупок, чтобы обсудить данную тему, попробовать понять, что останавливает российские компании от использования внешней закупочной экспертизы.

В текущем году пандемия Covid повлияла на процесс аутсорсинга в том числе. Во-первых, для собственников, руководителей собственные сотрудники стали более ценны, появился больший фокус на заботу о них, где-то собственные сотрудники стали и дешевле. Во-вторых, повысилась лояльность работников, в неспокойной ситуации люди стали крепче держаться за рабочее место, конкуренция за персонал снизилась. Когда необходимо выжить, вопрос эффективности отошел на второй план. Бюджеты урезают в более простых областях – сокращают командировки, уменьшают офисные помещения, сокращают потребление. Рынок замер в ожидании, долгосрочные проекты пока не в приоритете.  Однако, интерес к аутсорсингу есть, тема обсуждается.

Какие же факторы влияют на решение компаний привлечь к закупкам внешнего партнера? Что требуется, чтобы аутсорсинг стал востребованным?

С одной стороны, на рынке есть мнение, что задачи, связанные с деньгами, с их тратой, лучше держать внутри организации. Это надежней, менее рискованно. Также компании не испытывают полного доверия к внешнему партнеру, не уверены, что он все сделает правильно.  С другой – не находится предложения, где аутсорсер был бы готов подстроиться под нужды клиента. Так ли это? Эксперты не согласны с такой постановкой вопроса. Есть глобальные компании, есть российские, готовые предложить качественный сервис, выстроить процесс для конкретного клиента. Но на сегодняшний день сама функция закупок в России находится на таком уровне, когда лишь 30-40% потраченных компаниями денег, контролируется отделами закупок, а не 80-90%, как в развитых структурах. Многие серьезные проекты в крупных российских компаниях осуществляются без привлечения отделов закупок. А если отдел существует, он максимально настроен на то, чтобы быстро обработать заявку «внутреннего клиента», вовремя привезти товар или сделать контракт на услугу. А зачастую сам «внутренний клиент» закупает товары и услуги, как считает нужным. В объеме своей ответственности закупки стараются сделать все сами, своими силами, но объять необъятно непросто. И тут надо либо развивать внутренние компетенции, либо брать их на стороне. Пока у большинства компаний нет фокуса на управление категорией, развитие поставщиков, выстраивание с ними долгосрочных отношений. Нет задачи повышать эффективность процесса закупок. При этом аутсорсер, имея экспертизу, может быть партнером для повышения ценности закупок, может привнести добавленную стоимость компании.

Какие формы, виды аутсорсинга закупок существуют?

Можно выделить следующие формы работы:

1. Стратегический:

а) аутсорсер полностью ведет категорию от имени клиента,

б) аутсорсер помогает клиенту в виде проектов, когда требуется экспертное вовлечение для решения стратегической закупочной задачи, эту форму можно назвать аутсорсинг с коучингом,

2. Операционный аутсорсинг (аутсорсинг снабжения):

а) управление малоценными закупками,

б) проведение мини-тендеров до размещения заказов,

в) подготовка договоров по заданию клиента,

г) размещение заказов согласно утвержденной стратегии.

В формах 1 и 2 контракты заключаются между поставщиками и клиентом, аутсорсер играет роль агента.

3. Торговый дом – форма, когда категория или малоценка управляется через единого поставщика, одно окна, консолидированного поставщика, которым может быть аутсорсер. Плюс для клиента – не надо тратить средства на проверку новых контрагентов, заводить их в систему и пр.

Во всех формах взаимодействия важно, чтобы процесс, «правила игры», схема принятия решений и метрики были согласованы. Аутсорсер и команда клиента должны работать вместе. Не должно быть перекладывания ответственности в случае проблем, процесс должен быть прозрачным, понятным и соблюдаемым.

Кем представлен сегодня рынок закупочного аутсорсинга?

Глобально есть целый ряд компаний, которые давно занимаются аутсорсингом, но они не представлены в России. На локальном рынке есть специалисты, которые готовы помочь с закупками по проектам, это в основном представители строительной отрасли. Есть эксперты в аутстаффинге, кадровые агентства, которые в дополнение к работе с персоналом стали браться за закупочные процессы. Такие крупные компании могут представлять плюс с точки зрения наличия финансовых ресурсов, который важен для аутсорсинга снабжения, торгового дома. В то же время вопрос вызывает их закупочная компетенция, хотя они ее могут нанять, имея доступ к кадрам. И, конечно, есть активно развивающиеся компании, основанные людьми с практическим опытом закупочной деятельности в крупных мультинациональных корпорациях. Выбор на рынке уже есть.

Есть ли примеры аутсорсинга в России?

Наверное, нет случаев, когда полностью все закупки были отданы внешнему партнеру. Есть успешные примеры, а есть те, которые были остановлены по различным причинам. Хорошо работает так называемый Сервис подготовки контрактов, когда весь процесс от черновика, согласования до отправки на подпись находится в руках партнера. Закупщики при этом договариваются об условиях и отвечают за конечный результат. Но они не тратят время на бумаги, их экспертиза нужна для стратегических задач. Другой пример – создание целого департамента закупок для обслуживания двух разных компаний. Это не проработало долго, потому что изначально цели компаний, их процессы и задачи отличались. Примеры торговых домов, созданных для решения инновационных задач и параллельной экономии, тоже не стали успешными как раз из-за противоречия в целях. Есть успешные примеры централизации закупок внутри холдингов. Это не совсем аутсорсинг в чистом виде, но это передача функции от нескольких юридических лиц одному подразделению. Понятно, что такое происходит после скрупулезного анализа и оценки эффективности. Есть примеры успешного проектного аутсорсинга, когда клиенту в решении стратегической задачи помогал внешний партнер.

Что эксперты-закупщики должны сделать, чтобы помочь рынку позитивно воспринимать возможность аутсорсинга?

Все начинается с культуры. Важно сокращать ментальный разрыв в понимании функции закупок в России и в западных странах. Важно позиционировать закупки как бизнес-партнеры, имеющего экспертизу для работы над проектами, способного помогать в решении сложных проблем и участвовать в развитии бизнеса. Нужно развивать функцию в рамках необходимых стандартов, чтобы на рынке появлялось понимание, как правильно должен быть построен процесс. Тогда компании смогут решать, что для них ключевое, а с чем может помочь внешний партнер. Важно вести разговор с собственниками, людьми, принимающими решения, с теми, кто отвечает за эффективность самой компании. Аутсорсинг – это изменение, трансформация, то, что не происходит легко. Тут необходимы решимость, возможно, политическая воля тех, кто отвечает за результаты.

Обсудили много, и много вопросов остается. Каковы формы аутсорсинга, их плюсы и минусы? Что хотят клиенты? Что такое зрелая закупочная функция? Значит соберемся еще и продолжим общение для пользы дела, для развития функции закупок.