В условиях кризиса многие российские компании начали задумываться о повышении эффективности закупок путем автоматизации. Решение похвальное, и крайне важно выбрать правильный подход, чтобы не наломать дров и не приобрести вместо экономии лишнюю головную боль. Мы решили помочь начинающим и подготовили для них удобную памятку.

Выполнение следующих десяти шагов позволит инициаторам автоматизации найти подходящее решение, сэкономить время и избежать дополнительных трат.

1. Постановка цели. Для начала стоит понять, какие задачи мы намереваемся решить с помощью автоматизации. Сделать процесс более прозрачным? Сократить сроки? Увеличить эффективность закупок, добившись большей экономии за счет повышения конкуренции? Или, может быть, наша цель – обеспечить требования закона, упростить документооборот и внедрить нормативные процедуры?

В первую очередь следует выделить ключевую проблему, которую будет решать автоматизация, и составить к ней список критериев для оценки решений вендоров.

2. Анализ текущей ситуации. Нередки случаи, когда руководство компании или инициатор автоматизации даже не догадываются о том, как устроен процесс ”as is”, соответственно, построить целевую модель и пути ее реализации затруднительно. Чтобы обнаружить в действующем механизме детали, требующие замены либо доработки, нужно изучить и описать подлежащий автоматизации бизнес-процесс.

Для начала составляем список процессов, нуждающихся в автоматизации, и разбираем их по двум категориям:

1. стратегический сорсинг. К нему относятся тендерно-договорная работа, управление контрактами, управление базой поставщиков, анализ затрат;
2. процесс от заявки до оплаты (включая электронные каталоги), так называемый P2P. Сюда входят определение потребности, создание и утверждение заявки, формирование заказа поставщику, оприходование, фактурирование, оплата. Этот процесс целиком покрывают решения e-procurement.

Помимо описания бизнес-процессов, стоит провести инвентаризацию продуктов, которые уже внедрены в компании. Возможно, необходимый инструментарий уже приобретен, но эти инструменты по какой-то причине не используются, либо используются лишь частично.

3. Фиксация рамок проекта. Следующий шаг – прописать бизнес-процесс ”to be“ и подготовить план внедрения целевой модели. В ходе моделирования важно задействовать всех участников процесса (закупщик, инициатор, заинтересованное лицо и т.д.), чтобы идеальная модель не была оторвана от реальности, а вместо этого опиралась на знание специфики и практический опыт.

4. Выбор оптимального инструмента. Убедившись, что процесс ”to be“ нас устраивает, подбираем инструменты для его реализации.

Для стратегического сорсинга используются следующие варианты:

1. облачные решения, успешно применяемые в международной практике. Таковых великое множество, рекомендую ознакомиться с отчетом Gartner на эту тему. Приводить полный список нет смысла, поскольку решения многих вендоров даже не русифицированы, и по факту на российском рынке представлены только SAP Ariba и Scanmarket. Облачные решения бурно развиваются в США и в европейских странах, но российский бизнес пока отстает, особенно в плане закупочных технологий.
2. российские электронные торговые площадки (ЭТП). Их насчитывается больше десятка, самые известные – B2B-Center и «Фабрикант». В числе их клиентов частные коммерческие и крупные государственные компании, работающие по 223-ФЗ. Как правило, госкомпании используют одновременно несколько ЭТП, что нарушает принцип «единого окна» для всех закупок.
3. собственная площадка. Обычно собственными электронными площадками обзаводятся крупнейшие компании (лидеры или монополисты в своей сфере деятельности – «Газпром», «Роснефть»), чтобы использовать их для решения конкретных бизнес-задач. Собственные площадки обходятся дорого, нужно постоянно тратить средства на их развитие. Кроме того, решения по автоматизации закупок от независимых вендоров опережают в удобстве и функциональности, так как вендоры вкладывают в развитие намного больше средств, работают с большим количеством компаний.
4. внедрение SAP SRM. Этот продукт был популярен около 10 лет назад, но сейчас неактуален для большинства глобальных компаний по причине бума облачных технологий. Производитель уже не продвигает этот продукт, однако в России многие компании им все еще пользуются, в том числе ввиду использования ERP-системы от компании SAP. Это решение, в частности, устраивает нефтегазовый сектор, поскольку оно обладает необходимой гибкостью: разработчики ABAP (Advanced Business Application Programming) способны настраивать его под специфический рабочий процесс.

У каждого из представленных вариантов есть свои плюсы и минусы, но наша рекомендация – задействовать глобальные облачные решения. Вот их преимущества:

• удобство использования, упрощенный документооборот, многие решения обладают дружелюбным, интуитивно понятным интерфейсом;
• современный, постоянно совершенствуемый функционал;
• принцип «единого окна» – хранилище для всех документов и данных по закупкам, «аудиторский след»;
• ответственность за сохранность данных со стороны разработчика обычно регламентируется соответствующими договорами, и вероятность утечки данных часто ниже, чем при использовании собственных автономных систем. Этому способствует недоступность для сотрудников компании программно-аппаратного комплекса, на котором развернута система;
• в решение уже «вшит» оптимальный и простой бизнес-процесс, – вам не придется изобретать велосипед;
• скорость внедрения – от одной недели до 3-5 месяцев (в зависимости от конкретного решения);
• функционирование по модели SAAS (software as a service). Вам не потребуется покупать серверы, устанавливать ПО, настраивать систему доступа, безопасности и т.д.;
• меньший объем совокупных расходов: нет нужды тратиться на разработчиков, дешевле внедрение и обслуживание системы;
• если по каким-то причинам решение вас не устроит, отказаться от него и перейти на другое будет достаточно просто.

5. Разработка техзадания. Укажите в техническом задании по автоматизации закупок наиболее полную информацию о том, каким вы видите будущий инструмент или процесс, и вышлите его потенциальным вендорам. Обратите внимание: вендорам ни в коем случае не следует разрабатывать ТЗ за вас! Его должны составить вы сами исходя из ваших потребностей. Если же в вашей компании не хватает экспертизы, тогда есть смысл обратиться к независимым консультантам, которые помогут составить ТЗ с учетом специфики вашей деятельности и современных тенденций на рынке.

6. Знакомство с решениями. Пригласите консультантов или представителей вендоров к себе в офис для презентации инструмента. В ходе обсуждения протестируйте различные сценарии (what-if). Разузнайте конкретику: как будет проходить внедрение, какие сроки займет, выполнения каких условий потребует? Выясните примеры успешного внедрения, желательно кейсы из российской практики. Нанесите reference-визит в компанию, которая уже пользуется данным инструментом. Еще один важный момент – убедитесь, что вендор/консультант хорошо разбирается не только в программном обеспечении, но и в логике бизнес-процесса.

7. Тестирование. Попробуйте предложенные инструменты в работе, проведите хотя бы один проект «в боевом режиме» от начала и до конца. С облачными сервисами это будет несложно, поскольку «тест-драйв» возможен до внедрения продукта. Для того, чтобы понять, насколько инструмент вам подходит, и оценить его преимущества и недостатки, важно вовлечь в тестирование хотя бы по одному представителю от каждой группы, участвующей в процессе – закупщиков, стейкхолдеров, инициаторов, поставщиков.

8. Оценка вендоров. Процесс оценки может выглядеть следующим образом:

Составьте оценочную таблицу по установленным в начале проекта критериям. Предложите всем участникам процесса оценить предлагаемые продукты по пятибалльной шкале, затем вычислите итоговые баллы. Допустим, на этапе целеполагания мы указали два критерия – функциональность и удобство, и решили, что степень их важности для оптимизации – 40 % и 60 % соответственно. Если в ходе оценки решение получило «5» за функциональность и «2» за удобство, то его общий балл будет (0,4*5)+(0,6*2)=3,2. Получив таким образом оценки по каждому продукту, можно сравнить итоговые цифры и выявить оптимальное решение. Не забудьте также оценить самого вендора: как давно он работает на рынке, какова его финансовая устойчивость, как отзываются о нем клиенты/поставщики и т.д.

9. Калькуляция затрат. Выводя общую стоимость каждого решения, важно учитывать все затраты, в т.ч. неочевидные: лицензии, приобретение серверов, расходы на консалтинг, обучение и поддержку, стоимость доработок и интеграции. Желательно определить горизонт расходов на ближайшие 3-5 лет. Заранее ознакомьтесь с контрактом и обратите внимание, упоминаются ли в нем штрафы за досрочное расторжение, и обговаривается ли стоимость переноса данных в том случае, если спустя какое-то время вы решите воспользоваться конкурентным продуктом. Продумайте вопросы оперативного перехода на другое решение в случае проблем с основным контрагентом, например, порядок выгрузки данных из системы.

10. Внедрение и мониторинг. Проверьте, кто управляет проектом со стороны исполнителя –  есть ли у него опыт подобных внедрений? На этапе внедрения вовлекайте всех, кто будет проводить закупки в системе: отдел закупок, инициаторов и пр. Все должны пройти обучение одновременно. Желательно прописать процедуру по закупкам на уровне всей компании:

1. все закупки выше порогового уровня должны быть проведены с использованием инструмента;
2. к каждому контракту прилагается конкурентный лист с номером события (тендера) в системе.

Пороговый уровень каждая компания определяет самостоятельно, в зависимости от своих масштабов и специфики деятельности. Компании с количеством сотрудников 200-300 человек обычно устанавливают порог в 500-800 тыс. рублей.

После внедрения инструмента регулярно отслеживайте статистику, чтобы иметь представление о том, каково общее число поставщиков, сколько из них участвует в тендерах, сколько проводится конкурсов, как и в зависимости от чего меняется цена, какова сумма экономий и т.д. Сбор и анализ этих данных позволит не упустить новые возможности для оптимизации. К примеру, по итогам такого анализа один наш клиент обратил внимание, что в тендерах участвует мало поставщиков, и начал активно их привлекать через публикацию на сайте компании специальной ссылки для регистрации в системе e-sourcing.

В следующей статье мы перечислим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при автоматизации закупок. А пока предлагаю поделиться опытом: с какими сложностями сталкивалась ваша компания при автоматизации закупок? Какие рекомендации вы можете дать новичкам?