До начала проекта по оптимизации закупок мы анализируем данные по текущим затратам клиента. Наблюдается закономерность: почти всегда эти затраты процентов на 30-40%, а иногда и в несколько раз больше, чем те, что изначально озвучивал клиент.

В чём причина?

1. Аналитика в компании построена исходя из потребностей финансистов

Созданы все условия для того, чтобы им было удобно считать затраты, отчитываться перед руководством, инвесторами. И руководители считают правдивой статистику, сформированную инициаторами и утвержденную финансами. Но система закупок устроена по-другому, она намного шире.

Например, предположим, что у компании собственный парк печатных устройств – принтеров МФУ. Затраты на покупку МФУ попадут в CAPEX проект, затраты на картриджи – в статью «расходные материалы» или канцтовары. Затраты на ремонт попадут в «техобслуживание и ремонт ИТ техники», а запчасти попадут статью «запасные части». С точки зрения закупок это все затраты на печать, то есть одна категория.

2. Если у инициатора не хватает бюджета на что-либо, он перераспределяет затраты в ущерб другой позиции

К сожалению, это обычная практика во многих компаниях.

CFO видит графы бюджета, но сюда могло попасть что угодно. Таким образом, затраты на расходные материалы, например, попадают в 3-4 разные строчки бюджета. А если это ИТ-оборудование, то оно может попасть как в строчки OPEX (обновление текущего парка), так и в капитальные затраты по проектам. В которых, помимо прочего, могут быть еще ФОТ, аренда и т. д.

3. Анализ разных пунктов бюджета не дает полную картину по категории

Поэтому годами финансисты думают, что у них затраты в 2 раза меньше, чем на самом деле. Инициаторы догадываются, что может служить причиной, но их все устраивает: главное оставаться в рамках бюджета.

Как решить проблему?

1. Рекомендую анализировать заказы на закупку (или заявки на оплату) по системе ERP. Причём даже те, что размещены, но ещё не подтверждены и не оплачены.

Можно получить данные от поставщика, но если таковых несколько, то нужно будет систематизировать большой объём информации. Кроме того, поставщик может скрыть что-то, ему невыгодное. Система в свою очередь надёжно сохраняет все ваши данные по закупкам и поставщикам.

Да, их нужно будет структурировать, анализировать, что трудозатратно и занимает время. Зато это надежный метод хранения информации. Поэтому если хотите узнать правду о своих затратах – посмотрите данные своей системы ERP.

2. При анализе заказов на закупку необходимо группировать данные по категории.

Например, в категории «услуга печати» будут разные поставщики, группы материалов, наименования – но все они будут относиться к печати.

Постарайтесь найти все заказы, которые относятся к этой категории.

3. Бывает так, что некоторые счета оплачиваются без внесения заказов на закупку. Поэтому сама по себе выгрузка заказов не даст вам всей картины.

Уточните у инициаторов, с какими поставщиками он работает по данной категории и выгрузите по этим поставщикам все оплаты.

Комбинация данных из разных источников, их обработка и консолидация даст вам полную картину по затратам по категории. Удачи!