Упростить и автоматизировать процесс закупок. Собрать в единой базе тендерно-договорную документацию и контакты по поставщикам. Дать специалистам по закупкам простой и удобный инструмент для проведения сорсинга. Уменьшить затраты за счет усиления конкурентной среды и автоматизации процесса.
Сеть магазинов парфюмерии и косметики, в которую входит 129 розничных точек по России и один онлайн-магазин.
Автоматизация закупок
Февраль 2015 — По настоящее время
В компании был недавно сформирован отдел закупок во главе с новым руководителем с подчинением CFO. При этом не было ИТ-инструментов для проведения сорсинг процессов, отсутствовала единая база поставщиков, не было системы проведения запросов на КП и организации торгов. Процесс выбора поставщиков был не прозрачным и не конкурентным. Невозможно было быстро получить аналитику по проведенным мероприятиям, так как конкурсы и запросы на коммерческие предложения велись в бумажном виде. У CFO складывалось впечатление, что стоимость закупаемых некоммерческих товаров и услуг завышена. Нужен был инструмент, который обеспечит сокращение затрат на закупки без снижения качестве сервиса. На предыдущем месте работы руководитель отдела закупок пользовался глобальными облачными ИТ-инструментами, поэтому в новой компании было решено внедрить аналогичные инструменты.
Для отдела закупок необходим был инструмент с функциональным и простым интерфейсом. На момент выбора инструмента у компании была база поставщиков, поэтому основным было требование — сделать простым участие поставщиков в мероприятиях.
Клиент отказался от российских электронных торговых площадок из-за неудобного функционала и сложной процедуры регистрации для поставщиков. После анализа облачных решений был выбран Scanmarket eSourcing — современный западный инструмент проведения сорсинга с русифицированным интерфейсом и русскоязычной поддержкой.
При выборе мы учитывали аналитические данные авторитетной международной компании Gartner, которая в отчете “Обзор закупочных решений в области стратегического сорсинга” поставила Scanmarket на первое место в части удобства для пользователей и клиентоориентированности.
После демонстрации возможностей инструмента финансовый директор и руководитель службы закупок решили провести пилотный проект, чтобы оценить функциональность и окупаемость решения.
Мы организовали бесплатное пилотное мероприятие с помощью Scanmarket eSourcing по поиску и выбору поставщика складских услуг. Сначала собрали коммерческие предложения и провели онлайн-оценку по неценовым критериям с помощью специальной анкеты. Затем помогли клиенту самостоятельно провести онлайн-редукцион среди поставщиков и снизить стоимость закупок на 36%.
По итогам проекта стало понятно, что инструмент соответствует требованиям по функциональности и окупаемости. На пилотном мероприятии компания сэкономила больше денег, чем заплатила за годовую подписку.
За 1 день внедрили Scanmarket в качестве основного закупочного инструмента. За 2 часа обучили четырех сотрудников работе с программой. Мы адаптировали регламент по закупкам и закупочную политику — все проекты по закупкам со стоимостью свыше 500 000 рублей должны были проходить через Scanmarket. После внедрения пользователи стали формировать тендерные документы прямо из системы. Стейкхолдеры смогли получать информацию из системы, а не из бумажных носителей.
Раз в полгода мы отправляем клиенту аналитический отчет по использованию инструментов и эффективности мероприятий. На основании отчетов компания увеличивает количество категорий, автоматизирует процессы и избавляется от бумажной документации.
Другие достижения по проекту:
Руководитель службы закупок
«Мы были рады отказаться от работы с поставщиками через электронную почту. Раньше стоило уйти сотруднику и данные терялись, теперь удобно работать, потому что вся информация в системе. ПО несложное, но компании требуется время, чтобы адаптироваться к работе по-новому. По этой причине у нас было не так много мероприятий, но со временем мы покрываем больше категорий через Scanmarket и отдача увеличивается. В планах создать шаблоны по каждой категории, чтобы мы могли моментально создавать и размещать мероприятие и сократить время на сорсинг-проекты до 3 недель.»
Знание рынка, категории и функциональной области
Методология закупок и лучшие практики
ИТ- инструменты
Навыки
Руководитель проекта
«Внедрение инструмента происходит быстро и легко. Сложнее начать использовать систему для всех категорий. Для этого требуется воля руководства и намерение идти до конца. Руководство должно анализировать статистику, которая показывает в каких категориях и как проводились мероприятия, какие экономии реализованы и сколько поставщиков участвовало. Аналитика дает обратную связь. С внедрением инструмента борьба за эффективность не прекращается, а только начинается.»
Если в вашей компании похожие проблемы — оставьте заявку. Проанализируем процесс закупок и оценим, какие активности требуют автоматизации. Предложим оптимальное решение.
